Когато стане дума за грешки в Excel, съществува широко разпространено мнение, че около 90% от всички Excel файлове съдържат такива. Бързо търсене в гугъл например по думите „spreadsheets have errors“ изкарва множество статии, които твърдят това. Цитират се дори точни числа – 88%, 94%, „над 90%“, „9 от 10 файла“ и т.н.
Линк към три такива статии ще намерите в края на настоящата. Ако си направите труда да ги прочетете, ще видите, че те използват тези числа като се позовават на „скорошни изследвания“, „множество проучвания“, „научни изследвания“ и такива работи. Проследявайки тази нишка можем да стигнем и до първоизточника на въпросната статистика. Става въпрос за изследване на американския професор Raymond R. Panko, озаглавено “What We Know About Spreadsheet Errors“. Оригиналният файл може да свалите от тук. Ако линкът не работи – пробвайте тук.
Какви са сухите факти
Факт1:
Самото число 88% не се среща никъде в изследването на проф. Панко. От стр. 6 до стр. 10 той цитира голям брой изследвания на грешки в Excel файлове. Процентът на файловете с грешки варира в много широки граници. От 20%-30% до 90%. Това се определя от методологията, аудиторията и обхвата на изследването. Интересна е таблица1 на стр. 7-8. В нея са обобщени над 10 изследвания, направени за период от 15 години. Забележете сега – общият брой файлове, които са прегледани в тези изследвания е 88, а средният процент грешки – 94%. Дали някой е объркал брой 88 с 88% – няма как да знаем. Дали е редно да са обобщава на базата на извадка от само 88 файла – въпрос за допълнителен размисъл.
Факт2:
Статията се основава на безкрайно остарели данни от днешна гледна точка. Публикувана е през 2005 година. Голяма част от изследванията, които са използвани са от миналия век. Някои дори отпреди 1990. Излиза, че твърдението „90% от ексел файловете съдържат грешки“ се основава на данни, които дори не са само за Excel. Оставям без коментар. Но, разбира се, можем само да гадаем дали за близо 20 години хората, работещи с Excel не са подобрили своите умения.
Факт3:
Критерият за това какво е „грешка“ нито е еднакъв, нито пък е ясен. Някои броят само грешки над определен праг, други само „сериозни“ грешки (каквото и да означава това), трети – само грешки от въвеждане на данни. Ясно е, че така безкрайно се раширява обхватът на файловете с грешки.
Факт4:
Процентът на грешките много зависи и от това как се изчислява той. Едни изследвания го изчисляват като делят грешките на всички клетки, други само на клетките с данни. Ако в една клетка имате грешка, то тя се прехвърля и на други клетки, които черпят данни от нея. Едни изследвания броят това за 1 грешка, други за толкова, колкото клетки са засегнати.
Факт5:
Дали и колко грешки има в един файл зависи и от етапа, на който се намира този файл. Напълно нормално е в един незавършен, работен вариант да има много грешки, които да се откриват при стандартна процедура за преглед и проверка на файла.
Като обобщение:
С оглед казаното по-горе излиза, че този голям процент гравитиращ около 90%, който се хвърля в пространството е силно преувеличен. Нещо повече – проф. Панко в прав текст заявява, че делът на грешки в Excel файловете е напълно съпоставим с този в други човешки дейности. Като шофирането, писането или програмирането (вж. стр. 12). Както се казва – човешко е да се греши.
И все пак има ли много грешки в Excel файловете?
Нека обаче да не се успокояваме. Голямата картина показва, че много голям брой и процент от Excel файловете съдържат грешки. Голяма част от тези грешки са несъществени. Но много много често те могат да имат критично въздействие върху изчисленията във файла. В много случаи грешките „живеят“ с години и компаниите губят милиони, дори милиарди преди да ги установят. Да не говорим, че може да коства и човешки животи (Англия, ковид).
Безсмислено е да се спори колко точно процента от Excel файловете съдържат грешки. По-добре е да се осъзнае, че грешки в Excel се случват. А това неминуемо е свързано с риск от сериозни финансови и не само загуби. Защото дори и една грешка, може да струва скъпо.
