Когато ИИ поеме рутината, счетоводството може да се развие в оперативен репортинг по KPI
С развитието на ИИ голяма част от текущата счетоводна работа неизбежно ще се автоматизира. Очаква се дейности като въвеждане и разпознаване на фактури, осчетоводяване на операции, съпоставяне на документи, базови проверки и обработка на информация да бъдат автоматизирани. То дори вече се случва. В това видео може да видите как за няколко минути се осчетоводяват над 20 фактури и автоматично се създават дневник по ДДС, протоколи и справки. Точно затова се появяват гръмки прогнози, че счетоводителите ще намалеят с 90%, защото машините ще вършат тяхната работа.
Моето мнение е, че ще се случи нещо друго: счетоводителите (под „счетоводители“ разбирам финансовите отдели като цяло) ще пренасочат времето и енергията си към по–продуктивна, по–полезна и по–интересна работа. Работа, която подпомага управлението, решенията и реалната ефективност на бизнеса.
Един много ясен пример за това е прекрасната статия Ефективен или просто натоварен е вашият сервиз? от блога на Антония Кръстева, консултант по управление на хора и процеси. Тя показва защо месечният счетоводен отчет, колкото и важен да е, идва пост фактум. Така той по-скоро е като шофиране, гледайки само в огледалото за обратно виждане. Вместо да се разчита само на крайния резултат, авторът предлага управление чрез оперативни показатели (KPI). Така дейността на сервиза се онагледява с измерими числа, което позволява да се вземат адекватни мерки в рамките на текущия месец, а не чак след приключването. В статията има конкретни примери за такива KPI: време за реакция, време за приключване на заявка, процент заявки приключени при първия контакт, средни разходи на заявка и др.
Проблемът е, че внедряването на такъв тип оперативен репортинг по KPI е сложен и труден процес. Често бизнес звената нямат време, капацитет и дори знания как да го приложат. Ето това е златната възможност за счетоводителите да приложат своя уникален опит и познания в полза на организациите, за които работят.
В тази статия ще разгледам как точно счетоводният/финансовият отдел може да добави стойност за бизнеса, като подпомага (и често ръководи) проекти за създаване и развиване на оперативен репортинг по KPI чрез: дизайн → репортинг → мониторинг и контрол → анализ → безпристрастност.
1) Фаза на дизайн
1.1. Подпомага и води дискусиите
Финансовият отдел е еднакво отдалечен от бизнес звената. По подразбиране той е неутрален към проблемите на производството, склада, развойната дейност, маркетинга, търговците, сервиза и т.н. Това го прави естествен арбитър в разговора “какво мерим и защо”. „Кои показатели са ключови?“, „Как ще ги дефинираме?“, „Как ще ги обвържем със стратегията?“ и „Как ще ги свържем с финансовите резултати (приход, марж, разход, печалба)?“. Това е само част от въпросите, които възникват при внедряване на оперативен репортинг по KPI. Идеята не е да се изберат най–лесните за мерене показатели, а тези, които наистина отразяват поведението и резултата.
Като независимо звено, Финансовият отдел може да направлява дискусията в търсене на отговор на тези въпроси.
Финансовият отдел може ефективно да работи и за постигане на баланс на показателите. Да се избере такъв набор от KPIs, който да отразява различни страни от дейността на организацията. За да е сигурно, че оптимизацията на оборота на материалите няма да „убие“ качество, а гоненето на брой продажби няма да навреди на клиентската удовлетвореност и приходите.
1.2. Проектира измерването от началото до края (процес + данни)
Финансите могат да “картографират” процеса от край до край: как започва (сигнал/заявка), как минава през стъпките, къде се взимат решения, къде възникват тесни места, къде има рискове от грешки и загуби. Точно това end–to–end мислене помага показателите да са на правилните места, т.е. да измерват причините, не само симптомите.
Като част от този дизайн е критично да се уточнят отговорностите за всеки един показател. Тук става въпрос за т.нар. RACI матрица (от английски Responsible, Accountable, Consulted, Informed). С нея се определя кой е собственик на KPI, кой въвежда суровите данни, кой валидира, кой поддържа дефинициите, кой одобрява промени по формули и правила. Ако това остане недоизяснено, рано или късно се стига до спор дали показателите всъщност показват истината.
1.3. Административна дейност
Тук ролята на счетоводителите може да е много практична и ценна: организация на срещи, водене на записки и решения, следене на срокове, управление на зависимостите и “ръчкане” на отговорните. Това звучи дребно, но точно тази дисциплина често подсигурява, че проектът ще бъде доведен до успешен край.
2) Репортинг
2.1. Събиране на данните, обработка, изчисляване на показателите и представяне
Тук идва сърцето на моята идея: финансовият отдел може да изземе механиката (администрация и обработка) от бизнес звената. Така ще им освободи време да правят това, за което са създадени: продажби, клиенти, продукти, обслужване, сервиз.
