В тази статия съм подбрал 8 трика в Excel, които гарантирано ще повишат бързината и ефективността, с която извършвате рутинни задачи. Голяма част от тях са общовалидни за целия Офис пакет на Майкрософт – Word, PowerPoint, Outlook, Publisher и т.н.
Да освободим малко място на екрана
Днес все повече хора работят на преносими компютри, най-често 15 инчови. И не малка част от тях се оплакват, че екранът им е малък и не им е удобен при работа с големи таблици. Клавишната комбинация CTRL + F1 за секунда скрива лентата с бутони, която заема около 15% от един такъв екран. Показвате я пак със същата комбинация. Работи и в останалите програми на Офис пакета.
Повече място и за формулите
Редът за писане на формули (Formula bar) можем да разширим или стесним като доближим мишката до долния му ръб докато се превърне в двойна бяла стрелка.
След това натискаме левия бутон и с влачене нагоре / надолу нагласяме височината на реда за формули.
С комбинацията SHFT + CTRL + U стесняваме реда до стандартната височина или го „разпъваме“ до по-голямата.
Може би се чудите защо е необходимо това – вижте следващия трик
По-прегледни формули
Ето формула, която в зависимост от деветата цифра на ЕГН-то показва дали неговият притежател е мъж или жена*.
Не бих казал, че това е най-сложната формула, която може да се сътвори в ексел, но все пак в нея са използвани 4 функции, както и множество скоби и препинателни знаци. Често се случва такива формули да заемат повече от 1 ред и тогава е удобно да разпънем формула бара до необходимата височина, за да ги разгледаме по-добре. Но има и още по-хитър начин. Формулата може да бъде написана и така:
Далеч по-прегледно е нали?
Ексел допуска формулата да бъде разделена на редове с помощта на ALT + Enter (както съм направил след скобите) или с интервали (както е в случая след знака точка и запетая). Това според мен лично прави разчитането на такива сложни формули доста по-лесно.
А ако с помощта а F2 влезнем в режим на редактиране на формулата, то преминаването от една функция на друга става много лесно с помощта на стрелките нагоре и надолу
* Заб.: В българските ЕГН-та деветата цифра е четна за мъжете и нечетна за жените. ЕГН-то, което е използвано за примера е измислено, всякакви прилики с действителни лица и събтия е напълно случайна. И да, грешка няма – за родените през 21 век месеците започват с 4 или 5.
По-бързо форматиране
Ако искаме бързо и лесно да копираме формата на една клетка върху няколко разпръснати други най-добре да използваме Format Painter (известен още като „четката“).
Например – на долната картинка имаме малко географски данни за България.
Искаме да форматираме жълтите клетки по същия начин както височината на връх Мусала. За целта отиваме на Format Painter и вижте какво пише в червеното поле:
Точно така натискаме бързо едно след друго два пъти левия бутон (но точно два пъти, ни повече, ни по-малко) и след това кликаме върху всички жълти клетки. Когато приключим – с Esc излизаме от режима на пействане на формата. Резултатът е:
Повярвайте ми – за 5-6 клетки, особено разхвърляни из целия работен лист, това е най-бързият начин. Работи и в останалите програми от Офис пакета
Подреждане на текст
Ексел не е програма за текстообработка, но често се случва да пишем някакъв текст, който искаме да подредим между таблиците и графиките. Промлемът е, че когато го напишем (или пейстнем) в една клетка, той застава на един ред и излиза от екрана и печатното поле.
А ние искаме да го подредим в жълтия правоъгълник. Леле как съм се мъчил преди да копирам, пействам, да разширявам колони и редове. А то е толкова просто!
Селектираме областта, в която искаме да е разположен текстът (в случая жълтия правоъгълник) и отиваме в раздела Home – натискаме бутона Fill и от менюто избираме Justify.
Воала!
Бързо номериране
Един от най-честите случаи на създаване на таблица в Ексел е за списъци – на персонал, на клиенти, на адреси, на родители, които трябва да внесат 12 лева и 86 стотинки в касата на класа за нови пердета в класната стая и т.н. А всеки такъв списък трябва да си има и пореден номер. Много бърз начин да направим такъв пореден номер е като въведем началното число (в случая 1). След това доближим мишката до долния десен ъгъл на клетката докато се превърне в черно кръстче
Натискаме десния бутон на мишката, провлачваме няколко клетки надолу или настрани (достатъчни са 2-3 клетки, но ако ви се отпусне ръката – не е страшно) и без да отпускаме десния бутон – връщаме в изходно положение. Сега вече можем да пуснем десния бутон на мишката и това отваря меню, в което избираме Series…
А в това меню избраме дали номерирането да стане по редовете надясно от първата клетка (Rows) или по колоните надолу от нея (Columns). Step Value е разликата между поредните номера. В случая е едно, но може да бъде всякакво друго число, дори и дробно. Stop Value e последното число от поредицата. Ако класа има 26 деца (без братя и сестри) това число ще е 26, ако сме преброители на НСИ и трябва да обходим 638 адреса – значи 638… Разбрахте идеята.
Аз в случая съм избрал 10 и когато натиснем ОК – ето го резултатът
Разбира се, винаги можем да го направим и с формула:
Бързо копиране на (всякакви) обекти
Имаме едно сплеснато кръгче в Ексел
бързо и лесно можем да му направим копие като натиснем CTRL и без да го пускаме започнем да влачим кръгчето с левия бутон на мишката. Забележете как се появява второ по-светло кръгче.
Отпускаме левия бутон на мишката и след това клавиша CTRL и кръгчето е копирано.
Ако отпуснем първо CTRL, а след това левия бутон – просто ще го преместим
Номерът работи за всякакви обекти в Ексел – графики, клетки, област от клетки и особено е удобен за бързо копиране на някакъв работен лист. Става също и в Word, PowerPoint, Outlook. А ако провлачите по този начин някой файл в Windows explorer, ще създадате негово копие.
Бързо селектиране на всички обекти в работния лист
Понякога се случва така, че на работния лист имаме много и най-различни обекти, разположени навсякъде. На картинката по-долу имаме две кръгчета, графика и текст бокс с любопитна информация за България.
Най-бързо и лесно може да ги селектираме всичките като кликнем с левия бутон на някой от тях (в случая съм избрал дясното кръгче)
И след това натиснем CTRL + A. И резултатът е
Това бяха осем прости, но много ефективни трика в Excel за по-бърза работа. За още идеи – вижте тук. А ако работата ви е да обработвате данни в Ексел и да изготвяте от тях отчети и анализи – то задължително трябва да прочетете и за Power Query.