„Миневски, дай насоки за работа с пивот таблици. Че не ми се е налагало.“
Това съобщение получих днес и ето – статията е налице.
Актуализация 2025: Excel вече предлага автоматично обновяване (Auto Refresh) на пивот таблиците при промяна на източника. Засега функцията е достъпна само за потребители в Microsoft Insider, но се очаква скоро да стане стандартна част от Excel 365.
Това е дългоочаквана промяна, която ще спести на всички, работещи с пивот таблици, безброй ръчни „Refresh“-ове и гарантира, че данните в пивот таблицата са винаги актуални.
Какво са пивот таблиците и за какво служат
С думи прости казано пивот таблиците (на български ги превеждат като осеви таблици, обобщени таблици и дори свързани таблици) са инструмент за анализ на данни в Ексел. Те позволяват бързо и лесно, само с влачене на мишката да групираме, филтрираме и сортираме суровите данни и да изготвяме различни отчети от тях. Например от таблицата в ляво за секунди да произведем справката в дясно:
И също толкова лесно можем да добавим в справката месеца, а след това да махнем стоката, за да видим обобщение на продажбите по месец. А можем просто да пресметнем каква е средната цена, по която продаваме отделните стоки в различните месеци (ако това ни интересува, разбира се).
Да обобщим: Пивот таблиците са динамични отчети върху изходни данни, на които лесно и бързо можем да сменяме фасона, сиреч дизайна.
Създаване на пивот таблици
Това е направо фасулска работа. Първо трябва да имаме изходна таблица като тази вляво на първата картинка по-горе. Тя трябва да отговаря на точно две условия:
- Да има заглавен ред
- Да няма колона без заглавие
Длъжен съм да уточня, че не всяка таблица, която отговаря на тези условия, дава възможност за ефективни анализи чрез пивот таблици. Най-добре е изходните таблици да са в нормализиран вид, но това не е тема за начинаещи с пивотките.
Второ, трябва да изберем произволна клетка някъде в изходната таблица (някои казват, че трябва да селектираме данните, но това от версия 2007 насам не е задължително). Следващата стъпка е да отидем на Insert > Pivot Table
Обърнете внимание, че отдясно има и бутон Recommended Pivot tables. Той беше добавен в Ексел 2013 и може да бъде голямо удобство за вас. Когато го натиснете – Ексел ще ви предложи няколко дизайна на пивот таблица, които той счита за удачни за конкретния случай. Аз лично не го ползвам, защото предпочитам сам да си конфигурирам пивот таблиците. Но за по-начинаещи потребители може да е голямо удобство.
В това меню като за начало даваме направо ОК. Другите опции са за напреднали.
И пивот таблицата е готова
Съдържание на PivotTable Fields менюто
Както виждате, пивот таблицата се състои от две части – в ляво е справката, която ще създадем и видоизменяме. Вдясно – т.нар. полета (Pivot Table Fields). Тези полета са четири на брой:
- Филтри (Filters), които ни позволяват да филтрираме данните на ниво отчет. Например да направим справка само за продажбите на круши
- Колони (Columns) – тук задаваме полетата, които да са колони на отчета
- Редове (Rows) – какво ще бъде по редовете
- Стойности (Values) – това са самите числа, които ще обобщаваме
Самите данни са представени със заглавията на колоните (ограденото в червено) и ги поставяме в отделните полета чрез влачене с мишката.
Всичко казано до тук е обобщено в минута и половина в това видео от канала на Аула в ютуб.
Аз само ще обърна внимание на Search полето, което се намира най-отгоре в менюто Pivot Table Fields. То дава възможност да въведем някакъв текст и да видим в имената на кои колони се съдържа. От опит ви казвам – това е безценно, когато таблицата ви има много колони, често с подобни имена. Например напълно е възможно в таблица за продажбите да имате „Дата на поръчка“, „Дата на плащане“, „Дата на експедиция“, „Дата на получаване“. Пишете в Search полето „дата“ и виждате всички колони, които съдържат тази дума.
Това е всичко, което трябва да знаете за създаването на пивот таблици. Но ако искате бързо да овладеете техните тънкости – вижте следващата част
Допълнителна информация
Като за начало препоръчвам да си свалите два файла, създадени от Майкрософт точно с цел обучение по пивот таблици. Те са налични във всеки Ексел след версия 2016.
Много хубаво и информативно видео от Лейла Гарани, което включва и няколко съвета за по-ефективна работа с тях.
Още едно видео, този път от Jon Acampora
Ето видео и на български език, автор – Никола Димитров, консултант по стратегически успех, каквото и да значи това.
Още едно много добро и на достъпен език видео на български от Надежда Ангелова
50 неща, които може да направите с пивот таблица (на английски)
Линк към най-актуалната и подробна книга за пивот таблици от амазон.цом.
Има и по-евтин вариант – пак в амазон.
За малко по-напреднали:
3 хитрини за анализ на данни с пивот таблици – ако искайте вярвайте, но това е най-посещаваната статия в блога ми.
Уебинар: 6 полезни съвета за Pivot таблици – за по-малко от час момичето от New Horizons показва стъпка по стъпка как да направите отчет с пивот таблица.
Ако ви допада начинът, по който обяснявам нещата, вижте и книгата ми
„Ексел До“ – в нея представям моята ефективна система за работа с Ексел. Ще научите как да организирате работния си процес така че да работите с минимален разход на време.