Find&Replace е една от най-често използваните функционалности на Ексел. С нейна помощ намираме определен текст или заместваме някаква стойност с друга. Но това е само една малка част от възможностите, които имаме и в тази статия ще разгледам по-подробно какво още можем да правим с този инструмент. Убедил съм се по трудния начин, че това може да спести много време, нерви и усилия.
1. CTRL + F / CTRL + H
Това са клавишните комбинации за Find&Replace. Аз винаги използвам тях защото е бързо и лесно. Честно си признавам – отдавна съм забравил къде по менютата на Ексел е иконата. Специално за написването на статията потърсих в гугъл и разбрах, че е тази с бинокъл в раздела Editing на таб Home от лентата с менютата.
2. Търсене на точен текст
Да кажем, че в долната таблица искаме да намерим всички клетки, в които пише „круши”, но написано точно така – с малки букви.
За целта след като извикаме (с CTRL + F) менюто и напишем „круши”, натискаме бутона Options и слагаме отметка на Match case. С това указваме, че искаме Ексел да ни намери клетките, в които „круши” е изписано точно както сме го написали.
Натискаме Find All и Ексел ни показва всички клетки, в които е намерил „круши”. В случая това са клетки С4, С10 и Е2. Ако кликнем на някоя от тях, Ексел ще я маркира. В случая съм кликнал на С4.
Тук също можем да селектираме няколко клетки едновременно като задържаме бутона CTRL и кликаме с мишката последователно върху тях. Точно така съм маркирал С4 и Е2. Можем да селектираме и последователни клетки със задържане на SHIFT.
Ако вместо Match case изберем Match entire cell contents, то Ексел ще намери всички клетки в които пише само и единствено „круши”. Обаче без да се интересува как са изписани.
Можем да сложим отметка и на двете и тогава Ексел ще търси клетки в които пише само „круши” и то изписано точно по този начин.
И разбира се, всичко, което правим във Find, можем да го направим и в Replace
3. Търсене с маски
При Find / Replace можем да използваме питанки (?) за да зададем маска за конкретна позиция или звезда (*) за маска без значение от броя на символите.
Например искаме да заменим текстът във всички клетки, в които пише „круши” с думата „ягоди”. Без значение от начина на изписване и колко други думи има. Ето как става:
След като натиснем Replace All, Ексел ни съобщава, че е направил 5 замествания и вече никъде няма и помен от круши. Само ягоди.
Сега искаме във всички клетки, в които текстът започва с два символа, без значение какви, а след тях тире, да заменим тези три символа с “55*”. Става по този начин, като съответните клетки са оцветени в жълто.
А резултатът след като натиснем Replace All е:
Това 55* не ни харесва. Искаме да сменим звездата с точка. Би трябвало да стане така:
Но резултатът е разочароващ:
Логично – звездата задава маска за всички символи след 55. За да заменим звездата с точка използваме символа тилда (~):
Така вече е по-добре
4. Корекция на формули
Find&Replace е изключително полезен, когато трябва да поправим грешни формули.
В долната таблица формулата за печалба очевидно е грешна – вместо да извадим разходите от приходите, те са събрани.
Но с Find&Replace е лесно – заменяме просто плюс с минус и проблемът е отстранен.
ВНИМАНИЕ! Забележете, че клетките с формулата са селектирани преди да приложа Find&Replace. По този начин действието се осъществява само в тези клетки. Ако не сме селектирали клетки, Ексел ще замени де що намери плюс с минус в целия шийт. Затова съветът ми е винаги да селектирате клетките с формулите преди да правите Find&Replace.
По подобен начин можем да заместваме почти всичко в една формула – адреси на клетки, имена на шийтове и файлове, линкове към други файлове, функции и т.н. Стига формулата след промяната да е вярна – няма проблем. Не казвам, че в моята практика използвам Find&Replace най-често за това, но със сигурност е в Топ1. (тук се опитах да перифразирам великия Браян Клъф, не знам дали ми се получи шегата)
5. Търсене и заместване на формати
Да речем, че не ни харесва жълтият фон на клетките в долната таблица и искаме да го заменим със син.
Вместо да ги маркираме като задържаме клавиша CTRL и кликаме последователно с левия бутон на мишката, можем да направим следното:
- CTRL+H и след това Options. Трябват ни двата бутона Format. С горния се задава какъв формат търсим, с долния – с какъв да го заменим
- Кликаме върху стрелката вдясно на горния бутон и се появяват две опции.
Format извежда менюто Format Cells, където можем да зададем формат, какъвто ни интересува.
В случая обаче можем да се възползваме от Choose Format From Cell, който ни позволява да кликнем върху някоя клетка, която е форматирана по съответния начин и така да укажем кой формат търсим. Избираме някоя от клетките с жълт фон и веднага бялото поле, на което пише No Format Set се променя
- По същия начин задаваме и новия формат и натискаме Replace All.
Готово – всички жълти клетки вече са със син фон.
Тази техника може да се използва, за да намерим всички клетки, за които е маркирано, че са Protected. Или всички числа, които са форматирани като процент и т.н.