В много фирми ИТ отделът меко казано недолюбва Excel и всячески се стреми да сведе до минимум неговата употреба извън счетоводните отдели (където той отдавна е утвърден като инструмент № 1 за работа). От друга страна, Excel е гъвкав, мощен и широко разпространен инструмент за обработка и анализ на данни. Поради това стотици милиони потребители ежедневно го ползват, за да решат един или друг проблем в своята работа. Така възниква въпросът: „Какво да правим, когато интересите на работата ни налагат използване на Excel, а ИТ отделът не разрешава?“
Ще споделя няколко идеи от своята практика, които могат да са ви от полза в такава ситуация
Един пример за онагледяване
Примерът е съвсем реален, макар и леко видоизменен
“Събираме информация, свързана с качество на нашите продукти – кога са дефектирали, какви са дефектите, резултати от контрола по качеството, рекламации и т.н. Данните впоследствие се обработват статистически с помощта на Ексел. Успях да напиша програма, която в реално време следи съответните показатели и записва всичко в .xlsx формат. В края на смяната, файловете се архивират на сървър. От там друг файл, отново на Ексел, търси в целия архив и изготвя справки по зададени критерии с пивот таблица. Всичко е точно, както ни трябва и фирмата не е похарчила един лев за разработката, освен моята заплата, която така или иначе си върви.
Но нашият ИТ отдел го отхвърля защото според тях това решение е „нестабилно, ненадеждно и несъздадено за целта“ и освен това: „всички големи компании ползват бази данни и специализиран софтуер. Тоя Ексел не върши работа.”
Защо е прав ИТ отделът
По принцип ИТ отделът, както и всеки друг също, има известно право да смята Ексел за ненадежден. Ето на какви осования:
1. Проблеми при работа с големи обеми от данни
Въпреки, че модерният Excel може да работи с милиони редове от данни, той не е пригоден за наистина големи обеми информация. Представете си един футболен мач от 90 минути. 1 топка, 2 отбора, 22 играчи. Във всеки един момент всеки един от играчите извършва някакво действие – тича, подава, стреля, бори се за топката, извършва нарушение. Самата топка лети високо във въздуха, на средна височина или се търкаля по земята. Някои от действията на играчите са част от заучена комбинация, други – плод на хаотични действия. Имаме и външни фактори – вятър, слънце, влажност на въздуха, състояние на терена. Вярвате ли или не, софтуерите за футболни анализи записват няколко милиона показателя само за един мач! Умножете го по броя на мачовете в едно първенство (282 за нашата елитна А група) и примерно по 10 сезона. Аз нямам толкова нули на моя калкулатор – толкова голямо е това число. Такъв обем данни не можете да анализирате с Ексел.
2. Проблеми при обработка на данни от различни системи в реално време
Това е очевидно следствие на горното. Представете си една банка с няколкостотин хиляди дебитни и кредитни карти. Във всеки един момент плащане с карта може да бъде направено във всяка точка на света. Би било притеснително да се разчита на процес в Ексел, който управлява транзакциите, валутните курсове, лимити по карти, валидност, ПИН кодове, следи за промоции, за забранени сайтове, начислява лихви и такси.
3. Липса на version control и audit tracking
Всеки, който има достъп до файла може да направи промяна в него (волно или неволно) и няма начин да се разбере кой какво е направил/объркал/изтрил и т.н. В Ексел 365, в онлайн версията има някаква форма на version control, но не може да й се разчита на 100%
4. Проблеми със сигурността
Дебело трябва да се подчертане: Няма такова нещо като защитени данни в ексел файл. Каквито и пароли да му се сложат, който желае – ще ги счупи и ще се добере до данните. Следователно никаква чувствителна информация не бива да се съхранява на Excel файл, освен ако той не се намира в сигурна, защитена среда
5. Липса на документация
Обикновено един Excel файл е купчина от формули и за човек, който не го е правил и/или работил с него е трудно да разбере какво се случва, как работят изчисленията. Много често, когато човекът, направил файла напусне, тези, които остават след него просто не знаят как да направят промени
6. Грешки
Има една мантра, че 90% от всички Ексел файлове съдържат грешки. Аз знам откъде идва това твърдение, но ще му посветя отделна статия. Все пак – грешки наистина се случват често, дори и в моите файлове има много такива. ИТ-тата много обичат да казват, че ексел файловете не са минали quality assurance.
И защо НЕ Е прав ИТ отделът
Въпреки всичко гореизброено, милиони хора по света ежедневно използват Excel за обработка на информация защото:
1. Във фирмата няма отделен адекватен бюджет за специализиран софтуер, правилно инсталиран и конфигуриран, с поддръжка и т.н.
