Пивот таблици в Ексел – първи стъпки

„Миневски, дай насоки за работа с пивот таблици. Че не ми се е налагало.“

Това съобщение получих днес и ето – статията е налице. Досега отбягвах тази тема, защото има тонове статии, видеа и курсове за пивот таблици (pivot tables) в интернет. Но явно има нужда от малко систематизация на тази информация.

Нека най-напред да видим

Какво са пивот таблиците и за какво служат

 С думи прости казано пивот таблиците (на български ги превеждат като осеви таблици, обобщени таблици и дори свързани таблици) са инструмент за анализ на данни в Ексел. Те позволяват бързо и лесно, само с влачене на мишката да групираме, филтрираме и сортираме суровите данни и да изготвяме различни отчети от тях. Например от таблицата в ляво за секунди да произведем справката в дясно:

пивот таблици

И също толкова лесно можем да добавим в справката месеца, а след това да махнем стоката, за да видим обобщение на продажбите по месец. А можем просто да пресметнем каква е средната цена, по която продаваме отделните стоки в различните месеци (ако това ни интересува, разбира се).

пивот таблици

Да обобщим: Пивот таблиците са динамични отчети върху изходни данни, на които лесно и бързо можем да сменяме фасона, сиреч дизайна.

Създаване на пивот таблици

Това е направо фасулска работа. Първо трябва да имаме изходна таблица като тази вляво на първата картинка по-горе. Тя трябва да отговаря на точно две условия:

  1. Да има заглавен ред
  2. Да няма колона без заглавие

Длъжен съм да уточня, че не всяка таблица, която отговаря на тези условия, дава възможност за ефективни анализи чрез пивот таблици. Най-добре е изходните таблици да са в нормализиран вид, но това не е тема за начинаещи с пивотките.

Второ, трябва да изберем произволна клетка някъде в изходната таблица (някои казват, че трябва да селектираме данните, но това от версия 2007 насам не е задължително). Следващата стъпка е да отидем на Insert > Pivot Table

В това меню като за начало даваме направо ОК. Другите опции са за напреднали.

И пивот таблицата е готова

пивот таблица

Както виждате, пивот таблицата се състои от две части – в ляво е справката, която ще създадем и видоизменяме. Вдясно – т.нар. полета (Pivot Table Fields). Тези полета са четири на брой:

  • Филтри (Filters), които ни позволяват да филтрираме данните на ниво отчет. Например да направим справка само за продажбите на круши
  • Колони (Columns) – тук задаваме полетата, които да са колони на отчета
  • Редове (Rows) – какво ще бъде по редовете
  • Стойности (Values) – това са самите числа, които ще обобщаваме

Самите данни са представени със заглавията на колоните (ограденото в червено) и ги поставяме в отделните полета чрез влачене с мишката.

Всичко казано до тук е обобщено в минута и половина в това видео от канала на Аула в ютуб.

Това е всичко, което трябва да знаете за създаването на пивот таблици. Но ако искате бързо да овладеете техните тънкости – вижте следващата част

Допълнителна информация

Като за начало препоръчвам да си свалите два файла, създадени от Майкрософт точно с цел обучение по пивот таблици. Те са налични във всеки Ексел след версия 2016.

PivotTable tutorial

Get more out of PivotTables

Много хубаво и информативно видео от Лейла Гарани, което включва и няколко съвета за по-ефективна работа с тях.

Още едно видео, този път от Jon Acampora

Ето видео и на български език, автор – Никола Димитров, консултант по стратегически успех, каквото и да значи това.

50 неща, които може да направите с пивот таблица (на английски)

Линк към най-актуалната и подробна книга за пивот таблици от амазон.цом.

Има и по-евтин вариант – пак в амазон.

За малко по-напреднали:

3 хитрини за анализ на данни с пивот таблици – ако искайте вярвайте, но това е най-посещаваната статия в блога ми.

Уебинар: 6 полезни съвета за Pivot таблици – за по-малко от час момичето от New Horizons показва стъпка по стъпка как да направите отчет с пивот таблица.

 

Публикувано в Хитрини. Постоянна връзка.