Идеята за намиране на файлове с Power Query се роди когато прочетох описание на тази много често срещана ситуация:
„При мен дървото с папки е към 2000 сигурно. Имам папка за „Текущи задачи“, където държа нещата за правене. След това имам папка „Колеги“ и папка „Клиенти“. В клиенти имам папка по индустриите. След това са имената на фирмите, след това са папки по години и във всяка година са конкрените проекти, в които държа комуникацията за всеки проект. По пицнип всичко е точно и подреденео и никога не пропускам задача. На практика – подпапките стават прекалено много и цъкам като побъркан за да стигна до правилната.“
Да илюстрираме примера с една твърде опростена картинка:
От личен опит мога да допълня, че често проблем е не точно да нацъкаш до конкретната папка и файл, а да се сетиш в коя точно от всички възможни папки е файлът, който ти трябва.
Windows Explorer предлага едно решение
Когато отворите някоя папка в горния десен ъгъл може да търсите по ключови думи.
Но това решение не е много гъвкаво. То предполага, че знаете в коя папка да търсите. Освен това търси ключовите думи не само в имената, но и в съдържанието на файловете. Това последното уж е за хубаво, но всъщност много бави процеса на търсене, особено, ако в папката има десетки подпапки и хиляди файлове.
А често се случва (или поне на мен) да не знаем как се казва файлът, но например горе-долу имаме идея кога за последно сме работили с него. И би било добре да можем да търсим по дата. Но не в една определена папка, а във всички подпапки на някаква по-главна папка. Ето къде влиза в играта Power Query.
Намиране на файлове с Power Query
Идеята е следната: Когато търсим някакъв файл, обикновено знаем горе-долу в коя папка може да е той. Понякога тази папка е много високо в йерархията на папките, но все пак знаем от къде да тръгнем. Тогава можем да използваме възможността да обработим с Power Query всички файлове от една папка. Процесът на създаване на такава заявка е описан добре тук, затова няма да ви отегчавам с излишни технически подробности.
Важното е, че с помощта на Power Query можем да направим справка за всички подпапки и файлове, които се намират в дадена папка. Показано е на тази картинка:
Имаме име на файла (Name), неговото разширение (Extension), пътечката до папката, в която се намира (Folder Path). И освен това знаем кога за последно е отварян (Date accessed), променян (Date modified) и кога е бил създаден (Date created). Всичко това е информация, която Power Query намира в опциите на всеки файл. Разполагайки с такава справка, можем да търсим много по-удобно по ключова дума, дата на създаване и т.н.
Отдясно на таблицата има две колони: Open folder и Open file. Във всяка от тях, с помощта на функцията HYPERLINK, e направена връзка към съответната папка и файл. С едно кликане отваряме папката/файла след като ги намерим в таблицата. От това по-лесно – здраве му кажи.
За още по-голямо улеснение можете да си свалите файла от тук и да го ползвате на воля
Как да търсите файлове с помощта на файла
Най-напред е необходимо да намерите пътечката до съответната папка. За целта в Windows Explorer отивате в нея
В случая аз искам да намеря всички файлове и папки, които са в папка 2023.
Един малък трик – не ви трябва мишка, за да маркирате пътечката. Използвайте клавишната комбинация CTRL + L. Тя ще маркира пътя до папката по показания начин:
След това CTR + C, отивате във файла и с CTR + V пействате в жълтата клетка
Следващата стъпка е десен клик на мишката някъде в зелената таблица и след това – Refresh
И ето го резултатът:
Красив подреден списък на всички подпапки и файлове в папка 2023. Можем да го филтрираме, сортираме да търсим по ключова дума с CTR + F. Да не влизаме в излишни подробности.
Когато намерим каквото ни трябва – можем да го отворим през връзките отдясно на таблицата. Например папката Learning
Когато кликнем на линка, излиза това съобщение. Просто дайте Yes.
И готово – папката е отворена.
По абсолютно същия начин се отварят файлове. Работи чудесно с всички офис файлове – xls(x), doc(x), ppt(x), pdf, txt, csv. А също и с jpg, png, mp3, epub стига да имате програма, която да ги отваря.
Направил съм файла автоматично да създава линкове за до 15,000 реда. Ако случайно надвишите тази бройка, което не е необичайно, просто копирайте формулите в колони H и I колкото е необходимо надолу.
Файлът е пробван и работи за Windows 10 и 11 и Ексел 365 и десктоп версия 2019. На теория би трябвало да работи и с по-стари версии на Ексел (от 2010 нагоре), но обадете се, ако има проблем.