Това включва събиране на данни от различни източници, обработка, изчисляване по договорените формули и представяне във вид на отчет/табло/презентация.
Точно тук е правилното място да се мисли за скалируемост и автоматизация. Колкото по–малко ръчна работа – толкова по–малко грешки, по–бърз цикъл, по–голямо доверие и по–ниска цена на отчетността.
2.2. Подсигуряване на един източник на истината
„Един източник на истината“ е буквално преведено от английското “Single source of truth”. А то идва да каже, че всички отчети и показатели в тях са изчислени от един и същ източник на данни. Този източник е централизиран, данните са проверени и равнени. Когато това е налице и всички мениджъри гледат едно и също, тогава срещите между отделите са за решаване на проблеми и търсене на решения, а не за уточняване чии цифри са най-верни.
В тази връзка финансовият отдел може да подсигури:
- единни дефиниции (речник на показателите),
- единни източници на данни. Често тук става въпрос за изграждане на централизирано хранилище на данни (data warehouse)
- единни правила кои точно полета от кои точно системи се използват
- една версия на отчета, която се използва от всички звена
- процедура за промяна: ако се сменя дефиниция/логика, да е ясно кога, защо и как се отразява назад във времето.
2.3. Изготвяне на отчетите в установената периодичност
След като е постигната договорка какво ще се измерва, как ще се изчислява, под каква форма ще се представя и на кого, някой трябва да започне да го прави. Съвсем естествено е това да бъде финансовият отдел. Счетоводителите от години са свикнали да изготвят всевъзможен вид справки. След като рутинната и повторяема работа в счетоводството бъде намалена до минимум, на тях ще им се отвори много време, което могат да посветят на оперативен репортинг по KPI.
Изготвянето на отчетите няма да се състои само в тяхното производство. Към него ще се добави и анализ, проследяване на тенденциите и установяване на проблеми. След това – организиране на редовна (седмична, месечна) среща за преглед и коментар на показателите. Смисълът на тази среща е да се обсъди с бизнеса състоянието на процесите на база отчетените стойности и да се набележи кратък списък с действия. След това се проследява изпълнението на тези действия, което е друг процес и друг вид отчетност.
Смятам, че се досещате кой ще има свободно време да организира тези срещи и проследявания след като ИИ върши 90% от текущата му работа.
3) Мониторинг и контрол
3.1. Контрол на качеството на данните
Това е хигиената, която подсигурява коректността на отчетите. Има един израз на английски, който се употребява в такива случаи – garbage in, garbage out. Буквалният превод е „боклук на входа, боклук на изхода“, може би българската пословица „Каквото посееш, това ще пожънеш“ отразява много добре смисълът му. С две думи – важно е входните данни да са верни. За това финансовият отдел може да следи за липсващи стойности, дублирания, аномалии, некоректни формати, несъответствия между системи и неправилно въведени данни “на терен”.
Още по–силно: да установява и прилага контроли на всяка стъпка. Така грешките ще се предотвратяват или хващат рано, а не накрая, когато вече са в показателите на отчета и спорът е защо числата изглеждат нелогично или най-малкото странно.
3.2. Пази от “подправяне” на данните
Време е счетоводителите да си припомнят, че са държали изпити по няколко вида контрол. Счетоводството по дефиниция има контролна функция. Тук финансовият отдел ще има две различни, но еднакво важни роли:
- Анти–гейминг: предотвратяване на поведение тип “оптимизираме показателя, а не процеса” (местим дейност между категории, затваряме заявки фиктивно, продаваме с много големи отстъпки, правим излишни действия, за да нагодим показателя в наша полза). Например сервизът да отчита много кратко време за приключване на заявката. Просто като отбелязва в системата проблема като решен, но не и като го решава реално.
- Предотвратяване на измами: Счетоводителите могат да вложат много повече време в предотвратяване и откриване на измами – фиктивни сделки, нерегламентирани отстъпки, манипулации, удобни корекции. В случая това освен верен и качествен отчет, директно повлиява и на финансовите резултати на фирмата.
Тук работят най–добре ясни правила, периодични проверки, анализ на аномалии и проследяване кой/кога/как е променил данни.
3.3. Своевременно алармиране при възможни проблеми
Вместо както досега да отразява постфактум приходите и печалбата, финансовият отдел може да превърне показателите от оперативните отчети в система за ранно предупреждение. Може да дефинира прагове, отклонения спрямо някаква база и “червени лампи”, които да се следят и да се ескалират навреме – преди проблемът да стане видим в печалбата. Например, ако заявка за ремонт не е отстранена за определен брой часове или стойността на определен показател се влошава трета седмица подред – съответният мениджър да получи известие по мейл, за да обърне внимание.
