В тази статия ще ви дам няколко прости, но ефикасни съвети как да НЕ правите лоши графики в Ексел. Точно така – не как да правите добри графики. За добрите графики се иска доста четене на литература извън Ексел. Както и известни творчески способности, каквито не всеки притежава (като започнем с мен).
Но абсолютно всеки може да се научи как да не прави лоши графики в Ексел, използвайки просто стандартните опции в Ексел.
1. Кои графики в Ексел са лоши и защо е толкова важно да не правим такива?
Накратко: лоши графики са тези, които съдържат прекалено много излишни елементи. Те разсейват погледа и вниманието на читателя, объркват го и не му помагат да схване същественото – тенденциите, закономерностите, проблемите.
По друг начин казано, лоши графики са тези, при които читателят изразходва много повече време за прочитане и разгадаване на данните, отколкото за тяхното осмисляне и анализ.
Мисля, че това обяснява и защо е важно да не правим лоши графики в Ексел, но все пак ще го кажа. Когато графиките са лоши, то в най-добрия случай от тях няма никаква полза. Но обикновено дори носят вреда, защото губят времето на читателя, затрудняват го да разбере същността на информацията, а понякога дори изглеждат грозно и не на място в презентацията или анализа.
2. Примерът
Нека да разгледаме един пример, който е абсолютно измислен, но се основава на съвсем реални лица и събития. Нека си представим Стамат – млад и амбициозен анализатор в компания от FMCG сектора. Неговият мениджър му е възложил задача да изготви анализ на пазара с цел изготвяне на стратегия за продажбите.
Стамат се залавя с усърдие и намира следната статистика за това каква напитка предпочитат да пият българските потребители докато закусват:
Табличката е проста – 6 реда, 3 колони, но Стамат знае златното правило: една картина казва повече от хиляда думи. Затова решава да представи информацията с графика. За съжаление той постъпва като по-голямата част от потребителите на Ексел: клика на две, на три из менютата и съставя ето тази изключително лоша графика:
Нека да видим кое прави графиката лоша и как можем да я подобрим
3. Визуален шум
Визуален шум са всички онези елементи, които присъстват в нея, но не добавят нищо полезно като информация.
Визуалният шум прави графиката лоша защото разсейва погледа и вниманието на читателя. Представете си мениджърът на Стамат, който чете доклада, поглежда към графиката и изведнъж е бомбардиран от толкова много цифри, линии, цветове. Или още по-добре как карате кола и изведнъж по таблото започват да светят различни лампи, на предното стъкло се залепят мухи и пеперуди, а пред вас изскачат мотористи и две-три футболни топки. На кое ще обърнете внимание най-напред? Какво решение ще вземете? Това решение най-доброто ли би било?
В конкретния случай към визуалния шум можем да причислим:
1. Ненужни елементи на графиката
Такива са например хоризонталните линии (grid lines) и вертикалната ос. С какво ни помагат те, когато имаме стойностите над всеки стълб?
Съвет 1: За да не е лоша вашата графика, елиминирайте ненужни елементи от нея
2. Излишни детайли
Подобно на ненужните елементи, излишните детайли също разсейват вниманието. Нека вземем за пример, че през 2010 година 16.6% са закусвали с мляко, а през 2018 – 11.4%. В случая цифрите след десетичната запетая не са важни. Не става въпрос за бягане на 100 метра, където стотни от секундата могат да решат класирането. Важна е тенденцията – делът на тези, които пият мляко спада с 4 – 5%. Пък дали е от 17 на 11 или от 16 на 12, повярвайте ми няма сериозен мениджър на света, който да се заинтересува от това. При това положение защо е необходимо да оставяме цифри след десетичната запетая?
Съвет 2: Закръгляйте числата. Представете ги в хиляди, милиони. Важни са не детайлите, а тенденциите.
3. Много цветове
В случая цветовете са само два – по един за всяка от годините. Това не е непременно лошо. Но колкото по-шарена е една графика, толкова повече дразни очите. От друга страна, ако се разпечата черно-бяла двата цвята може да бъдат много подобни.
Съвет 3: Използвайте един цвят с няколко разновидности/нюанса
4. Безсмислен обяснителен текст
Идеята на Стамат да добави текст към графиката е добра, но изпълнението е лошо. Текстът просто преразказва числата. Получава се така – вместо графиката да ни спести време да разберем тенденциите, тя става причина да прочетем една информация два пъти.
