Отскоро забелязах, че при отваряне на файл Excel ми предлага да направи проверка на работата (Check performance) на файла и да го оптимизира. Тъй като това е една интересна новост в Excel, реших да я представя набързо.
Check performance – каква е идеята
Често при работа дълго време с един файл се правят нови и нови промени. Добавят се, махат се и се скриват редове, формули, работни листове, графики, пивот таблици и т.н. С времето този файл става все по-голям и по-голям и започва да работи все по-бавно.
С Check performance функционалността потребителят може бързо и лесно да намери и отстрани някои от причините за прекалено голям файл и/или бавна работа.
Ще демонстрирам как става това като използвам един прекалено голям файл, който беше обект на интересна статия от 2020 година.
Къде се намира Check performance и как се използва
Още при отварянето на въпросния голям файл под лентата с бутони има една жълта лента, в средата на която има бутон Check performance.
Можем да активираме тази функционалност и по всяко едно време от Review > Check performance
Без значение кой метод ще изберем, вдясно ще се отвори допълнително меню.
В него най-отгоре виждаме какво проверява Excel за да подобри работата на файла (What do we check for?) – излишно форматиране, неизползвани метаданни и стилове (отново вид форматиране).
След това ни показва една бърза статистика – от 2 млн. използвани клетки във файла, 1.5 млн. могат да бъдат оптимизирани.
Най-отдолу виждаме списък с работните листове, където Check performance e открил някакви проблеми.
Подробна информация за всеки шийт
Ако кликнем на първия работен лист („Вкусен ошав“) – можем да видим повече подробности за нередностите в него.
Excel показва всяка една такава в светлосив правоъгълник. В него с болдиран шрифт пише името на шийта, отдясно на него е областта от клетки, за която става въпрос. Под тях с по-дребен шрифт е описан проблемът.
Ако кликнем на някой от тези бутони – той се огражда със зелена рамка, а в работния лист се маркира съответната област.
Можем да използваме бутона „Optimize sheet”, за да отстраним всички нередности на него или да се върнем към предишното меню с бутона All sheets най-отгоре. Можем, разбира се, да затворим Check performance менюто с хикса горе вдясно.
Внимание със скритите шийтове
Тук е активирано менюто на Sheet2. Виждаме, че има някакъв проблем, но не можем да кликнем на него защото е неактивно менюто.
По емпиричен път установих, че това е положението със скритите работни листове. Когато ги разкрием обаче – всичко е ОК.
Без значение дали шийтовете са скрити или не, когато натиснем „Optimize all“ бутона – Excel „оптимизира“ всички клетки с проблеми.
Няколко думи за финал
Резултатът от оптимизацията с Check Performance е доста добър. Виждате горе оригиналния файл, долу – оптимизирания.
Все пак е далеч от възможно най-добрия. Това е така, защото Excel проверява само празните клетки. Извън обхвата на Check performance са някои други проблеми, които могат да раздуят обема на файла като ненужно много стойности, големи картинки и много наименовани области. Всичките са добре описани в статията, към която дадох линк по-горе. Но дори и така получаваме доста полезна информация за файла.
Тази удобна функционалност засега е налична само в Excel 365. Официалната информация за Check performance в Excel от Майкрософт може да прочетете тук.