2. Дейността не е приоритетна / носеща приходи
Примерно HR отделите в много фирми се разглеждат просто като разходен център. Да се инвестират средства в системи и дигитализация не е приоритет за мениджмънта на тези фирми. И затова специалистите в тези отдели са принудени да закърпват положението с таблици в Excel
3. Става въпрос за изчисление, което е еднократно, рядко или извънредно (ad-hoc)
4. Нещо се прави за пръв път
Например фирмата решава да опита програма за насърчаване на продажбите от типа „доведи приятел“. Ако настоящ клиент препоръча продукта на фирмата на някой друг и това доведе до продажба, този клиент получава процент от сделката. CRM системата на фирмата не предлага такава функционалност, доставчикът може да я разработи срещу няколко десетки хиляди лева и след три до шест месеца. При това положение обичайното решение е да се пробва идеята като се водят списъци и изчисления на Excel. Ако то се окаже работещо – преминава се към автоматизация
5. Не съществува програмен продукт, който да покрива всички специфики и детайли на сътветния бизнес
6. Влиза в сила някакво законодателство,
особено със задна дата. Спомням си преди години, когато въведоха т.нар. „данък уикенд“ за служебните автомобили. Доста счетоводни отдели се принудиха да водят справки на Excel, за да отчитат „служебните“ и „частните“ километри изминати с тях. Поне за първите няколко месеца докато се измисли по-умно решение.
Как ИТ отделът да застане на наша страна
Като имаме предвид всичко изброено по-горе, как следва да подходим, когато ИТ отделът е против това да вършим една работа с Excel?
Преди всичко това е един съвсем нормален бизнес въпрос. И решението по него трябва да се вземе не емоционално, а рационално като се преценят всички плюсове и минуси в конкретната ситуация. Затова съветът ми е да не се опитвате да разубедите колегите си от ИТ отдела. Не спорете, а седнете заедно и разпишете всички проблеми от едно решение в Excel и възможните решения.
Нека ИТ отделът да си каже точно какво не харесва
Но не с общи приказки като „Ексел е ненадежден“, а да изброи 3 или 5, или 10 конкретни неща. Примерно:
– да се съхраняват лични данни в Excel файлове може да доведе до изтичане на такива и съответно глоби и репутационен риск
– липсата на контроли при въвеждането и работата с данни може да доведе до грешно въведени стойности, изтрити фомули, редове, колони. Като резултат изчисленията могат да се окажат грешни, което да доведе до загуба на приходи или по-високи разходи
– няма документация за работа с файла, което затруднява бъдещи промени и подобрения
Когато нещата се поставят по този начин става много по-трудно да критикуваш решението в Excel „по-принцип“.
След като посочат своите аргументи срещу Excel, помолете колегите си от ИТ отдела
да дадат и алтернативно решение
Но задължително да оценят колко пари, време и ресурси ще отнеме внедряването на това решение. Обикновено тук финансовият директор доста се забавлява като разбере, че ИТ-тата искат да им даде десетки или стотици хиляди левове, за да заменят безплатното решение в Ексел. Особено ако аргументите са, че е „ненадежден и ненаправен за това“.
Накрая, за всеки един от аргументите на ИТ отдела потърсете начин как може да се избегне проблемът. Примерно – ако няма документация – можете да напишете. Сигурността също е решим проблем като се даде достъп до данните и до файла само на тези, на които им трябва и се контролира достъпът им до него. Има (платени) добавки към Ексел (add-in), които също предлагат version control и не струват майка си и баща си. Решения има. Накрая се тегли чертата – колко ще струва да се оправят проблемите, които са посочили ИТ за ексел и колко аз алтернативното решение. Отделно колко ще струва да са направи една промяна в Ексел и колко – в алтернативното решение. И на тази база се решава какво да се прави
Заключение
Excel има редица недостатъци, но е гъвкав, лесен за употреба и достъпен финансово продукт. Затова често се използва в различни ситуаци, къде временно, къде като кръпка на няколко системи. Не бива да се сърдите на колегите си от ИТ отдела, които желаят процесите по обработка, трансфер и съхранение на данни да бъдат автоматизирани, защитени, проследими. Това е тяхната работа. В случаите когато се налага да се използва Excel – обсъдете всички предимства и недостатъци, свързаниите рискове и начините да се управляват. На тази база вземете обосновано решение. И няма нищо лошо, ако техните доводи са по-силни от вашите. Това всъщност е много добре, защото винаги съм казвал – най-добрият начин да работите ефективно в Excel е като не работите с Excel. Стремете се, където е оправдано, да използвате специализиран софтуер. Най-голяма грешка би било да се инатите на това, защото ви е жал за труда, който сте положили да разработите решение в Excel. Всъщност това ваше решение може да послужи като прекрасна основа за бизнес заданието, за тестовите сценарии и като резервен вариант. Трудът ви няма да се загуби.