4) Анализ
4.1. Помощ на бизнеса да разчита данните
Една от най–подценяваните роли: да помогнеш на мениджърите да разгадаят репортинга. Не всеки бизнес човек е трениран да мисли в разрези, тенденции, корелации, причинно–следствени връзки и статистически шум.
Вместо да продължава да засипва другите отдели със справки и таблици, финансовият отдел може да добави стойност като:
- обяснява какво означават отклоненията,
- кои отклонения са статистически значими,
- показва кои са водещите индикатори (leading) и кои са резултатните (lagging),
- и консултира къде да се задълбае с допълнителен анализ (drill–down), вместо да се спори на ниво общи впечатления.
Помощ за бизнес звената може да бъде и под формата на обучение. Финансовият отдел може да провежда кратки обучения и коучинг как да се използва отчетът, как се прави анализ на причините (root–cause анализ), как се установяват връзки и зависимости между показателите и какви грешки в интерпретацията да се избягват.
4.2. Обвързване на оперативните показатели с печалбата
Това е мястото, където финансите са най–силни и най–уникални. Те умеят да преведат оперативното подобрение във финансов ефект.
Примерната логика е проста, но мощна: ако подобриш даден показател (време, разход, качество, повторяемост), с колко точно се променя:
- себестойността,
- капацитетът,
- приходите,
- скоростта на оборота,
- задържането на клиенти,
- и в крайна сметка печалбата.
Това позволява да се разглеждат с приоритет проблемите и възможностите, които имат най-голям финансов ефект, а не тези, които са най-лесни или най-интересни.
5) Безпристрастност
5.1. Осигурява подходящи и полезни показатели
Финансовият отдел може да действа като един вид пазител на смисъла. Да бъде гарант, че показателите измерват правилните неща, че формулите са логични, че дефинициите са ясни, и че целият комплект от показатели е балансиран спрямо целите на фирмата.
Това е защита срещу два капана: този да мерим каквото е удобно и този да мерим каквото изглежда впечатляващо или модерно.
5.2. Гарантира спазването на договорените правила при изчисляването
След като играта е договорена, някой трябва да гарантира, че се играе по правилата. Финансовият отдел, като собственик на процеса по изчисляване и публикуване на отчета, може да подсигури, че KPI–ите се смятат точно по формулите и процедурите, за които всички са се съгласили – без скрити промени, без селективни филтри и без творчески интерпретации.
Така се избягват споровете за числата и дискусията се насочва към търсене на решения за проблемите, а не към това дали показателите са верни.
Какво следва
Дотук описахме как финансовият отдел може да добави стойност като изгради и поддържа оперативен репортинг по KPI. Нека видим какво следва от това както за бизнеса, така и за нас счетоводителите.
Ползите за бизнеса са в това, че ще разполага с повече навременна и качествена информация, която да използва за взимане на адекватни решения. Ще знае не само какво се е случило, но и какво може да се случи, какво трябва да се направи и какъв е финансовият ефект от едно или друго решение.
Най-хубавото е, че това открива нови необятни възможности за работа за нас счетоводителите. В началото дадох пример със статия за оперативен репортинг на сервиз. Но нужда от данни имат също така в производството, в маркетинга, в Човешки ресурси, в ИТ отдела. Там работят страхотни специалисти, но малко от тях имат умения и влечение към анализа на данни. Кои са хората в една компания, които са обучени и от години имат опит в изграждане на отчетност и анализ на данни? Хора, които в момента изразходват огромна част от времето си да преписват фактури, да равняват банкови извлечения, да поддържат архиви, да събират, обработват и трансформират данни от различни източници?
Точно така – счетоводителите.
Пред нас, колеги, е една неразорана целина, една нова вселена от възможности да помогнем за успеха на организациите, за които работим.
НО за да реализираме тези възможности, ние трябва да овладеем нови умения. Работа с AI технологии, програмиране на базово ниво, сложни методи за анализ на данни са някои от „твърдите“ умения на бъдещия счетоводител. Комуникация, управление на проекти, формулиране на проблеми и решения, представяне на данни, коучинг и менторство – това ще са някои от „меките“ умения.
Статията в няколко точки
- Много скоро ИИ ще поеме голяма част от рутинната счетоводна работа — това е неизбежно.
- Това не е “край на счетоводството”, а шанс за по-смислено счетоводство: не само регистратор на миналото, а активен участник в управлението на настоящето.
- Проектите за оперативен репортинг по KPI са точният терен за тази трансформация.
- В тях финансовият отдел може да е едновременно:
- дизайнер на измерването,
- двигател на отчетността,
- пазител на качеството и контролната среда,
- партньор в анализа,
- безпристрастен гарант за “един източник на истината”.
- За да се случи това, колеги, трябва съзнателно да надградим и твърдите, и меките си умения
Счетоводителите няма да изчезнат! Те ще станат по-ценни, защото ще вършат работа, която машините могат да подпомагат, но не могат да заместят: да превръщат данните в управление, а управлението – в резултат.