5 причини да научите Power Query през 2020 година

Ако обмисляте как през 2020 година да разширите своите познания за Ексел, моят съвет е да научите Power Query. Ето пет причини за това

1. Автоматизиране на повтарящи се операции

Ако вашата работа е свързана с обработка и анализ на данни със сигурност всеки месец, седмица или дори ден се случва приблизително едно и също. Получавате няколко файла с данни, от които трябва да изготвите хикс на брой отчети. За целта триете или копирате редове, колони, шийтове; добавяте формули; променяте формата на определени клетки, преименувате колони и редове, добавяте данни чрез VLOOKUP (или INDEX/MATCH), заменяте стойности с Find & Replace и прочее и прочее. Всичко това може да се автоматизира, чрез Power Query и всичко, което трябва да правите е просто да натиснете бутона Refresh, когато получите новите данни.

2. Не трябва да учите код

В ексел от десетилетия съществува инструмент, с който да се осъществи горната автоматизация. Нарича се VBA – език за програмиране с който се пишат т.нар. макроси, които извършват автоматично повторяеми дейности. Проблемът е, че VBA не е лесен за учене, ако нямате наклонност към програмирането. Не че е труден, но си е език за програмиране с неговите цикли, масиви, променливи, параметри и функции. Но Power Query е направен така, че може да направите всичко само с кликане по бутоните в лентата за бутони. Е, не точно всичко (виж по-долу).

3. Power Query се учи много лесно и бързо

За да се научите да работите с Power Query не е нужно да усвоявате нови теории, концепции или правила. Power Query е създаден, за да улесни и автоматизира действия, които потребителите на Ексел извършват ежедневно – болдираният текст в т.1 😊. Тоест работата с Power Query е същото, което правите така или иначе, само трябва да научите няколко дузини нови бутони, които да кликате. А това не е чак толкова сложно нали?

Лесното усвояване означава, че много бързо може да достигнете до ниво, на което да използвате свободно 70-80% от възможностите на този инструмент. А това ви позволява да подобрите голяма част от работата си и да спестите много време.

Останалите 20-30 % от възможностите на Power Query представляват по-сложни операции, за които е нужно да се навлезе по-дълбоко в дебрите на М (езикът за програмиране в Power Query). Което нито е задължително, нито особено трудно.

4. Отпада ограничението от 1 млн. реда

Когато максималният брой редове на един шийт беше увеличен на 1,048,576 от 16,384 това изглеждаше направо революционно. Един милион реда бяха невъобразимо висока граница. Днес те са нещо съвсем нормално.

И какво правим, когато се налага да анализираме повече от 1 млн. реда? Разделяме данните в различни файлове по месеци или тримесечия. Или прибягваме до добрия стар Аксес. Но там пък не е удобно да се прави онова болдираното в т.1.

С Power Query на теория може да обработвате и 20 млн. реда

5. Изходните данни са непокътнати

Втората част от името на Power Query означава заявка точно защото вие правите именно това – заявка каква част от изходните данни да ви върне Ексел под формата на таблица. Простичко казано – когато натиснете бутона за изтриване на колона, вие не я изтривате в изходния файл, а указвате на Ексел да ви даде копие на всички колони без въпросната.

Подобно е на SQL, с тази разлика, че SQL изисква данните да са подредени и структурирани, а Power Query ви ги подрежда и структурира, колкото и да са разбъркани.

Всеки, който е съсипвал изходните данни необратимо и така си е докарвал много нови часове работа ще оцени това. Дано да съм единственият такъв, но нещо ми подсказва, че надали.

Публикувано в 5 минути Power Query с етикети , . Постоянна връзка.