Функцията WRAPROWS е сред по-новите в Excel и следователно е сравнително малко позната за повечето потребители. Но тя може да бъде полезна в няколко специфични случая и да ви спести много време. Затова нека да разгледаме какво прави тази функция и как можем да я използваме.
Какво прави функцията WRAPROWS
Най-просто казано – тя взима данните от един ред или колона и ги превръща в двумерен масив (таблица) с определен брой колони
Синтаксисът на функцията не е особено сложен:
= WRAPROWS(vector, wrap_count, [pad_with])
Където:
- vector: това са данните, с които работим. Може да са в ред или в колона
- wrap_count: броят на колоните
- pad_with: Този параметър не е задължителен (затова е ограден в квадратни скоби). В повечето случаи няма да ви е необходим. Но когато данните не са достатъчни да се запълни точен брой колони, в последния ред ще имате грешка #N/A. С pad_with указвате с какво да се замени тази грешка. Малко повече за това по-надолу.
Важно уточнение – функцията е налична във версиите на Офис 365. Официалната документация може да прочетете тук.
Пример1: Подреждане на данни копирани от pdf файл
Това е, за което използвам тази функция най-често. Всеки, който е използвал някакви данни от pdf файл, знае, че понякога е истинска мъка те да бъдат „закарани“ в Excel за последваща обработка и анализ.
Например на сайта на Министерството на туризма са публикувани данни за посещенията на чужденци в България. Данните са в pdf файл и са обобщени в следната таблица:
Искаме да ги копираме в Excel, което само по себе си е немалко предизвикателство. Виждал съм много хора да се ядосват, че трудно се копират данни, особено когато са на няколко страници. Затова ще покажа как го правя аз. Методът действа без грешка.
Селектиране на данните – три лесни стъпки
- Селектирам малка част от началото на текста/данните, които искам да копирам. В случая е „РУМЪН“. Няма нужда да е цялата дума „РУМЪНИЯ“. Достатъчни са дори 2-3 букви само. Е, и повече да селектирате – не е проблем, просто няма нужда. Както забелязвате не копирам имената на колоните. Това обикновено създава проблеми. Винаги мога да си ги препиша на ръка или дори да им дам по-смислени заглавия.
2. След като съм селектирал малко от началото, скролвам внимателно до края на текста/данните – в случая числото 118,7. Тук трябва много да се внимава да не кликнем някъде другаде, защото ще трябва да започнем процеса отначало.
3. Натискам SHIFT и кликам точно след последния символ, който ми трябва (в случая цифрата 7 от 118,7)
И готово – текстът е селектиран. Акробат дори удобно ни изважда меню за редакця. Ако натиснете на оградения бутон, ще копирате данните. Аз все още си разчитам на изпитаната клавишна комбинация CTRL+C
За съжаление – очаква ни
Неприятна изненада при пействане в Excel
Отиваме в Excel и натискаме CTRL+V, за да пейстнем данните и – о, ужас! Те са в абсолютно неизползваем вид:
Само който се е опитвал да вкара данните в таблица, само той не знае каква мъка е. Ще ви кажа само, че има 45 държави. С обикновен копи/пейст ще трябва да изпълните една и съща операция 45 пъти. 5 секунди да ви отнеме – това са почти 4 минути. На теория. От опит ви казвам – поне 3 пъти повече са. И никога не става без грешка. А ако са 200? Или 500?
Хубавото е, че има ясна структура на данните. Имаме по три реда за всяка държава и няма празни редове. Едно време използвах много сложни формули с INDEX, ROWS, MOD и други функции. Но сега можем да приложим
WRAPROWS за елегантно решение на проблема
Ето колко проста е формулата:
В случая използваме само два параметъра: А2:А136 е областта с данните, т.е. vector. А стойността на втория параметър (wrap_count) е 3, защото имаме по 3 колони за всяка държава.
И само това! Като натиснем Enter, получаваме каквото искаме. Красиво, нали?
Разбира се, работата не свършва до тук – данните във втората и третата колона не са числа, искат допълнителна обработка. Но това е проблем извън обхвата на статия за WRAPROWS.
Пример2: Групиране на данни с WRAPROWS
Представете си, че сте организатор на турнир по стрийтбол (баскетбол на един кош, най-често в отбори по трима играчи). За турнира са се записали 14 отбора, както е показано по-долу:
Сега трябва да групирате отборите в 4 групи от по 4 отбора. Но те са 14, така че по регламент – две от групите ще са с 3 отбора. Как бързо и лесно да го направите в Excel?
Като използвате WRAPROWS, разбира се:
Натискаме Ентер и – воала, групите са ни готови
Има един дребен проблем обаче – в последните две групи, където няма четвърти отбор имаме грешка #N/A. Получава се така, защото Excel търси 16 стойности (4 групи по 4 отбора). Но намира само 14. А когато Excel не намери нещо – по подразбиране връща грешката #N/A, както любителите на VLOOKUP много добре знаят.
Ето тук е полезен третият аргумент на функцията WRAPROWS – pad_with. С него казваме на Excel с какво да замени #N/A. В случая – две кавички, което означава „нищо“ или „празно“
И вижте колко добре се получава
Заключение
В тази статия видяхме набързо какво представлява функцията WRAPROWS и два примера как можем да я използваме за по-продуктивна работа. Тя си има и братче – WRAPCOLS, която работи по същия начин, но подрежда данните по редове. Изисква малко размисъл кога да използваме едната и кога, другата. Но като им свикнете – доста работа ще ви вършат.