Повечето потребители на Excel не поглеждат и не използват т.нар. Status Bar. Всъщност това е голям пропуск, който самият аз дълго време правех. В тази статия ще ви разкажа какво показва статус барът, как можем да го персонализираме и как ни помага в реалната работа.
Къде точно е статус барът?
Статус барът се намира в самото дъно на прозореца на Excel, точно под табовете на работните листове (Sheet1, Sheet2 и т.н.) и над taskbar-а на Windows (там, където се показват иконите на отворените приложения). Може да изглежда като просто сива лента, но всъщност е пълeн с полезна информация и бързи команди.
Как е организиран?
Аз условно го разделям на три части, всяка с различно предназначение:
Лявата част – режим и състояние
Тук Excel показва в какъв режим на работа се намирамe:
- Ready – просто съм избрал клетка.
- Enter – пиша нещо ново в клетка.
- Edit – редактирам съществуващо съдържание в клетка.
- Point – избирам клетки в рамките на формула.
Могат да се показват и други индикатори, свързани с режима/състоянието, в което работим:
- CAPS LOCK, NUM LOCK, SCROLL LOCK – индикират, че е натиснат съответният клавиш. Това може да бъде много полезно, ако клавиатурата не ги показва.
- Macro Recording – ако записвам макрос.
- Workbook Statistics – с един клик мога да видя някои числа относно шийта или файла. В определени случаи това може да бъде от голяма полза. Например ако последната клетка във файла е някъде много далеч (например FA300000) – това е индикатор, че обемът на файла е излишно раздут. Също и ако има прекалено много формули
Средната част – бърза математика
Това е мястото, което използвам най-често. Когато маркирам клетки с числа, Excel автоматично ми показва резултата от прости аритметични действия със стойностите в тези клетки:
- Sum – сумата на стойностите;
- Average – средна стойност;
- Count – брой клетки;
- Numerical Count – брой само на числовите стойности;
- Min / Max – най-малката и най-голямата стойност в селекцията.
И всичко това – без никакви формули. Просто маркирам и гледам.
Дясната част – изглед и мащаб
Тук имам бърз достъп до:
- View Modes – превключване между:
- Normal – стандартен изглед;
- Page Layout – виждам как ще изглежда при печат;
- Page Break Preview – виждам къде ще се пренесе съдържанието на нова страница.
- Zoom Slider – оттук настройвам мащаба. Често го използвам, когато ми се налага да виждам повече колони на екрана, или пък искам да прегледам нещо с детайл.
А с двойно кликване върху процента (например „100%“) Excel веднага ми връща мащаба в стандартна стойност.
Как се управлява какво да се показва Status bar?
Десен клик върху самия статус бар отваря списък с наличните показатели. Слагам или махам отметките до тези, които искам да виждам. Например, ако рядко ми трябва Average, мога да го скрия. Excel запомня избора ми за в бъдеще и за всеки друг файл, който ще отворя.
А сега – защо всичко това е полезно?
Вече споменах как може да ни бъде полезна информацията в лявата част на Status bar. Тук ще разгледам няколко примера как да спестите време със средната част
Пример 1: Бързи изчисления без формула
Пращат ми таблица с някакви числа – в случая стойностите на индексите на цените на закупените жилища от сайта на НСИ. Искам набързо да изчисля средна стойност за последните 6 месеца на някой ред. Това е еднократно упражнение, не ми трябват формули искам просто бързо да го пресметна. Маркирам тези клетки и веднага поглеждам в средната част на статус бара.
Първо Count показва 6, т.е. – маркирал съм точния брой клетки, а не 5 или 7 например. Второ, Excel е изчислил средната стойност (Average), която в случая е 190.5
Но това не е всичко!
Ако кликна с левия бутон на мишката върху числото 190.5, то ще се копира и вече мога да отида, в което пожелая приложение от Office и да го пейстна там. Трябва ли да ви убеждавам колко е удобно това?
Обърнете внимание, че там, където е смислено, резултатите от бързите изчисления в Status bar са в същия формат, както и числата в клетките. В случая на долната картинка – процент с 2 символа след десетичния знак
Пример 2: Бърза проверка за качеството на данните
Отново боравя с данните на НСИ за индекса на цените на жилища. Интересува ме колона АМ. Очаквам там да има само числа и да работя с тях за целите на някакъв анализ. Една добра практика е, преди да започна да се уверя, че наистина колоната съдържа само числа. Най-лесно това става като маркирам стойностите в колоната и погледна в статус бара дали Count е равно на Numerical Count. Ако Numerical Count е по-малко от Count, това е ясен знак, че не всички стойности в маркираните клетки са числа. Как да разберем кои стойности не са числа е съвсем отделен въпрос. Идеята е, че с помощта на Status bar можем за няколко секунди да се уверим, че данните наистина са числа.
Забележка: тук за целите на примера умишлено направих едно от числата да с формат на текст. Оригиналният файл от НСИ съдържа само числа. Всъщност, до сега не съм попадал на случай, в който данните на НСИ да са некоректно форматирани.
Пример 3: бързо сравняване на стойности
Ето един много често срещан казус при анализа на данни: трябва да разберем дали стойностите на един ред са абсолютно еднакви като тези на друг. Например данните на двата реда в долната таблица изглеждат напълно еднакви. Как най-бързо да разберем дали всички стойности действително са еднакви?
Един лесен метод за това е с тази проста формула да проверим две по две стойностите в клетките. Тя ще върне 1, ако стойносттите са еднакви и 0, ако не са. В случая е лесно да забележим, че имаме нула в колоната „Фамилия“, т.е. нещо там не е наред (какво – тема за отделна статия). Но ако колоните са 50 или 500? Ето какво правя аз:
Копирам си формулата до края и маркирам клетките. След това поглеждам в статус бара. Гледам дали Sum и Count са равни, а Average да е 1. Защо?
Стойностите на проверките могат да бъдат само 0 и 1. Ако всички са 1, това означава, че нямаме разлики. Но също така, щом всички са 1, то и Average ще бъде 1.
Но тъй като в математиката всякакви съвпадения са възможни, тогава правя втората проверка – дали Count е равно на Sum. Те биха били равни, само ако всички стойности са 1.
Както може да се уверите в нашия пример и двете проверки не издържат теста, следователно аз трябва да открия къде има разминаване. Например като оцветя с условно форматиране нулите или използвам филтър.
Заключение
Статус барът няма да ви направи Excel гуру. С него няма да направите интересни анализи на данни. Нито пък ще ви помогне да създадете впечатляващи графики. Но е едно от онези дребни неща, които правят работата по-бърза, по-ясна и по-малко досадна. Ако не сте му обръщали внимание досега – дайте му шанс. Стои тихо в долния край на екрана, но върши повече работа, отколкото изглежда.