Съвет 4: Когато използвате текст към графиката, не преразказвайте, а добавете нова смислена информация
5. Дребен шрифт
Опитайте да прочетете категорите на хоризонталната ос. Не ви се получи добре от първия път, нали?
Съвет 5: Използвайте едър шрифт за категориите в графиката.
В повечето случаи размер на шрифта 12-13 е достатъчен.
Ето ги недостатъците, обобщени и в графичен вид
4. Подобрената графика
Ето как изглежда графиката, но променена съгласно коментарите по-горе:
Как е направена промяната в Ексел?
1. Премахнати са ординатната ос и gridlines. Просто кликаме върху тях и удряме клавиша Delete
2. Стойностите над стълбовете са закръглени
3. Избран е по-едър шрифт за цифрите и думите
4. Използван е един цвят с две вариации. Специалистите по визуализация на данни съветват да се използват меки, пастелни цветове с неутрално значение.
5. В допълнение разширени са стълбчетата с цел по-лесно възприемане. Това се постига като за опцията Gap Width зададем 70%. В първоначалния вариант беше над 200%
Както виждате – нищо особено. Съвсем стандартни опции за графики в Ексел. Но сега вече е останала само съществената информация, която да се възприеме и осмисли. С две думи – графиката вече не е (чак толкова) лоша.
5. Още по-добра графика
Ето как само с няколко кликания по опциите за графики в Ексел, Стамат значително подобрява техния външен вид и полезност. Но той би могъл да отиде и една стъпка напред към създаването на наистина хубава графика.
Основната разлика спрямо предния вариант, е в пояснителния текст, който обръща внимание на една интересна тенденция. А стълбовете са подредени и е използван сив фон, така че графиката да онагледи по-добре този коментар.
Ето го истинският смисъл от труда на анализатора – не просто да изсипе една купчина цифри и (лоши) графики, а да прочете какво казват цифрите, да изведе тенденциите и да ги покаже на този, за когото е предназначен анализът.
Сега вече мениджърът на Стамат може да отдели само няколко секунди на графиката и да започне да разсъждава как да се възползва от тази тенденция, за да увеличи продажбите на компанията. И ако е добър мениджър, като тези, които посещават курса 100 дни на Мениджъра, той ще знае как да похвали и възнагради Стамат.
Заключение
В тази статия умишлено избягвах демонстрация на менюта, опции и трикове за създаване на графики в Ексел. Целта ми е да обърна внимание на това как използваме Ексел, а не как да работим в него. В крайна сметка той е просто един инструмент и доброто познаване на неговите възможности трябва да подпомага нашата работа, а не да я измества. И ако има нещо, което не харесвам в Ексел, това е, че по подразбиране той прави лоши графики. Ама изключително лоши.
Отделяйте време, когато създавате графики в Ексел, за да намалите визуалния шум, т.е. да премахнете тези елементи, които не носят полезна информация. Така вашите отчети, анализи и презентации ще изглеждат много по-добре и ще бъдат много по-полезни за тези, които ги четат.
Но ако съм ви разочаровал с липсата на трикове за графики в Ексел, може да хвърлите един поглед на тази статия, където ще научите как да си направите един оригинален bar chart.
В случай, че искате да се запознаете по-подробно със създаването и редактирането на графики в Ексел – ето един полезен линк в сайта на Майкрософт.
П.П. За по-младите читатели – кратко обяснение на произхода на заглавието. Това е заиграване с реплика на покойния Димитър Попов – министър-председател на България от 20 декември 1990 година – до 8 ноември 1991 година. На 1 февруари 1991 г. с решение на правителството, цените на основните стоки са освободени от държавен контрол и формирането им става на пазарен принцип. Това е ключова стъпка в прехода от планова към пазарна икономика. Но води до мигновено увеличение на цените до 30 пъти. За да покаже съпричастност към недоволството от огромното и спекулативно покачване на цените, в салона на Министерския съвет, пред журналисти, на въпрос: ”какво ще каже на хората, след освобождаването на цените и тяхното голямо покачване”, премиерът изрича знаменателната фраза – „За бога, братя, не купувайте това, което ви харесва, но е много скъпо, защото след 30-40 дни цените ще паднат, а вие ще сте похарчили парите си и няма да можете да купите най-необходимото ви.“
В търсене на сензацията, журналистите публикуват във вестниците само първата част от изречението – „За бога, братя, не купувайте!”, с която остава известен и този иначе смел и решителен български политик.