Проф. Панко извежда и няколко причини за грешки в Excel:
- Липса на политика за Excel файловете
- Свръхувереност
- Липса на обучение
- Създаване на файловете без достатъчна подготовка и планиране
- Измама
Липса на политика за Excel файловете
Накратко казано – проф. Панко цитира множество изследвания, които показват, че в компаниите рядко има разписана политика за това как се създават, тестват, поддържат и обменят Excel файлове. Дори да има такива в някоя фирма, служителите или не знаят къде да я намерят или просто не я спазват. Може би причината за това е, че мениджмънтът като цяло не счита за важно да има такава политика и да следи за нейното спазване.
При липсата на правила, хората създават файлове така както им е удобно и лесно. Често се пропускат (от не знание или от „липса на време“) важни етапи. Файловете дори в рамките на един отдел имат много различен дизайн и структура. Това също е причина за грешки в Excel, най-вече в случаите когато се заместват колеги и заместникът промени нещо във файла на замаствания, но по някаква си негова логика.
Жив пример:
Свидетел съм бил на случка, при която едномесечна работа е била съсипана, само защото някой е изтрил работен лист от файла на колегата си. Бил празен и затова му се сторил излишен. Всъщност не бил празен, а имал важни формули, които определяли изчисленията в почти всички останали шийтове. Просто били в скрити редове, за да не се виждат и някой случайно да ги повреди. Когато предложих да възстановят версията от предния ден. Отговориха, че такава няма, защото файлът се съхранявал локално на компютъра на въпросния служител. Ето още една добра практика, която е можело да бъде спазвана, дори и без да е разписана в документ.
Липсата на политика създава предпоставки и за пробив в сигурността на компанията. Един пример за това е съхраняването на лични данни в Excel файл без дори той да е защитен с елементарна парола. Друг пример е използването на файлове с макроси, намерени в интернет. Никой не може да гарантира какво правят тези файлове след като веднъж са инсталирани на някоя машина.
Свръхувереност
Професор Панко привежда редица доказателства, които недвусмислено показват, че файловете дори на опитни потребители съдържат много повече грешки, отколкото те си мислят. Той дори изказва хипотезата, че липсата на политика за Excel файловете е следствие от тази свръхувереност, че знаем всичко за Excel и файловете ни са перфектни.
Действителността обаче е коренно различна и дори се оказва, че най-уверени в качеството на своята работа са потребителите с най-много грешки (hard-easy effect).
Свръхувереността има редица измерения. От една страна се подценява рискът от грешки и се пренебрегва щателното тестване и обследване на даден файл. От друга – уверени в своите възможности, често потребителите на Excel използват сложни формули и инструменти без да ги познават напълно. Самият аз например, в един от първите макроси, които написах, създадох такъв цикъл, който в крайна сметка изтриваше част от изходните данни. Така в крайна сметка получавахме грешни изчисления. Но иначе бях твърде уверен, че съм се справил професионално със задачата.
И нещо много важно – свръхувереността да не се бърка с арогантност и самочувствие без покритие. Тя просто означава, че потребителите в Excel имат склонност да считат, че правят много по-малко грешки отколкото допускат в действителност.
Липса на обучение
Истината е такава – въпреки че Excel е инструмент, който се използва масово във фирмите, малко хора получават адекватно, подробно и практически насочено обучение как да решават ежедневните си задачи с него. Нещо повече – масово курсовете по Excel са концентрирани в няколко дни. През това време обучаваните биват заливани с информация за формули, графики, пивот таблици и прочее функционалности. Решават се задачи, които рядко имат допирни точки с тяхната ежедневна работа. Два дни след приключване на обучението, поне половината от нещата вече са забравени. Седмица по-късно хората помнят само ограничен брой трикове, които са им направили голямо впечатление.
Като правило, в обученията рядко се засягат въпроси за добрите практики при създаването и поддръжката на един Excel файл. Набляга се предимно на възможностите на програмата. Като капак на всичко, в много случаи не се преподават най-новите възможности на Excel, дори и в курсовете за напреднали (това ясно може да се види от този обзор на съдържанието на курсове за напреднали).
По-лошото е, че служителите не получават и адекватно обучение за политиката на фирмата по отношение на Excel файловете. Преди всичко защото такава политика, както стана ясно, рядко съществува. Но дори и без нея, рядко някой им обяснява къде да съхраняват файловете си, как да ги наименуват, кога и как да слагат пароли, в кои случаи да архивират версии на файла, как да тестват файловете и т.н.
