Необикновените Ексел Таблици

Майкрософт въведоха обекта „Ексел таблици“ (Excel tables, Data Tables) преди повече от 10 години – с версията 2007. Но те все още са изключително малко познати на повечето потребители. Ако и вие не знаете какво е Ексел таблица и как се използва, тогава тази статия е за вас.

Най-напред какво представляват Ексел таблиците?

Да речем, че искаме да анализираме данните за музеите в България. Данните са публикувани на сайта на НСИ.

Лявата картинка е обикновена таблица в Ексел – просто дани по редове и колони със заглавен ред и borders за разкош. Дясната е Ексел Таблица.

Превръщането на обикновена таблица в Необикновена е изключително лесно, просто трябва:

  • Да изберете която и да е клетка от областта с данни
  • Да натиснете CTRL + T или да отидете на Insert > Table

Това е

Сега какво е необикновеното на Ексел таблиците?

1. Всички Ексел таблици си имат име

Ексел автоматично присвоява имена Table1, Table2, Table3 и т.н. Но тези имена могат (и трябва) да се променят на нещо по-говорящо. Например Musei. Това става като кликнем някъде в таблицата, след това кликнем на таб Table Tools и напишем съответното име в полето Table Name

Ексел таблици

Името на таблицата можем да използваме, за да отидем бързо в нея. Натискаме F5 и в появилото се меню щракаме два пъти на името на таблицата.

Имената на таблиците могат да се използват като област за пивот таблица просто отиваме на Insert > Pivot Table и в полето Table/Range записваме името на нашата таблица – Musei. Натискаме ОК и вече имаме пивот таблица, която съдържа нашите данни.

2. Няма нужда от Freeze Panes в Ексел таблици

Когато слезем надолу по таблицата повече редове отколкото се събират на екрана, тогава Ексел автоматично заменя буквите А, B, C, D и т.н. с наименованията на колоните в таблицата.

Ексел таблици

3. Няма нужда от Filter

Ексел автоматично добавя филтър във всички Ексел Таблици и можете да си филтрирате по същия начин както и с Auto Filter.

Това ви позволява да имате Филтър и Freeze Panes за всяка една таблица в даден шийт. Защото с обикновените таблици можете да сложите филтър само на една, както се вижда на долната картинка.

Но на тази – и двете таблици имат филтър.

Ексел таблици

Но това е само началото, по-интересно е следващото свойство на Ексел таблиците

4. Те увеличават автоматично колоните и редовете си с добавяне на нови данни

Например в досега показваната таблица данните са за 2016. Искам да направя някакъв анализ как са се променяли числата през годините. Затова ще добавя една нова колона – „Година”. Просто написвам „Година” вдясно от „Експонати”.

И когато натисна Enter колоната „Година” вече е част от таблицата

Ексел таблици

Остава само да напиша 2016 в новата колона.

След това копирам данните за 2011

И ги пействам непосредствено под таблицата. Хоп – те автоматично се добавят към нея и затова приемат нейния формат

Ексел таблици

Добавям 2011 в колоната година за новите данни. И сега най-хубавото – отивам на пивот таблицата от т.1 и давам Refresh.

Новото поле „Година” автоматично се добавя към пивот таблицата

Това е така, защото източникът на данни за пивот таблицата е Ексел таблица Musei. И всяка добавена колона или ред автоматично попада в пивот таблицата.

Това е едно от най-големите предимства на Ексел таблиците.

5. Structured References

На български го превеждат като Структурирани Препратки или Структурирани Адреси. А на чист български това означава, че във формулите Ексел използва имената на таблицата и колоните, вместо адреси на клетки.

Например, ако искаме да получим обща бройка на музеите, формулата изглежда така:

=SUM(Musei[[Музеи ]]), а не =SUM(C3:C30)

Тази формула събира всички клетки в колоната [Музеи], а не в областта клетки C3:C30. Това ни позволява да имаме динамични формули, които разширяват или смаляват областта си автоматично с добавяне или премахване на данни.

Структурираните препратки са много полезни и когато трябва да създадем формулна колона в самата таблица.

Например: Искаме да изчислим среден брой посещения на музей по области. За целта трябва да разделим Посещенията на броя на музеите. В обикновената таблицата формулата проста: =D3/C3

Но в Ексел таблицата можем да постъпим така:

  • Пишем знака = и веднага след него слагаме квадратна скоба ([)
  • Появява се списък с полетата в таблицата

Ексел таблици

  • Избираме първо „Посещения”. Може с двоен ляв клик на мишката, а може и със стрелките да отидем до него и след това – Tab
  • Затваряме квадратните скоби и поставяме знака за делене (/)

Ексел таблици

  • Продължаваме по същия начин – с квадратна скоба извикваме списъка с колоните, избираме „Музеи”, затваряме скобата
  • Финалната формула изглежда така:

Ексел таблици

  • За да приключим, трябва да ударим Enter и следва нова (приятна) изненада – Ексел автоматично разнася формулата до края на колоната, с което ни спестява едно копиране и пействане.

Ексел таблици

Още по-приятното е, че формулите автоматично се копират, когато добавим нови данни по редовете.

6. Предефинирани формати на Ексел таблици

Ако не ви харесва таблицата ви да е на сини и по-тъмно сини райета, можете лесно да смените нейния дизайн от Table Tools > Table Styles.

Там има богат набор от предварително създадени формати. Можете да изберете това

Ексел таблици

Или това

Ексел таблици

Ако не ви е неудобно може и така:

Ексел таблици

А можете да си създадете и собствен формат от New Table Style

Ексел таблиците имат много други интересни свойства и приложения, но за момента ще спра до тук, за да не се загубим в превода.

Обобщение

Обектите от типа „Ексел таблици“ са изключително полезни защото:

  • Представляват динамично изменяща се област
  • Позволяват лесно писане на формули, чрез Структурирани Адреси
  • Форматират се бързо и лесно
  • Имат свои собствени Филтър и Freeze Panes, които улесняват работата с данните

Update 2025г.: Ако горното не ви е достатъчно, ето ви още един аргумент за ползата от Ексел таблиците. Наскоро Google добавиха такъв обект и в Sheets, като го нарекоха „структурирани таблици“. Очевидно потребителите си го търсят . Повече за приликите и разликите между структурираните таблици в Sheets и Excel може да прочетете тук

Публикувано в Power Excel с етикети , , , . Постоянна връзка.