Въпроси от уебинар в SoftUni: Power Query, макроси, Pivot таблици и ChatGPT в Excel

Публикувано на 22.12.2025 от Bat_Kolyu

По-рано тази седмица имах възможност да изнеса лекция на уебинар в СофтУни. Използвах възможността за около час и малко да представя методологията за ефективна работа в Excel, която съм описал в книгата „Ексел До“. Ако желаете, може да изгледате видеото от семинара в СофтУни.

В края на лекцията получих няколко много интересни въпроса от участниците, на които ще отговоря по-долу.

1. Може ли малко инфо за Power Query ограничения и предимства за приложение?

Ето как мога да обобщя най-важните Power Query ограничения и предимства в ежедневната работа:

Предназначение и предимства на Power Query:

Power Query е инструмент за почистване и подреждане на данни (ETL). Чудесен е за сценарии тип „всеки месец идва нов файл със същата структура → правим отчет с един refresh“. Предлага много възможности и гъвкавост, когато трябва да се преобразуват данни. Например от една дата може буквално с по две кликвания да извлечем деня от месеца, края или началото на месеца, името на месеца, тримесечието и др.

Голямо негово предимство е, че е сравнително лесен за учене и много процеси могат да се автоматизират само с кликане по менютата.

Освен това може да чете данни от голям брой източници: файлове (xls/xlsx, csv, txt, pdf, json), интернет, директна връзка с бази данни (SQL и др.). Може да вземе наведнъж дори всички файлове в някоя папка на мрежата или в SharePoint. Съществуват и интеграции/конектори към различни системи (например Google Analytics 4, а при други – като Jira – често става през API или допълнителни решения).

Отделно, в Excel има възможност да извлечем таблица от изображение чрез OCR (напр. Data from Picture) – това е различна функционалност, но често се бърка с „Power Query чете картинки“.

Power Query има и редица ограничения:

  • Изисква рефреш при промяна на данните, за да се отразят промените.
  • Не е инструмент за UI автоматизация – не „клика“, не форматира и не управлява обекти (файлове, работни листове, таблици). Основната му роля е да чете и трансформира данни.
  • Не е идеален за много големи обеми данни в типичните Excel сценарии. Съвсем условно казано, може да стане тежко при десетки милиони редове – но границата зависи от машината, източника и трансформациите (има случаи и с много повече, просто рефрешът може да отнема дълго време).
  • Връзката с източници, при които се изискват по-специални права и/или пароли (SSO, специфични политики на организацията и др.), понякога може да е трудна или невъзможна без съдействие от IT.

⬆ Обратно към съдържанието

2. Може ли повече информация защо макросите са „опасни“?

Макросите са опасни по два начина. Първият е, че могат да станат средство за сериозна хакерска атака. Те са програми, които, стартирани веднъж, могат да направят почти всичко, което е разрешено на съответния потребител на машината. Могат да изпратят навън информация, могат да отварят, променят и изтриват файлове, да изпращат имейли. А могат и да инсталират или стартират зловреден код (malware или ransomware), който да направи още по-голяма поразия.

Ето защо Microsoft официално прие това като масов риск и затова VBA макроси във файлове „от интернет“ се блокират по подразбиране в Office, за да се намалят точно такива атаки. А много IT отдели направо забраняват използването на макроси по подразбиране.

Вторият начин, по който макросите са опасни, е организационен: могат да направят критичен за бизнеса процес зависим от VBA код, написан „криво-ляво“ от служител, който вече е напуснал. Никой не знае как работи този макрос и никой не може да го поправи, когато се „счупи“.

Всичко казано дотук важи не само за макроси в Excel, но и за Word и PowerPoint.

⬆ Обратно към съдържанието

3. Бих искала да мога да използвам pivot таблици в работата си по-уверено. Кои източници бихте препоръчали?

Източници, които мога да препоръчам:

1) Статии от моя блог

2) Видеа от Mike Girvin (Excel Is Fun)

3) Други видеа

4) Книги

Имайте предвид, че това е много общ списък с наистина добри ресурси. Добре е обаче да си отговорите на въпроса за какво точно са ми необходими пивот таблици. И също – какъв проблем искате да решите чрез тях. Напълно е възможно да имате нужда от друг вид обучение или да разучите някоя по-конкретна възможност на самите пивот таблици.

