Рядко се случва, но когато се случи, може да бъде много стресиращо – да имате празни клетки в Excel, които всъщност … не са празни. Как е възможно, защо е проблем и как да го решим – в следващите редове.
Заб.: на английски терминът, който се използва за празна клетка е blank cell. Чисто терминологично, това не означава, че клетката е празна, т.е. няма съдържание, а че нейното съдържание е … нищо. Тази разлика има смисъл най-вече в статистическия и математическия анализ, където понякога стойност „нищо“ е валидна и също така е съвсем различна от стойност нула. Например на въпроса „Колко мача от българското първенство по футбол сте гледали за последните 6 месеца?“ можем да имаме отговор „нула“. И това ще означава, че анкетираният не е изгледал нито един мач. Но може да има и отговор празна клетка (blank, нищо). Което означава, че не е отговорил на въпроса. Без да разводнявам темата, просто искам да уточня, че за целите на казуса ще използвам термина „празни клетки в Ексел“, защото е по-кратко. Но нека уважаемият читател го разбира като „клетки със стойност нищо“.
Празни клетки, които не са празни
На долната картинка имаме някакви измислени данни
Всичко изглежда нормално – имаме числа, а някои клетки са празни, защото в тях няма стойности. Поне така изглежда докато решим да направим някаква формула с тези стойности. Например да съберем всички числа в оригиналната таблица със 100.
Виждате, че там, където имаме празни клетки, получаваме грешка. Очевидно те само изглеждат празни, но всъщност не са. Това се случва понякога, когато данните са експортирани от някаква система или в резултат на формула в Ексел, а след това са пейстнати като values.
За да работят формулите трябва да направим така, че това, което изглежда като празна клетка да стане наистина празна клетка. Тоест да подменим „фалшиво празно“ с „истинско празно“. А щом ще подменяме, тогава значи става въпрос за Find and Replace инструмента в Ексел
Решение #1
Селектираме областта с данните и с CTRL + F отваряме менюто Find and Replace. Там в полето Find what не пишем нищо, защото търсим клетки със съдържание „нищо“. За сметка на това, слагаме отметка срещу Match entire cell contents. Тоест искаме да намерим клетки, на които цялото съдържание е едно нищо. И разбира се – трябва да кликнем Find All, за да намерим всички такива празни клетки.
Ексел ни показва списък с всички такива клетки, а долу вляво ни уведомява, че те са 45 на брой.
Натискаме CTRL + A -> Excel маркира всички тези 45 стойности в самия работен лист. Сега можем да затворим Find and Replace менюто с Close.
Без да правим нищо друго – само натискаме Delete
И резултатът е налице – всички формули работят нормално:
ВАЖНО!!! След като приключите операцията, трябва да се върнете в менюто Find and Replace и да махнете отметката срещу Match entire cell contents. В противен случай тя ще седи и когато търсите с Find, Ексел винаги ще търси с тази опция включена, дори и да затворите файла. Това може много да ви подведе.
Решение #2
Селектираме областта с данните и с CTRL + H извикваме менюто Find and Replace. Този път обаче няма да търсим, а ще заменим „нищо“ с някаква стойност. Трябва да сме сигурни, че тази стойност не съществува в областта с данните. Затова, както виждате, аз съм използвал изречение, което е невероятно и към този момент вероятността да бъде написано някъде клони към нула. Накрая, разбира се, трябва да натиснем Replace All. Обърнете внимание, че не е задължително да сложим отметка пред Match entire cell contents.
Ексел извършва операцията и любезно ни уведомява, че е заменил 45 стойности.
Без да напускаме менюто Find and Replace правим обратното – заменяме невероятния текст с „нищо“. Ексел отново ни уведомява, че е извършил 45 замени. Това може да служи като един вид проверка. В смисъл, ако числото при втората замяна не е равно на това от първата – нещо не е наред. В такъв случай дайте два пъти CTRL +Z за да отмените промените и започнете отначало.
Ако всичко е наред, това трябва да е резултатът – подменени стойности и работещи формули
Заключителни разсъждения
Ако ме питате кой от двата метода е за предпочитане – моите везни клонят към втория. Първо защото не трябва да се връщам и да махам отметката пред Match entire cell contents. Аз съм сърбал попарата, на забравена отметка и знам, че може доста сериозни проблеми да създаде. Търсиш нещо, не го намираш, успокояваш се, а то се оказва, че го има, но просто е част от по-голям текст, а не цялата стойност в клетката.
Второ – методът с CTRL+H е по-универсален. Понякога не искаме да сменим „нищо“ с „нищо“, а някаква валидна стойност с друга. Например „нищо“ с нула или определена дума, или пък „xyz“ с „абв“.
И трето – приятно е да си мислиш, че Ботев е победил Реал Мадрид с 5:0 😀😀. Мечтите са безплатни, както казват в Габрово.
Но методът с CTRL + F си има своето приложение – например, когато искаме да селектираме всички празни клетки (или поне изглеждат така) и да ги оцветим в някакъв цвят. Затова реших да го представя. Знам ли в какви ситуации може да попадне уважаемият читател.
Накрая, да припомня, че Find and Replace е един много гъвкав инструмент на Ексел, който може да се използва за решаването на най-различни проблеми. Ето още малко примери за това.