„Миневски, дай насоки за работа с пивот таблици. Че не ми се е налагало.“
Това съобщение получих днес и ето – статията е налице. Досега отбягвах тази тема, защото има тонове статии, видеа и курсове за пивот таблици (pivot tables) в интернет. Но явно има нужда от малко систематизация на тази информация.
Нека най-напред да видим
Какво са пивот таблиците и за какво служат
С думи прости казано пивот таблиците (на български ги превеждат като осеви таблици, обобщени таблици и дори свързани таблици) са инструмент за анализ на данни в Ексел. Те позволяват бързо и лесно, само с влачене на мишката да групираме, филтрираме и сортираме суровите данни и да изготвяме различни отчети от тях. Например от таблицата в ляво за секунди да произведем справката в дясно:
И също толкова лесно можем да добавим в справката месеца, а след това да махнем стоката, за да видим обобщение на продажбите по месец. А можем просто да пресметнем каква е средната цена, по която продаваме отделните стоки в различните месеци (ако това ни интересува, разбира се).
Да обобщим: Пивот таблиците са динамични отчети върху изходни данни, на които лесно и бързо можем да сменяме фасона, сиреч дизайна.
Създаване на пивот таблици
Това е направо фасулска работа. Първо трябва да имаме изходна таблица като тази вляво на първата картинка по-горе. Тя трябва да отговаря на точно две условия:
- Да има заглавен ред
- Да няма колона без заглавие
Длъжен съм да уточня, че не всяка таблица, която отговаря на тези условия, дава възможност за ефективни анализи чрез пивот таблици. Най-добре е изходните таблици да са в нормализиран вид, но това не е тема за начинаещи с пивотките.
Второ, трябва да изберем произволна клетка някъде в изходната таблица (някои казват, че трябва да селектираме данните, но това от версия 2007 насам не е задължително). Следващата стъпка е да отидем на Insert > Pivot Table
В това меню като за начало даваме направо ОК. Другите опции са за напреднали.
И пивот таблицата е готова
Както виждате, пивот таблицата се състои от две части – в ляво е справката, която ще създадем и видоизменяме. Вдясно – т.нар. полета (Pivot Table Fields). Тези полета са четири на брой:
- Филтри (Filters), които ни позволяват да филтрираме данните на ниво отчет. Например да направим справка само за продажбите на круши
- Колони (Columns) – тук задаваме полетата, които да са колони на отчета
- Редове (Rows) – какво ще бъде по редовете
- Стойности (Values) – това са самите числа, които ще обобщаваме
Самите данни са представени със заглавията на колоните (ограденото в червено) и ги поставяме в отделните полета чрез влачене с мишката.
Всичко казано до тук е обобщено в минута и половина в това видео от канала на Аула в ютуб.
Това е всичко, което трябва да знаете за създаването на пивот таблици. Но ако искате бързо да овладеете техните тънкости – вижте следващата част
Допълнителна информация
Като за начало препоръчвам да си свалите два файла, създадени от Майкрософт точно с цел обучение по пивот таблици. Те са налични във всеки Ексел след версия 2016.
Много хубаво и информативно видео от Лейла Гарани, което включва и няколко съвета за по-ефективна работа с тях.
Още едно видео, този път от Jon Acampora
Ето видео и на български език, автор – Никола Димитров, консултант по стратегически успех, каквото и да значи това.
50 неща, които може да направите с пивот таблица (на английски)
Линк към най-актуалната и подробна книга за пивот таблици от амазон.цом.
Има и по-евтин вариант – пак в амазон.
За малко по-напреднали:
3 хитрини за анализ на данни с пивот таблици – ако искайте вярвайте, но това е най-посещаваната статия в блога ми.
Уебинар: 6 полезни съвета за Pivot таблици – за по-малко от час момичето от New Horizons показва стъпка по стъпка как да направите отчет с пивот таблица.