Въведение
От 2019 г. насам, с въвеждането на Excel 365, Microsoft направи революция в обработката на данни с dynamic arrays и SPILL функционалността. Тези нововъведения отвориха врати за по-гъвкаво управление на данни, като премахнаха нуждата от сложни формули и ръчно копи-пействане. Днес ще ви разкажа какво точно представляват dynamic arrays и SPILL, какви ползи носят и как можете да ги ползвате за по-лесно обработване на данни.
Какво са Dynamic Arrays и SPILL?
Dynamic arrays са нов вид формули в Excel, които могат да връщат резултат, простиращ се в повече от една клетка. Това означава, че вместо да въвеждаме формула във всяка клетка поотделно или да я копираме надолу, формулата автоматично запълва необходимите клетки със своите резултати при добавяне или изтриване на изходните данни.
А с термина SPILL в Ексел се описва „разливането“ на резултати от dynamic arrays. Когато формулата ви е написана веднъж, резултатът „се разлива“ в свободни клетки надолу или надясно от формулата, колкото е необходимо според изходните данни. Но ако резултатът от формулата срещне съществуващи данни в някоя клетка, Excel ще покаже #SPILL! грешка. Малко като българските футболни треньори, които мрънкат, когато съдията свири фаул, само когато е срещу тях.
Нека да поясня горното с един пример. На таблицата по-долу виждате някакви измислени данни.
Нека предположим, че искате да вземете първите 3 букви от името на града в колона В. Трябва ви за нещо. Това е лесно, нали – в клетка F2 въвеждаме формулата =LEFT(B2,3) и след това я копираме до долу.
Когато се появят данни на ред 25 обаче, трябва да копираме формулата отново.
С динамичните формули вече можем да реферираме цялата област в колона В, че и празните клетки след нея. Използваме LEFT по същия начин, но вместо една клетка, първият аргумент е цялата колона.
Последствията от това са няколко:
1. Резултатът от формулата се „разлива“ (SPILL) до края на колоната с данните. Ексел автоматично си разпознава къде свършват те. Няма нужда от Copy / Paste!
2. При добавяне на нова стойност в колона В – резултатът в колона F се появява без да има нужда да копираме формулата. Вече няма нужда да копираме формулата предварително няколко стотин или хиляди реда надолу „за всеки случай“
3. Появява се т.нар. SPILL area – това е областта, в която Ексел „разлива“ резултата от динамичната формула. Познаваме, че има такава, когато ако кликнем в нея се появява една тънка синя линия около клетките.
Обърнете също така внимание, че формулата в лентата за формули не е черна, а сива. Това е така, защото динамичните формули се въвеждат и редактират само в първата клетка от областта. Съответно, ако искате да изтриете формулата – може да го направите само в първата клетка. Колкото и да биете Delete бутона – няма да успеете да изтриете друга клетка. Просто там няма формула, а само резултат
Вижте какво се случва обаче, ако случайно нещо се изпречи на пътя на разлива:
#SPILL! е нов вид грешка в Ексел, която означава, че има данни там, където динамична формула иска да върне резултат.
Основните функции с Dynamic Arrays
Истинската сила и полза на динамичните формули се проявява при използването на специалните динамични функции. Първоначално Майкрософт въведоха няколко основни такива: UNIQUE, FILTER, SORT, SORTBY и SEQUENCE. Постепенно добавят още и още, но тук ще се съсредоточим върху базовите.
UNIQUE
Функцията UNIQUE връща уникалните стойности от даден диапазон. С нея можете бързо да видите списък с уникални имена или градове от таблицата.
Пример: Да кажем, че искаме да извлечем уникалните градове, които се срещат в колоната „Град“.
FILTER
С FILTER можете да извлечете само тези редове, които отговарят на конкретни условия.
Пример: Ако искаме да видим всички записи, в които „Сума“ е над 500, използваме FILTER.
SORT
SORT ни помага да подредим данните в дадена последователност.
Пример: Да кажем, че искаме да подредим таблицата по стойностите в колоната „Сума“ в низходящ ред, така че най-големите суми да са най-отгоре.
SORTBY
SORTBY дава възможност за подреждане по стойности от друга колона, различна от тази в самия диапазон. Разликата е, че можем да вземем само определена колона или колони, а не цялата изходна таблица както със SORT
Пример: Ако искаме да вземем само колоната с имена и да я подредим въз основа на стойностите в колоната „Брой“, използваме SORTBY.
Тези примери демонстрират силата на dynamic arrays и как те улесняват работата ни с големи обеми от данни в Excel. Вече може да филтрирате и сортирате с лекота, без нужда от сложни функции или ръчно подреждане.
SEQUENCE
SEQUENCE е последната от базовите динамични функции. Тя просто създава някакава последователност от стойности.
Пример: Ако искаме да добавим колона с пореден номер към оригиналната таблица, можем да използваме SEQUENCE:
Ползи и нови възможности на Dynamic Arrays и SPILL
Dynamic arrays и SPILL позволяват на Excel потребителите да се справят с данни далеч по-бързо и лесно. Какви са основните предимства?
- Спестяване на време: Dynamic arrays намаляват нуждата от копиране и поставяне на формули – те се „разливат“ автоматично.
- По-малко грешки: Резултатите се актуализират динамично – промените в първичните данни автоматично обновяват и крайния резултат.
- Оптимизация на процесите: Вече можете да изпълнявате сложни операции, като филтриране и сортиране, директно с формули без необходимост от ръчни операции.