⬆ Обратно към съдържанието

4. Интересно е как решихте проблема на Таня? (казусът, описан в книгата)

Решението е подробно описано в Приложение 5 (стр. 136–141) на книгата „Ексел До“. Самата книга може да свалите безплатно оттук. Ако желаете, може и да я закупите на избрана от вас цена в Gumroad.

⬆ Обратно към съдържанието

5. Може ли да се „заключат“ клетките с формули?

Да, напълно е възможно да се заключат клетките с формули. Това е подробно описано в статията „Заключване на клетки в Excel“.

⬆ Обратно към съдържанието

6. Може ли да използваме ChatGPT за създаване на формули? Дори да знаем какви резултати да очакваме и знаем как точно да зададем въпроса, за какви грешки трябва да следим?

Лично аз ползвам активно ChatGPT за създаване на формули в Excel и мога да кажа, че като цяло се справя много добре с тази задача. Помагал ми е да създам формули, които дори не съм предполагал, че са възможни. Друг път ме е изненадвал с непозната за мен употреба на познати функции.

Но има няколко условия за добри резултати:

  • Логиката на формулата да бъде ясно обяснена.
  • Да се дадат подходящи примери.
  • Да се дадат точните диапазони и области, в които са данните.
  • Да се уточни в коя версия на Excel трябва да работи формулата (или изрично да се укаже кои функции да използва/да не използва).
  • Често е много полезно да се направи скрийншот и да се даде с обяснения кое какво е.

Колкото по-подробно и конкретно е обяснено какво трябва да изчислява формулата, толкова по-хубав е резултатът. Разбира се, формулата не трябва да се приема на доверие – трябва да се провери дали и как работи.

Ето някои често срещани капани и грешки, които съм забелязал:

  • Формулата използва функции, които не са налични във версията, в която работим. Обикновено се случва, когато не съм указал версията, но съм срещал случаи и в които се случва въпреки това.
  • Разделители на параметрите: често ChatGPT използва запетаи. Ако при теб разделителят е точка и запетая – кажи му още в началото да използва „;“.
  • Аналогично на горното – използва неподходящ десетичен разделител (точка вместо запетая и обратно) или разделител за хилядите (интервал вместо запетая и обратно).
  • Коментари във формулите: понеже в DAX, VBA и M езика има коментари (напр. „// текст“), ChatGPT понякога добавя коментари и в Excel формули. Това не работи и води до грешка.
  • Объркани референции: често използва абсолютно адресиране ($A$1) вместо относително (A1). Така формулата може да е вярна в първата клетка, но да дава грешни резултати при копиране надолу/настрани.
  • По-рядко: смесва Excel функции с такива от DAX или M.
  • Понякога си „измисля“ несъществуващи функции и пише уж страхотни формули с тях.

И един практически списък за отмятане (чеклист) след като ChatGPT ти е написал формула в Excel:

  • Поддържа ли се от моя Excel?
  • Правилни ли са разделителите (;) и десетичните знаци?
  • Работи ли при копиране? (absolute/relative)
  • Връща ли грешка: #DIV/0!, #N/A, #REF!, #NUM! и др.?
  • Ако не връща грешка – резултатът такъв, какъвто трябва ли е? При нужда проверяваме с лист, химикал и калкулатор.

Имайте предвид също така, че много често процесът е итеративен. Рядко ми се получава от първия път. Понякога връща грешка или не смята коректно. Друг път виждам, че формулата може да се оптимизира и го моля да го направи. Случва се и формулата още на пръв поглед да изглежда много сложна и неразбираема – тогава направо го моля да я опрости.

⬆ Обратно към съдържанието

7. Може ли да направите и обучение за Power BI?

Отговорът ми е, че това е напълно възможно, ако има такъв интерес 😉.

Публикувано в Хитрини. Постоянна връзка.