В Google Sheets вече са налични т.нар. структурирани таблици и предлагат много от функциите, познати от Excel. Тази нова функционалност може да подобри управлението и анализа на данни за потребителите, които предпочитат Google Sheets пред Excel. В статията ще разгледаме ползите от използването на структурирани таблици в Google Sheets, техните прилики и разлики с таблиците в Excel и как тази функция може да улесни работния ви процес.
Какво представляват структурираните таблици?
На долната картинка имаме някакви данни в Google Sheets. За мнозина това е таблица, но всъщност за програмата това е просто област с текст и числа.
За да конвертирате област с текст и числа в структурирана таблица, трябва да кликнете в областта и да изберете Format > Convert to table.
Това ще превърне данните в самостоятелен обект със собствено име, което улеснява манипулацията и използването им.
Забележка: Както Google, така и Microsoft много успешно опитват да объркат потребителите с тези таблици. Тук аз ще използвам термина „структурирана таблица“ или „обект таблица“ като превод на това, което в Excel и в Google Sheets се нарича Table. Повече подробности за тази функционалност може да прочетете в тази статия от блога.
Прилики с Excel
Google Sheets предлага почти всички полезни функции на структурираните таблици в Excel:
- Редовете имат редуващи се цветове (alternating colors)
- При добавяне на данни под последния ред или до последната колона те автоматично се включват в таблицата
- Във всички колони се появяват филтри
- Таблицата има автоматичен Freeze panes
- Има предварително зададени шаблони за форматиране на таблицата
- Цветовете и дизайнът на таблицата се променят лесно
- Таблицата може да се превърне в обикновена област от данни с няколко клика на мишката
- При въвеждане на формула в една клетка, тя се разпространява във всички клетки на колоната. Впоследствие при добавяне на данни – колоната се „самокопира“, за да обхване новите данни
Разлики с Excel
Наред с многото прилики има и някои съществени разлики:
Добрите разлики
1. Типове колони (Column types)
В Google Sheets можете да зададете формат на данните в колона като текст, число, дата и дори падащо меню или отметка. Това прави работата с данни по-гъвкава и удобна.
Форматът се задава като натиснем стрелката на филтъра и изберем Edit column type, можем да зададем какъв да бъде форматът на данните в тази колона. Като освен текст, число, дата Sheets предлага и няколко много интересни като падащо меню (drop-down) и отметка (tick box) например. В случая за колоната Status съм избрал падащо меню
А ето как изглежда колоната след промяната.
При добавяне на нов ред с данни – в колоната Status автоматично се повявава падащо меню, от което можем да изберем съответна стойност. Надявам се разбирате колко удобно и полезно може да бъде това.
2. Изгледи (Views)
Тази опция е много удобна, когато таблицата се използва от няколко различни потребителя. Всеки може да си нагласи изглед, така че да вижда само това, което му е необходимо.
За да направим някакъв изглед, трябва да кликнем върху изображението на таблица отдясно на името на таблицата и да изберем какъв изглед искаме (в случая – Group by и съм избрал да групира по колоната Team).
Ето го резултатът – таблицата е групирана, всъщност сортирана по колоната Team като преди да започне всеки екип имаме един ред за него.
Това е малко объркващо за Excel потребителите, защото те ще очакват да има субтотали след всяка група, понеже така работи групирането в Excel. Но в Sheets говорим просто за сортиране с подреждане.
Обърнете внимание на горната картинка, че на този етап този изглед е само временен. За да го запазим, трябва да се натисне бутонът Save view, който се намира горе вдясно на екрана.
Разбира се, трябва да дадем подходящо име на изгледа
След като го запишем, изгледът е достъпен отново от бутона с таблиците и по всяко време можем да го изберем, за да подредим таблицата по съответния начин. Мисля, че се подразбира, но все пак – от бутона Exit view премахмаме изгледа и възстановяваме таблицата в първоначалния вид.
Интересен е и бутонът View Options, който извиква няколко възможности какво да правим с изгледа. Можем да вземем линк към него и да го пратим на някой потребител. Така той ще отвори таблицата именно с този изглед. Можем да му сменим името, да го дублираме и да го изтрием, разбира се.
3. Шаблони на таблици
Google Sheets предлага богат набор от предварително форматирани шаблони за различни цели – управление на проекти, наемане на персонал, планиране на събития и други.
Трябва само да кликнем с десния бутон на мишката някъде в таблицата и да потърсим Tables в менюто, което ще изскочи
След това отдясно ще се появи ново меню с буквано десетки различни шаблони.
Не толкова добрите разлики
1. Липсва тотален ред
В Excel може да се добави тотален ред, който събира, осреднява или брои стойностите в дадена колона. Това липсва в Google Sheets. Ето например същата таблица в Excel с тотален ред, който събира колоната Amount
Този тотален ред също се променя с промяна на данните в таблицата. Но по-важното е, че той е самостоятелен обект със собствено име и можем да използваме това име във формули.
2. Почти няма клавишни комбинации
В Google Sheets липсват познатите клавишни комбинации от Excel, което прави работата по-бавна и по-малко удобна. Например превръщането на област с данни в структурирана таблица става много бързо и лесно в Excel с CTRL+T.
3. Липсват слайсъри (slicers)
Слайсърите в Excel са много полезни за филтриране на данни в пивот таблици. Тази функционалност липсва в Google Sheets. Това видео ще ви убеди за около 30 секунди колко са полезни слайсърите.
Заключение
В тази статия представихме новата функционалност в Google Sheets – обект таблица. В някои отношения тази функционалност е по-добра от аналога в Excel, но има и недостатъци. Като цяло превръщането на данните в структурирана таблица предоставя възможност за по-ефективна работа. Затова използвайте го!
Ето и едно подробно видео, в което се разглеждат по-подробно структурираните таблици в Google Sheets.