В тази статия ще ви запозная със Spreadsheet Inquire – един страхотен инструмент за проверка и анализ на ексел файлове. Ще видите как бързо и лесно с негова помощ може да разберете важни неща за структурата и съдържанието на един файл.
Какво е Spreadsheet Inquire и къде да го намерите?
Spreadsheet Inquire е инструмент за анализ и сравняване на Ексел файлове, създаден от фирмата Prodiance. С негова помощ бързо и лесно се сравняват различни версии на един файл, откриват се взаимовръзките между файлове, работни листове и клетки, намират се клетките с формули и много много други. Инструментът е толкова добър, че Майкрософт решава да купи Prodiance и да предложи Spreadsheet Inquire на всички потребители с Pro Plus, Professional Plus, Enterprise Level E3 лицензи като безплатен add-in. Всъщност на практика това важи за версии 2013 (изглежда пилотна за проекта) и Офис 365. Но моят съвет е, ако имате версия на Ексел от 2013 нагоре да проверите дали го имате.
Да, точно така – да проверите, защото Майкрософт правят една супер нелогична постъпка. Те предоставят нещо толкова добро на потребителите малко тихомълком, като скрит add-in. За да може да го ползвате, трябва първо да го активирате. Това става по следния начин:
- Отивате на File > Options > Add-ins
- Там срещу Manage: избирате COM Add-ins и натискате Go…
- След това ще се появи този екран. В зависимост от версията тук може да бъдат налични най-различни допълнения. И ако имате късмет ще видите Inquire, което означава, че може да го активирате като сложите отметка срещу него. след това давате ОК, колкото е необходимо
След това в лентата за бутони ще видите Inquire, а когато кликнете на него, ще се появят и съответните опции.
Както може би се подразбира от горната картинка Spreadsheet Inquire ни позволява да правим следното:
- Анализ на файла, в който се намираме – има ли връзки към други файлове, има ли скрити работни листове, колко и какви формули са използвани, има ли наименовани области и много, много други
- Взаимовръзки на файла с други файлове, на работен лист с други работни листове и на клетка с други клетки
- Сравняване на файлове – изключително удобно, когато имате няколко версии на един файл
- Изчистване на излишно форматиране (по-подробно след малко)
- Управление на паролите. Една опция, която дава възможност да въведете файлове и техните пароли така че да не пишете всеки път паролата при отваряне на файла. Честно казано не съм я ползвал
Нека сега да видим по-подробно как можем да направим анализ (одит) на един ексел файл със Spreadsheet Inquire. За примера ще използвам един простичък файл за семеен бюджет, който е наличен от File > New. Е, добавил съм някои работи, за нуждите на демонстрацията.
Анализ на Excel файл
Ето една много често срещана ситуация – получавате ексел файл който трябва да проверите, или да вземете някаква информация от него, или да го използвате за анализ, или да направите някякви изчисления, за да заместите колега в отпуск или …. Можем да изброим много ситуации, в които ви се налага да работите с непознат за вас файл. Моят съвет в такива случаи е да отделите малко време, за да се запознаете с този файл и да разберете някои основни неща като:
- Има ли връзки към други файлове и кои са те
- Има ли скрити работни листове, кои са те и дали се използват
- Каква е структурата на файла – кой работен лист използва или „подава“ информаця от друг
- Какви фомули се използват, има ли формули с грешки, формули, които реферират към празни клетки
Процесът на това опознаване на файла може значително да бъде съкратен и облекчен от Spreadsheet Inquire. За целта просто трябва да отворите съответния файл и да натиснете бутона Workbook analysis от лентата с бутони на инструмента (този най-вляво).
Появява се меню, в което са представени:
- Най-отгоре – Името на файла с пътечката до него
- Отляво – категориите, които могат да бъдат анализирани
- Отдясно – някои бързи резултати от анализа. Там можем да видим кога е създаден файлът (23 Май 2019), кога последно са правени промени в него (05 Май 2021), че има връзка към един файл, съдържа 57 формули и т.н.
В зависимост от това, което искате да анализирате може да сложите отметка на някоя категория и/или подкатегории. За пълен анализ достатъчно е да сложите отметка на Items
ВНИМАНИЕ! Процесът по анализ може да отнеме много време. Ако файлът е голям и сложен, с много формули и връзки между работните листове това може да е дори половин час. Има и системно ограничение – ако някой работен лист съдържа повече от 100 милиона клетки с формули или текст, тогава ще върне грешка, че не може да обработи файла.
За да завършите анализа и да експортирате данните в ексел файл – натиснете бутона Excel Export …
След това изберете в коя папка да се запише файла и дайте ОК
След известно време, чията продължителност зависи от големината и сложността на файла, се появява бутон Load Export File.
Натискаме го и се отваря нов ексел файл, който съдържа разнообразна информация. На долната картинка виждаме т.нар. Summary – кога е създаден файлът, кога последно е променян, колко е голям, колко видими и колко скрити работни листа има, колко формули и т.н. Обърнете внимание, че Ексел предвидливо е добавил колона за коментари.
Тук виждаме колко са файловете, към които е вързан текущия файл и линковете към тях. В случая е само един.
Имаме списък на всички видими и всички скрити шийтове. Между другото това е още един начин да си направим списък с имената на работните листове.
Има и списък с всички формули във файла. В случая те са 58. За всяка формула се показва на кой работен лист е и в коя клетка е, каква точно е формулата и нейната текуща стойност.
За голяма част от формулите виждаме =#REF!. Това не означава непременно, че формулата е грешна. В случая причината е, че тази формула реферира към Ексел таблица.
Формулите, които връщат грешка са посочени в лист „Error Formulas“
В случая е само една формула и виждаме в кой шийт и коя клетка е тя
Ето още един полезен списък – всички забележки (Comments) във файла.
Списъкът с шийтове в този аналитичен файл е много голям. Има такъв за всички логически формули, за формулите, които работят с дати или текст, за nested IFs, за клетките с условно форматиране, за Merged cells и много, много други. И този анализ ни се поднася на тепсия само за няколко секунди. Всеки, който е преглеждал и търсил грешки в чужди файлове ще оцени този невероятен инструмент.
А в следваща статия ще покажа други три случая, в които Spreadsheet Inquire може да спести време при работа с Excel