От една наглед проста ситуация научих много полезни неща за приликите и разликите между Office Clipboard и System Clipboard, които ще споделя в тази статия. Дребни хитринки, които правят работата в Ексел и другите офис приложения много по-ефективна.
Ситуацията
Както казах – тя е проста и сравнително стандартна. Имам файл в Ексел с няколко шийта.
Искам в Sheet1 да направя списък с имената на останалите и да го използвам като индексен шийт. В Ексел има поне 5 начина да се направи такъв списък. Но когато става дума за малък брой работни листове и еднократно упражнание – най-ефективният е с прост copy/paste. Това, което ме подразни е, че за да копирам името на всеки шийт, трябва да отида на него, да кликна два пъти върху името, да го копирам, след това да се върна в Sheet1 и да го пейстна. Всичко това отнема минута, две най-много, но се замислих – има ли по-ефективен начин. Например, чрез използване на Office clipboard.
Office Clipboard
Използването на Office clipboard е лесно. Просто минавам през всички работни листове и копирам имената им едно след друго. След това отивам в Sheet1 и в Home натискам малката стрелкичка отдясно на Clipboard
Това отваря менюто на Office Clipboard
Сега мога да натисна Paste All и – бинго!
Списъкът с имената на шийтовете е пейстнат, където ми трябва. Пак съм ги копирал едно по едно, но се връщам само един път в заглавния шийт и правя само един път Paste. Спестявам колосалните ….. 20 секунди. Но важен е принципът! Колкото по-малко ръчни операции – толкова по-малко възможности за грешки. А и 20 секунди тук, 20 там – натрупват се.
Добре е да се отбележи, че клипбордът съхранява отделните имена така, че копираните първи (Милан) са най-отдолу, а копираните последни (Сампдория) – най-отгоре. Но при пействането си ги пейства както трябва – Милан е на първо място (където и трябва да бъде най-вече в крайното класиране). А Сампдория – последна (аз лично не искам да ги виждам на последно място в крайното класиране)
Използването на Office Clipboard е удобно и в други ситуации. Например вече съм писал как с негова помощ можете да копирате стойностите на клетки в коментар към клетка. Освен това с него можете да копирате нещо/няколко неща от Ексел и да ги пейстнете в Word, PowerPoint или Outlook – ето тук вече икономията на време може да е доста по-значителна.
Полезно, но има и някои недостатъци: С Office Clipboard не мога да копирам и пейстна нещо от програма на Майкрософт Офис в друго приложение – Notepad ++ или счетоводна система например. Освен това изисква работа с мишката, което едва ли е по вкуса на хора, които предпочитат да работят с клавишни комбинации от клавиатурата.
Ето тук на помощ идва
System clipboard
Той работи на същия принцип като офисния, но служи за прехвърляне на данни между различни приложения. Освен това се активира с клавишната комбинация от бутона Windows + V (бутонът Windows, известен още като „знаменцето“ се намира обикновено между левия CTRL и ALT).
Ето тук как изглежда System clipboard в Notepad ++
За разлика от Офис клипборда, системният обаче не позволява да пейстнем наведнъж цялото му съдържание (няма Paste All). Но типично по български, измислих как да излъжа системата. Просто първо си ги копирам едно по едно, после ги пействам наведнъж с Paste All на Офис клипборда в някой празен файл. Пак ги копирам и вече мога да ги пейстна където искам със Системния клипборд.
Ето и официалната документация на Майкрософт за Office clipboard и System clipboard.