Недостатъчна предварителна подготовка
Честа причина за грешки в Excel е, че файловете се създават без да се отдели време за предварителна подготовка. Да се помисли какво точно се изисква, да се анализират и проучат изходните данни, да се обмисли кой е оптималният начин тези данни да се претворят в това, което се иска. Вследствие на това файловете често се преправят, променят, много пъти дори коренно се преобръщат. Съвсем естествено това води до грешки
Понякога недостатъчната подготовка се случва поради кратък срок. Но в повечето случаи е следствие от вече изброените по-горе липса на политика, липса на обучение и свръхувереност. Има и още една причина – рядко хората, които правят файла задават въпроси какво се иска и как трябва да бъде направено.
Измама
Тук няма какво много да се коментира. Има такива случаи, когато се създават грешки в някой файл, за да се прикрие или осъществи измама. Това излиза извън Excel, той в случая е просто средство, чрез което се осъществява измамата. Но го отбелязвам, защото е важно и фирмите трябва да го имат предвид.
Как да намалим грешките в Excel файловете?
Преди всичко трябва да се осъзнае, че е човешко да се греши. Грешките са присъщи на всяка една човешка дейност. От писането, през шофирането, до създаването на Excel файлове. В прав текст проф. Панко заявява, че „създаването на ексел файлове от потребителите наподобява практиката на програмирането през 50-те и 60-те години на 20 век“ (стр. 21). И още: „приликата на грешките при създаване на софтуер и файлове в Excel подсказва, че може би е удачно да се адаптират и използват добрите практики при писане на софтуер към работата в Excel“ (стр. 25).
Ето няколко съвсем практични съвета, които всеки може да започне да прилага веднага в собствената си практика или да наложи като стандарт на работа в своя отдел/компания:
Code inspection
Това, според проф. Панко, е най-ефективният метод за откриване на грешки. Представлява преглед на логиката и изпълнението на заложените формули, макроси, Power Query заявки и т.н. във файла. Не е лесна работа, изисква специфични познания и систематизиран подход. Ето тук може да свалите друг доклад на проф. Панко как се тестват файлове. Още едно полезно четиво по темата – как преглеждат файловете си консултантските фирми в Лондонското Сити.
Анализ на изискванията и планиране на файла
Колко от вас са били в подобен филм: Получавате мейл от мениджъра си „Дай справка за неплатените фактури. Спешно!“. Веднага вадите списък от счетоводната програма, форматирате го набързо да изглежда добре и го пращате. Половин час по-късно шефът връща мейл: „За какво ми пращаш тези, на които още не им е дошъл падежът? Дай ми само тези, които са просрочени над 30 дни. И махни такива под 1000 лева. Няма да се занимаваме с пари за семки.“
Отразявате коментарите и изпращате файла. След още половин час – нов мейл: „Тука събираш круши със сливи и накрая е станала манджа с грозде. Едните суми са в лева, другите в евра, трети в монголски тугрици. Как да ги събера? Обърни ги всички в евро и прати пак. Имаш 5 минути, че влизам в среща с моя шеф и искам да обсъдим.“ Сега вече ви трябват валутни курсове, трябва да ги вържете със сумите в оригинална валута. И всичко това – за 5 минути. Разбира се, точно в този момент сайтът на БНБ блокира, панически издирвате сайтове, които дават валутен курс на монголския тугрик към еврото и т.н.
Излишно е да обяснявам колко пъти и по колко начина може да се сгреши в тази проста на вид справка. А всичко можеше да се избегне, ако след първия мейл бяха зададени няколко уточняващи въпроса. Ако се чудите какви – вижте текста в зелео по-горе. Всички фактури ли? Да махна ли дребните? В оригинална валута или в лева/евро? За кога ти трябва?
Това е само дребен хипотетичен пример. Но той нагледно показва колко е важно преди да се хвърлим в направата на един Excel файл да уточним изискванията. А след това да отделим време да помислим какви данни ни трябват, как да ги обработим, как да подредим анализа и изчисленията, как да оформим графичното представяне.
