Обикновено под визуализация на данни разбираме числа, графики, таблици. Но всъщност много често се налага да направим визуализация на текст.
Например добре познатият ни Стамат е получил от своя мениджър план за продажбените инициативи през четвъртото тримесечие. Мениджърът се е постарал да синтезира и систематизира своите идеи доста добре, като ги е разписал в няколко точки (bullet points), както е показано на долната картинка.
Едва ли е нужно да ви убеждавам, че това е един грозен, скучен и най-важното – трудно четим слайд. Самият мениджър осъзнава, че не е добра идея да ги представя в този вид на ръководството на фирмата. Затова възлага задача на Стамат да подобри визуализацията на текста.
Въпросът е – как можем да представим информацията в него така, че да се чете по-добре.
Без излишни увъртания ето три идеи за ефективна визуализация на текст:
1. Подобряване на структурата
В момента структурата на представяне на информацията е такава:
Имаме някаква инициатива, която ще постигнем с определени действия (задачи) и за всяка инициатива е посочен отговорник и срок.
Но ако прочетем по-внимателно, ще видим, че можем да структурираме данните една идея по-добре.
Инициативата ни всъщност е да привлечем нови клиенти, но ключът за това е да се фокусираме върху тях. Задачите са си задачи, но по-добре да разделим отговорника и крайния срок.
С какво помага това: Дава възможност да отсеем важната информация от ненужната и така да преминем към точка 2
2. Опростяване на текста
Текстът може да бъде опростен основно по три начина:
А) Освобождаване от излишното. Например в „План за срещи с потенциални клиенти” подчертаното е излишно. Все пак става дума за привличане на нови клиенти, което предполага, че те всички са потенциални такива.
Б) Използване на по-прости думи. Фразата „окомплектоване на документацията” не ви ли прилича на „Петър плет плете ….”? Вместо нея можем да кажем просто „събиране на документите”. Има същия смисъл, но звучи доста по-просто, нали?
В) Избягване на повторения. Вижте как за всяка инициатива се повтаря „Отговорен … до …”. От това просто няма смисъл. По-добре да се отървем от такива повтарящи се фрази, за да спестим място.
С какво помага това: Информацията става по-лесна за четене и така спестяваме време на читателя за възприемане на текста
3. Използване на цветове и графични изображения
Както се казва – една картинка казва повече от хиляда думи. Но ние можем да използваме цветове и различни символи и за да обърнем внимание към една или друга част от информацията и така да подобрим визуализация на текста.
С какво помага това: Улеснява възприемането на информацията; Дава ни възможност да насочим вниманието на читателя към нещо, което считаме за важно
Ето и крайният резултат след като са приложени тези три идеи:
- Всяка една инициатива е оградена в собствена рамка, с което те се открояват по-добре
- Ключовата дума е подчертана с изображение на ключ
- Задачите са описани с максимално опростен текст
- Използван е различен цвят, за да се открои кои са отговорниците
- А удивителният знак ни напомня колко е важно да спазим крайния срок
Малко чужда литература за четене – излагат се подобни идеи, но в друг контекст.
Файлът със слайдовете преди и след може да свалите от тук