Да превърнете вашата презентация от PowerPoint в pdf файл и да изпратите него е една много добра идея, която може ви да спести куп главоболия. Ако не ми вярвате – изгледайте това видео от Bulgaria Excel Days 2018. В него някъде от 6-тата минута Борис Христов обяснява как, когато копираме графики и таблици от Excel в PowerPoint, всъщност копираме целия файл с всички данни в него! И как е изключително лесно всеки, който има презентацията, да се добере до тези данни.
Но когато обърнете презентацията в pdf, остава само това, което е на слайдовете. Така вече спокойно може да я изпратите и да сте сигурни, че получателят ще види само това, което искате да види.
Конвертиране на един файл от PowerPoint в pdf
Изключително лесно е всеки един PowerPoint файл да се запише в pdf формат. Просто отивате на File > Save As (или клавиш F12) и там в падащото меню на Save as type изберете PDF (*.pdf).
След това цъкате ОК и ще имате презентацията си като pdf файл. Същото, между другото, важи и за Excel и Word файлове.
Конвертиране на много файлове от PowerPoint в pdf
Обаче, ако имате 20, 30, 50 или 100 PowerPoint файла да използвате тази техника ще бъде много, много скучно, времеотнемащо и непродуктивно. Трябва да отворите всяка една презентация и да кликнете 4-5 пъти. И после следващия файл и отново, и отново. Абсолютно безсмислен труд. За щастие съществува VBA, с чиято помощ можем да напишем макрос, който да свърши цялата работа вместо нас. С малко търсене в гугъл попаднах на тази чудесна статия от Deepanshu Bhalla, който вече е написал такъв макрос. В нея той много добре е описал как да го използвате. Даже е направил Excel файл, който може да свалите и там да въведете в една клетка адреса на папката, в която са всички PowerPoint файлове и да стартирате макроса.
Всичко хубаво, но най-вероятно ще получите такава грешка:
Какво да правим, ако видим Compile-error съобщение
Тъй като макросът е написан в Excel, а работи с файлове от друго приложение (PowerPoint), програмата просто не знае какво да прави. Затова трябва да ѝ помогнем по следния начин:
- ALT + F11 за да отворим VBA editor
- Отиваме на Tools > References
- Намерме Microsoft PowerPoint Object Library и слагаме отметка срещу него
- Цъкаме Save, затваряме VBA editor, запазваме файла за всеки случай и вече може да стартираме макроса
При мен работи чудесно, вече няколко пъти ми свърши добра работа. Даже направих файл на български с обяснения как да се стартира макроса и какво да се прави, ако има Compile-error. Може да го свалите от тук.