Водене на регистър с видове грешки в Excel
Това е една интересна идея на проф. Панко. Всяка фирма да започне да записва често повтарящи се грешки. Целта е ясна – мъдрият се учи от грешките на другите, умният – от собствените си грешки. Когато се случи някаква грешка и тя е описана във файл, достъпен до всички потребители, това е безценен източник на знание. Дори само прегледът на грешки, които са се случвали на други ще ви даде какво може да се обърка и във вашите файлове. Прегледът на такъв регистър може да бъде част от обучението на новопостъпили служители. Възможно е и периодично да се преглеждат грешките и да се анализират причините за тях.
Подаване на обратна връзка за качеството на файла и грешките в него
Проф. Панко отбелязва, че подаването на навременна и подробна обратна връзка е от съществен фактор за намаляване на свръхувереността. На стр. 24 той дава интересен пример с проучване на играчи по бридж. Те получавали обратна връзка след всяка ръка и анализирали колко правилно е било решението им. В резултат били доста по-разумни в оценката си колко добре играят. Същото е и с допускането на грешки в Excel. И това е много ценен урок за всеки мениджър – ако редовно получавате файлове с грешки, не хабете време да ги поправяте сами, за да свършите работата по-бързо. Вместо това върнете файла и посочете точно и конкретно какви грешки сте забелязали и колко е важно да не се допускат и в бъдеще.
Това от една страна действа отрезвяващо на хората в екипа ви. От друга – създава им усещане, че гледате подробно и внимателно тяхната работа. Крайният резултат е, че те стават по-внимателни, започват да си проверяват файла преди да ви го изпратят.
Тази тактика е лично изпробвана от мен и в двете роли – на мениджър и на подчинен. Потвърждавам, че работи.
Въвеждане на политика за работа с Excel файлове
Стана ясно, че липса на уеднаквени правила за работа с Excel е основна причина за много грешки. Дори и да нямате възможност да наложите единна политика в цялата фирма, нищо не ви пречи да го направите във вашия отдел или доори само във вашата практика. Добро начало е да следвате 20 правила за ефективна работа с Ексел описани от Института на Дипломираните Счетоводители на Англия и Уелс. Описал съм ги подробно с кратък коментар от мен в тази статия. Там има линк, от който може да си свалите оригиналния документ на ICAEW.
Ако сте мениджър, който иска да въведе малко ред в работата с Excel в организацията, препоръчвам и този документ на ICAEW. Той дава ценни насоки за това какви компетенции са необходими на различните хора в зависимост от техния профил. И съответно определя какво обучение трябва да получат.
Работа в екип
При работа в екип значително се увеличава шансът грешките да бъдат хванати и поправени на време. Това е изводът от няколко изследвания, които са цитирани на стр. 17. Няколко съвета от мен как да го направите на практика:
- При създаване или обновяване на по-сложен файл (например месечен финансов отчет) добре е да има проверка от втори човек. Дори само прост преглед с критично око може да хване доста грешки
- Когато правите нов файл, нищо не пречи да го изпратите на друг колега с молба да го види и да си каже мнението. Разликата с проверката е, че при този преглед не се проверяват формули, графики и т.н. А молите за мнение друг потребител как му се струва файла – разбира ли за какво става дума, как изглеждат графиките, цветовете, лесно ли се ориентира човек в него и т.н. Често пъти получавате като обратна връзка съвети за неща, които дори не сте подозирали.
- Водете списък на откритите от проверяващия грешки и отмятайте едно по едно когато ги поправите. Така е по-малко вероятно да пропуснете нещо
- Хубаво е човекът, който преглежда да е по-опитен и по този начин да предава своите знания на другия колега. Това е дългосрочна инвестиция в качеството на файловете за целия отдел
Заключение
Получи се малко дълго четиво, затова ще обобщя:
- Това, че 90% от Excel файловете имат грешки е общо взето мит
- Все пак рискът от грешки в Excel файловете съществува
- Този риск може да се управлява
- Най-честите причини за грешки са: Липса на политика за Excel файловете; Свръхувереност; Липса на обучение; Създаване на файловете без достатъчна подготовка и планиране; Измама
- Можем да намалим грешките в Excel като: Отделим време за анализ на изискванията и планиране на файла; Водим регистър за грешките; Създадем и следваме политика за работа с Excel файлове; Преглеждаме файловете за грешки; Подаваме навременна и подробна обратна връзка; Работим в екип
Обещаните линкове:
88% of the Excel spreadsheets have errors