Пълният списък с всички новости в Ексел 2019 може да прочетете на страницата на Майкрософт. Но тук искам да ви запозная с 5, които много от хората, работещи активно с програмата очакват от дълги, дълги години.
№5: По-лесно и интуитивно намиране на функциите (autocomplete)
Довършването на името на функциите (autocomplete) е налично в Ексел много отдавна. Но в предишните версии си беше наистина довършване – започваш да пишеш някоя функция и Ексел ти показва всички функции, които започват с тези букви. Например въвеждаме =DA и ни показва тези функции и ние можем да си изберем някоя от тях.
Новото в Ексел 2019 е, че сега той ни показва всички функции, в които се съдържат буквите, които сме написали. Ето тук виждате всички функции, които съдържат DAY.
Това е много полезно, когато искаме да ползваме функция, която не знаем точно как се казва, но знаем (или предполагаме) някаква нейна част.
Заб.: по емпиричен път установих, че новата функционалност работи само, ако въведем поне 3 букви от функцията. За една или две – работи по стария начин и показва само тези функции, които започват с тези букви.
№4: ISFORMULA
Сред всички новости в Ексел 2019 изпъква една функция, която беше толкова дълго чакана, че чак е за чудене как не я добавиха по-рано.
И наистина от много отдавна в Ексел има цял набор от IS функции, които проверяват дали дадена клетка е празна (ISBLANK), дали съдържа число (ISNUMBER) или текст (ISTEXT), ако е число дали е четно (ISEVEN) или нечетно (ISODD) и т.н. Но липсваше функция, която да проверява дали клетката съдържа формула. А това, приятели, понякога може да бъде много ценно, особено когато проверявате файл, изготвен от някой друг.
Както стана ясно, ISFORMULA проверява дали дадена клетка съдържа формула и ако е така, връща резултат TRUE. Ако не е формула – връща FALSE
Това може много да улесни проверката на даден файл, защото често се случва в една колона не всички клетки да са формули и от там следват грешки. С ISFORMULA бързо и лесно можем да установим, кои са клетките са формули.
Ето тук много лесно се забелязва, че в клетка С4 не е въведена формулата за смятане на стойността с ДДС, което води до грешка. В колона Е виждате и текстът на формулата, получен чрез FORMULATEXT, една от другите новости в Ексел 2019.
№3: IFS
IFS е създадена да улесни писането на вложени логически функции.
Използва се, когато имаме множество условия и връща резултат, който отговаря на първото изпълнено от тях.
Пример: В една фирма предлагат интересна схема за стимулиране на служителите към по-здравословен начин на живот. Всеки, който измине поне 10 дни от месеца повече от 10 хиляди крачки получава бонус към заплатата си 50 лв. Ако измине 10 хил. крачки в поне 20 дни – получава 100 лв. А ако направи поне 29 дни с повече от 10 хил. крачки – бонусът е 200 лв. (Нека да приемем, че има как да го измерват обективно и да не навлизаме в подробности, че през Февруари могат да вземат 200 лв. само през високосна година).
Ако приемем, че броят крачки за месеца на служителя Пешо е в клетка С4, то ето как ще се изчисли неговата добавка, по класическия начин с IF:
=IF(C4<10;0;IF(C4<20;50;IF(C4<29;100;200)))
А така е с IFS:
=IFS(C4<10;0;C4<20;50;C4<29;100;C4>=29;200)
С две думи при IFS логиката е
Условие1;Резултат, ако е изпълнено;Условие2;Резултат, ако е изпълнено
Същото, разбира се, се получава и с вложените IF-ове, но там трябва да помним колко скоби сме отворили, за да затворим същия брой и къде точно трябва да ги затворим.
№2: По-прецизно избиране на клетки с CTRL
Едва ли има потребител на Ексел, който да не знае, че чрез задържане на клавиша CTRL може да маркира последователно най-различни клетки. И това може да се използва, ако искаме да пресметнем на бързо сумата на няколко клетки.
Например в долната таблица имаме списък с всички отбори, печелили Шампионската лига или КЕШ и колко титли има всеки отбор. Искаме на бързо, без да пишем някаква формула да сметнем колко титли имат английските отбори. За целта трябва да кликнем на титлите на Ливърпул (6), Манчестър Юнайтед (3), а след това на Нотингам Форест. Но за беда в бързината вместо на 2, кликаме една клетка по-долу върху титлата на Цървена Звезда. Това обърква сметката и в по-старите версии на Ексел трябваше да започнем от начало.
Но сега (най-после) Майкрософт са направили така, че трябва просто да цъкнем още един път с CTRL върху сгрешената клетка и тя ще се размаркира. Дреболийка, но на човек му става приятно.
За съжаление, това не е така, когато пишем формули. Там все още кликнем ли на грешна клетка, няма оправия.
№1: Собствен дизайн на пивот таблиците по подразбиране
От всички новости в Ексел 2019, които ви представих, тази аз лично чаках с нетърпение дълги години.
Тя позволява да си настроим дизайн на пивот таблиците по наш вкус еднократно и след това всички пивот таблици, които правим да се създават с този дизайн (винаги можем да го променим след това, ако се налага).
За целта трябва да отворим файл в Ексел и след това отиваме на File -> Options -> Data
В оградената с жълто област на това меню има някои опции за настройка на пивот таблиците, но нас ни интересува ограденият в червено бутон.
Тук имаме възможност да зададем някои опции като например какви субтотали да има, както и какъв да е изгледът на пивот таблицата по подразбиране – Compact, Outline или Tabular. Но аз ви съветвам да се насочите направо към бутона, ограден с червено.
Обърнете внимание и на този, ограден в синьо, долу вляво. Той ни дава възможност да премахнем всички настройки, които са направени в Ексел за пивот таблиците и да се върнем към „фабричните“ такива.
Когато кликнем на бутона PivotTable Options, се отваря меню, което е добре познато на всички, работещи активно с пивот таблици.
В него горещо препоръчвам да сложите отметки на няколко места. В Layout & Format по този начин:
Това ще запази форматирането на числата и текста в пивот таблицата без значение как размествате, добавяте или махате данни в нея. А махнатата отметка пред Autofit columns widths on update ще премахне досадното разширяване или свиване на колоните при рефреш.
В Display сложете отметка пред Classic PivotTable Layout
Така вашите пивот таблици ще изглеждат по този начин:
Вместо така
Първият е класичиският дизайн на пивот таблиците още от тяхното въвеждане в Ексел. Вторият беше въведен в Ексел 2007. Почти не познавам потребител на Ексел, който да го харесва и да не иска да премине към класическия още при създаването на пивот таблицата. Не че отнема много време, но е досадно.
В Data сложете отметка на Refresh data when opening the file. Така всеки път, когато отваряте файла, пивот таблицата ще се рефрешне и вие ще работите с актуалните данни. Това е особено полезно, когато източникът на данните е външен за Ексел – база данни или екстракти в txt, csv, excel формат.
Можете да сложите или махнете отметки и на другите опции. Всичко зависи от вашите предпочитания. И при това го правите веднъж за винаги, а не всеки път, когато създадете нова пивот таблица.
Това бяха пет новости в Ексел 2019, които очаквахме от много дълго време. Но в тази версия на Ексел има и някои други новости, които го правято ще по-полезен, гъвкав и ефективен инструмент за обработка и анализ на данни. По-интересните от тях ще бъдат представени в следващи статии.
Сега предполагам, че много ще възкликнат „Какъв Ексел 2019, бе момче? Ние сме още на 2010.“ Не губете кураж, рано или късно ще преминете на 2019. А междувременно може да разгледате някои от другите статии в блога.