Camera Tool е инструмент в Excel, който позволява да създадете изображение от част от работния лист и да го вмъкнете в друг документ или презентация.
Как се използва Camera Tool
Изключително лесно е. Да предположим, че имаме следната съвсем проста таблица:
Маркираме я и я копираме (CTRL+C)
След това отиваме, където искаме да я поставим като изображение и избираме Home > Paste > Other Paste Options и натискаме най-дясната иконка.
Ако доближим мишката до нея излиза надписът Linked Picture. След като кликнем на тази икона – появява се дубликат на оригиналната таблица (или графика, клетка, област в работния лист – всичко каквото сме маркирали).
Само че това вече е картинка – ако кликнем един път на нея – появяват се характерните очертания:
А се нарича Camera Tool, защото тази картинка е един вид – отражение на оригиналната област. Всяка промяна в оригиналното място се отразява и на картинката:
Използване на Camera Tool в Excel
Ето само някои от възможните случаи, в които можем да използваме Camera Tool, за да подобрим дизайна на нашите отчети и презентации:
1. Сместване на различни по вид и структура обекти
На долната картинка вляво виждате две таблици, които леко се разминават. Първата колона на едната е по-широка. Като ги разположим една под друга в работния лист горната таблица стои малко грозно. А цялата композиция заема излишно много място
Вдясно – виждате как съм ги сместил с помощта на Camera Tool. По-компактно, по-прегледно. В долната таблица дори мога да разделя двете колони с една по-тясна. По стандартния начин това не че е невъзможно, но е доста по-трудно постижимо.
2. Създаване на малки графики
Ето една измислена таблица с някакъв показател и стойностите по Отчет и Бюджет по месеци. Вдясно от нея – една типична графика, която изобразява изпълнението спрямо плана.
Представете си, че имаме 20 такива показателя (KPIs или ключови измерители) и искаме да разположим на една страничка техните графики, за да се вижда с един поглед къде се движим под и къде над плана. Можем да го постигнем като създадем 20 графики и после да ги смалим. Да ама не. Простото смаляване на една графика не се получава добре. По-добре е да използваме Camera Tool, за да създадем „дубликат“ на графиката и след това да смалим него. Тук може да видите горната графика смалена по двата начина. Отгоре – с помощта на Camera Tool. Отдолу – смалена е оригиналната графика
3. Ефекти при обработка на снимка
Понеже, чрез Camera Tool създаваме картинка, можем да я обработим с не съвсем малките възможности, които предоставя Ексел за това. Можем да ѝ добавим рамка, да променим цвета или да добавим отражение.
Можем да създадем няколко дубликата и да ги наредим като домино
А можем и да ги оставим да се реят из въздуха.
Не казвам, че трябва да го правите, но виждате, че имаме такива възможности. Само от вашата изобретателност зависи как може да ги използвате, за да създадете ефектни и ефективни визуализации на данни в Excel.
4. Камера за наблюдение
Съдейки по името, вероятно това е била първоначалната идея за този инструмент. Представете си, че имате файл с много работни листове, като много от тях са свързани помежду си. Промяна на стойностите в единия – води до промяна в другия. Примерно в единия работен лист задавате параметри за прогноза на продажбите – брой, единична цена, отстъпка. А в другия ви се изчисляват приходите по продукти/клиенти/региони. Малко неудобно е да въведете някаква цена в единия лист и да отидете в другия да видите как се е променила стойността на приходите. Затова – копирате си клетките, които съдържат приходите и създавате картинка в работния лист с параметрите. Така бързо и лесно ще проверявате какво се получава, когато промените някой от параметрите.
Заключителни бележки
Camera Tool е полезен инструмент, който може да ни помогне да създадем нестандартни, грабващи окото визуализации.
Освен показания начин как да се използва има и друг – чрез добавяне на бутон в лентата за бутони. Може да видите как става в това видео.
Имайте предвид, че понякога изображението в картинката се замазва. Може да се наложи да си поиграете с шрифтове и цветове. Освен това, по-добре се получава, ако не копирате само областта, която ви интересува, а я оградите с рамка от стеснени редове и колони:
Избягвайте да създавате прекалено много такива картинки в един файл. Това може значително да забави работата с този файл и/или да увеличи обема му. Особено, ако сте на по-стара версия (2010, 2013), ще берете големи ядове с повече от 20-30 камери вътре.