В предишната статия за Spreadsheet Inquire видяхме какво представлява този инструмент в Ексел и как може да се използва за анализ на данните и структурата в един файл. Сега ще ви покажа 3 случая, в които Inquire може да бъде изключително полезен.
1. Сравняване на два Excel файла с Inquire
Много често, когато работим с даден файл създаваме различни версии като добавяме или изтриваме формули, работни листове, редове, колони. На мен ми се е случвало да имам 20-30 различни версии на бюджета. А когато сме си разменяли файлове за годишния отчет с одиторите се е случвало да имаме файл с име „Godishen Otchet Final”, а след него „Godishen Otchet Final v.2”, „Godishen Otchet Savsem Final” и „Godishen Otchet Savsem Final Corrected”.
В един момент започваме да се чудим коя версия на файла е последната и какви са разликите между две версии? Отговорът на първото може да ни даде анализът на файла със Spreadsheet Inquire. Спомнете си, че в Summary виждаме кога е създаден един файл и кога е променян за последно. За отговор на второто отново много полезен е Spreadsheet Inquire. Нека видим как с две версии на нашия семеен бюджет, показани на долната картинка:
В случая знаем, че версия1 е по-старата от версия2 и искаме да разберем какви са разликите. За целта отваряме двата файла в Ексел и отиваме на Inquire > Compare files
Тук избираме да сравним Family budget 1 (по-стария файл) с Family budget 2 (по-новия файл) и натискаме Compare
Възможно е да видим това съобщение. То ни предупреждава, че има незапазени промени във файловете и пита дали искаме да ги запазим преди да правим сравнението. Избираме Yes / No и продължаваме към следващия екран.
Тук са визуализирани двата файла и има няколко опции, които бихте могли да разучите допълнително при интерес. Най-важното тук обаче е да натиснем бутона Export results
След това указваме къде да се запази файлът с резултатите и как да се казва (аз съм избрал името Sravnenie)
Отнема няколко секунди на Ексел да запише файла, след което можем да го отворим. Резултатът изглежда така:
С червено съм добавил превод и коментари, с което се надявам да стане по-ясно какво виждаме. Най-общо Ексел първо ни казва има ли добавени/изтрити шийтове в новата версия. А след това какви промени са направени шийт по шийт. Като първо посочва добавени/изтрити колони и редове, след това формули и накрая – промени в стойностите на клетки.
Разбира се, това са само факти и те трябва внимателно да се прочетат и осмислят, за да се изясни картинката на разликите между двата файла. В конкретния случай можем да видим, че във втората версия е добавен шийт „income projected“, към който са вързани клетки С6, С7 и С8 от „Monthly Income“. А това води до промени в няколко различни клетки от шийтове „Cash Flow“, „Monthly Income“, „Chart Data“.
Повече подробности как да използвате Inquire за сравняване на два файла може да видите в това видео
2. Анализ на връзките във файла
Spreadsheet Inquire предлага бърз и лесен начин да са обхванат връзките на дадена клетка с други клетки във файла. Например – искаме да разберем от кои клетки се влияе числото 5,280 за Total Income Projected.
За целта трябва да отидем на тази клетка и да изберем Inquire > Cell Relationship
В това меню можем да зададем дали Spreadsheet Inquire да изследва клетките, от които зависи текущата клетка (Trace cell precedents), тези, които зависят от нея (Trace cell dependents) или и двете (Trace both). Моят опит показва, че е добре да се избере само едното, защото анализът може да отнеме много време, особено при по-сложен файл с много формули.
Интересна е и последната опция – Initial numbers of expansion levels. С нея определяме колко нива назад (или напред) да анализира Inquire. По подразбиране стои стойност 2, а можем да изберем и всички (All), както съм направил аз.
След като дадем ОК започва процесът по анализ на взаимовръзките, който може да отнеме доста време. Крайният резултат изглежда така
Не изглежда много прегледно, но инструментът позволява с влачене да се подредят иконките по-добре:
И сега вече е лесно да се проследят клетките, които влияят на числото 5,280.
По подобен начин могат да се анализират връзките между отделните работни листове, както и връзките с външни файлове.
Накрая ще отбележа един леко неприятен факт, който установих при работа с Inquire. Ако анализирате връзките между работните листове и има формули, които реферират към Ексел таблица, просто няма да ги отрази. Изглежда е направен да търси връзки към работни листове, но не и към таблици. Това е сериозен бъг според мен и трябва да се има предвид.
3. Изчистване на излишното форматиране
Това е още една операция, която се извършва бързо и лесно с помощтта на Spreadsheet Inquire. На картинката по-долу виждате, че таблицата с данните заема областта А1:Е9. Но отдолу и отдясно на тази област има форматиране, което изглежда излишно. Честа практика при много потребители е да оцветят цял ред или колона. Това е бързо, но може значително да увеличи обема на файла. Освен това изглежда не много професионално, някои биха казали дори мърляво. Последното нещо, които искате след като сте изразходили десетки часове труд по вашия файл е да направи лошо първо впечатление.
Ето как бързо и лесно да „почистите“ излишното форматиране:
Отивате на Inquire > Clean Excess Cell Formatting
В това меню може да изберете дали операцията да се извърши за текущия работен лист (Active sheet) или за всички работни листове във файла (All Sheets). Аз обикновено избирам първото.
След като дадем ОК, Ексел ни пита искаме ли да запазим промените, на което аз обикновено казвам Yes
И резултатът е чист и спретнат работен лист:
ВНИМАНИЕ! Операцията няма Undo.