Майкрософт въведоха обекта „Ексел таблици“ (Excel tables, Data Tables) преди повече от 10 години – с версията 2007. Но те все още са изключително малко познати на повечето потребители. Ако и вие не знаете какво е Ексел таблица и как се използва, тогава тази статия е за вас.
Най-напред какво представляват Ексел таблиците?
Да речем, че искаме да анализираме данните за музеите в България. Данните са публикувани на сайта на НСИ.
Лявата картинка е обикновена таблица в Ексел – просто дани по редове и колони със заглавен ред и borders за разкош. Дясната е Ексел Таблица.
Превръщането на обикновена таблица в Необикновена е изключително лесно, просто трябва:
- Да изберете която и да е клетка от областта с данни
- Да натиснете CTRL + T или да отидете на Insert > Table
Това е
Сега какво е необикновеното на Ексел таблиците?
1. Всички Ексел таблици си имат име
Ексел автоматично присвоява имена Table1, Table2, Table3 и т.н. Но тези имена могат (и трябва) да се променят на нещо по-говорящо. Например Musei. Това става като кликнем някъде в таблицата, след това кликнем на таб Table Tools и напишем съответното име в полето Table Name
Името на таблицата можем да използваме, за да отидем бързо в нея. Натискаме F5 и в появилото се меню щракаме два пъти на името на таблицата.
Имената на таблиците могат да се използват като област за пивот таблица просто отиваме на Insert > Pivot Table и в полето Table/Range записваме името на нашата таблица – Musei. Натискаме ОК и вече имаме пивот таблица, която съдържа нашите данни.
2. Няма нужда от Freeze Panes в Ексел таблици
Когато слезем надолу по таблицата повече редове отколкото се събират на екрана, тогава Ексел автоматично заменя буквите А, B, C, D и т.н. с наименованията на колоните в таблицата.
3. Няма нужда от Filter
Ексел автоматично добавя филтър във всички Ексел Таблици и можете да си филтрирате по същия начин както и с Auto Filter.
Това ви позволява да имате Филтър и Freeze Panes за всяка една таблица в даден шийт. Защото с обикновените таблици можете да сложите филтър само на една, както се вижда на долната картинка.
Но на тази – и двете таблици имат филтър.
Но това е само началото, по-интересно е следващото свойство на Ексел таблиците
4. Те увеличават автоматично колоните и редовете си с добавяне на нови данни
Например в досега показваната таблица данните са за 2016. Искам да направя някакъв анализ как са се променяли числата през годините. Затова ще добавя една нова колона – „Година”. Просто написвам „Година” вдясно от „Експонати”.
И когато натисна Enter колоната „Година” вече е част от таблицата
Остава само да напиша 2016 в новата колона.
След това копирам данните за 2011
И ги пействам непосредствено под таблицата. Хоп – те автоматично се добавят към нея и затова приемат нейния формат
Добавям 2011 в колоната година за новите данни. И сега най-хубавото – отивам на пивот таблицата от т.1 и давам Refresh.
Новото поле „Година” автоматично се добавя към пивот таблицата
Това е така, защото източникът на данни за пивот таблицата е Ексел таблица Musei. И всяка добавена колона или ред автоматично попада в пивот таблицата.
Това е едно от най-големите предимства на Ексел таблиците.
5. Structured References
На български го превеждат като Структурирани Препратки или Структурирани Адреси. А на чист български това означава, че във формулите Ексел използва имената на таблицата и колоните, вместо адреси на клетки.
Например, ако искаме да получим обща бройка на музеите, формулата изглежда така:
=SUM(Musei[[Музеи ]]), а не =SUM(C3:C30)
Тази формула събира всички клетки в колоната [Музеи], а не в областта клетки C3:C30. Това ни позволява да имаме динамични формули, които разширяват или смаляват областта си автоматично с добавяне или премахване на данни.
Структурираните препратки са много полезни и когато трябва да създадем формулна колона в самата таблица.
Например: Искаме да изчислим среден брой посещения на музей по области. За целта трябва да разделим Посещенията на броя на музеите. В обикновената таблицата формулата проста: =D3/C3
Но в Ексел таблицата можем да постъпим така:
- Пишем знака = и веднага след него слагаме квадратна скоба ([)
- Появява се списък с полетата в таблицата
- Избираме първо „Посещения”. Може с двоен ляв клик на мишката, а може и със стрелките да отидем до него и след това – Tab
- Затваряме квадратните скоби и поставяме знака за делене (/)
- Продължаваме по същия начин – с квадратна скоба извикваме списъка с колоните, избираме „Музеи”, затваряме скобата
- Финалната формула изглежда така:
- За да приключим, трябва да ударим Enter и следва нова (приятна) изненада – Ексел автоматично разнася формулата до края на колоната, с което ни спестява едно копиране и пействане.
Още по-приятното е, че формулите автоматично се копират, когато добавим нови данни по редовете.
6. Предефинирани формати на Ексел таблици
Ако не ви харесва таблицата ви да е на сини и по-тъмно сини райета, можете лесно да смените нейния дизайн от Table Tools > Table Styles.
Там има богат набор от предварително създадени формати. Можете да изберете това
Или това
Ако не ви е неудобно може и така:
А можете да си създадете и собствен формат от New Table Style
Ексел таблиците имат много други интересни свойства и приложения, но за момента ще спра до тук, за да не се загубим в превода.
Обобщение
Обектите от типа „Ексел таблици“ са изключително полезни защото:
- Представляват динамично изменяща се област
- Позволяват лесно писане на формули, чрез Структурирани Адреси
- Форматират се бързо и лесно
- Имат свои собствени Филтър и Freeze Panes, които улесняват работата с данните
Update 2025г.: Ако горното не ви е достатъчно, ето ви още един аргумент за ползата от Ексел таблиците. Наскоро Google добавиха такъв обект и в Sheets, като го нарекоха „структурирани таблици“. Очевидно потребителите си го търсят . Повече за приликите и разликите между структурираните таблици в Sheets и Excel може да прочетете тук