Ако ви се струва странно да има статия за голям PowerPoint файл в блог за Ексел, нека ви припомня, че преди време публикувах статия за това как се получават огромни Excel файлове, защо това е проблем и как да се справим с него (ако сте я пропуснали: 6 причини за голям файл в Excel).
Е, оказва се, че същото се случва и с PowerPoint — само че малко по-тихо. Отваряте презентация, която по спомен беше “20 слайда с малко картинки”, и изведнъж се оказва, че файлът всъщност е 40 мегабайта. Имате затруднения да я пратите по мейл, отваря се бавно, забива. Добрата новина е, че само с няколко клика и за няколко минути може да решите голяма част от проблема.
В тази статия ще три от възможните причини за раздуване на обема на PowerPoint файл — и как да ги отстраним. От моя опит, на принципа „80/20“ те решават голяма част от проблема. Но нека първо да видим
Как се получава голям PowerPoint файл?
Причините са няколко и често се наслагват:
- Вмъкваме снимки с висока резолюция, често направо от телефона.
- Копираме слайдове от други презентации (всяка с различни шаблони в Slide Master).
- Вмъкваме диаграми от Excel (а с тях и цялата Excel таблица).
- Добавяме “временно” слайдове, които никой после не маха защото, видиш ли, може да потрябват.
На пръв поглед нищо от това не е грешка, но си има последствия – обемът на файла нараства експоненциално и достига невероятни размери. Днес не е необичайно да работим с презентация, чийто обем е 20, 30 дори 40 мегабайта. Съвременните компютри са достатъчно мощни, а цената на хардуера – достатъчно ниска, за да не ни създават големите файлове затруднение. Но ако презентацията трябва да се споделя, архивира, качва в CRM или Teams — големината започва да има значение.
Ето някои проблеми, които може да имате с голям PowerPoint файл:
- не минава по мейл. Значението на този проблем намалява, защото все по-малко организации практикуват обмяна на файлове, вкл. презентации по имейл. Все повече се използва добрата практика файлът да се съхранява на общодостъпно място, например one-drive и да се споделя връзката към него. И все пак има достатъчно случаи, в които трябва да изпратите презентацията по мейл
- зарежда се бавно на лаптопи с по-малко RAM. По-големият проблем е, когато се зарежда бавно на телефона на шефа, който на всичкото отгоре е на летището в Бантустан, където интернетът не е от най-бързите
- затруднява редактиране при съвместна работа. Идеята файлът да е споделен на one-drive е да могат няколко души от екипа да работят едновременно по презентацията. Но когато тя е голяма – започва да работи по-бавно за всички
- създава ненужен товар на сървъри и облачно пространство. Все повече компании преминават към облачни услуги и съхраняване на данните в облак. Това може да е много изгодно на теория, но на практика, ако в облака се съхраняват презентации от по 50-100 мегабайта, много бързо фирмата ще започне да плаща за излишен обем файлове.
- В крайна сметка поддържането на адекватен обем на файловете е един вид хигиена на работата. Също като с личната хигиена – днес медицината е достатъчно напреднала и имаме лекарства за голяма част от болестите. Но всички лекари са единодушни, че редовното миене на ръцете е най-важната превантивна мярка. Така и вие като се грижите да не произведете голям PowerPoint файл, всъщност вземате превантивни мерки срещу по-сериозни проблеми.
Добрата новина е, че не е нужно да оптимизирате всеки слайд до съвършенство. На практика 3 причини обясняват поне 80% от всички “презентации чудовища”. Ще ги разгледам по-долу и ще използвам един примерен файл от само 20 слайда, който в началото е над 40 мегабайта.
1. Снимки с голяма резолюция
Първата и най-честа причина. Вмъкваме снимка от телефона Тили интернет, без да проверим колко тежи. А снимка от смартфон може спокойно да е 5–10 мегабайта.
PowerPoint по подразбиране не компресира изображенията. Това значи, че всеки пиксел остава в пълна резолюция, дори ако снимката е намалена на слайда. Ето как само с няколко снимки създаваме голям PowerPoint файл.
Какво можем да направим?
Компресираме всички изображения в презентацията наведнъж:
- Избираме произволна снимка.
- В лентата с бутони отиваме на: Picture Format > Compress Pictures
1. Махаме отметката Apply only to this picture (за да важи за всички).
2. Избираме подходяща резолюция – например “Email (96 ppi)” или “Web (150 ppi)”.
3. Цъкаме ОК и в зависимост от броя и обема на снимките ще трябва да почакаме няколко секунди.
4. Най-накрая – Save и можем да проверим с колко се е намалил обемът на файла
Чудо! Сега презентацията ни е само 10 мегабайта. Това е намаление с цели 75%.
Не очаквайте обаче винаги ефектът да е толкова значим. Много често повечето от снимките са компресирани доволно добре и намалението е нищожно. Тогава следва да се провери втората възможна причина.
2. Неизползвани шаблони в Slide Master
Една от приятните функционалности на PowerPoint е възможността в менюто Slide Master да си създадем шаблони, т.е. предварително оформени слайдове, които да използваме впоследствие (на английски се наричат Layouts). Това значително улеснява форматирането и оформлението на презентацията. Имайте предвид, че вградените в самия PowerPoint темплейти на презентации могат да съдържат десетки такива шаблони. Ако пък ползвате корпоративен формат на презентация, особено, ако е разработен от някоя агенция, като нищо може да имате и над сто. Хората правят да има за всякакви случаи. Да, но така самият темплейт, дори празен, е десетки мегабайти.
Нещата стават още по-лоши, когато копираме и комбинираме слайдове от различни PowerPoint файлове. С пействането на само един слайд от едни файл в друг ние прехвърляме всички шаблони (Slide Masters), дори ако не ги използваме. Така се натрупват десетки оформления, които само увеличават размера.
Затова е хубаво да изтриваме неизползваните шаблони, за да намалим обема на файла.
Ръчен начин:
1. Отиваме на View > Slide Master.
Менюто Slide Master прилича на нормалния изглед на PowerPoint. Само че тук не създаваме слайдовете на презентацията, а шаблоните.
3. Преглеждаме всички шаблони и layouts вляво. Просто доближаваме мишката до някой от тях и ни се показва кои слайдове използват съответния шаблон
4. Изтриваме тези, които не се използват. Честно казано по-бързо и удобно е направо да почнем да трием. PowerPoint няма да ни позволи да изтрием шаблон, който е в употреба — така че спокойно.
Много често изтриването на неизползвани шаблони в Slide Master-а намалява брутално много обема на файла. Вече ви казах, че презентацията, която ползвам за примера има 20 слайда. А шаблоните са … над 70!
Има обаче една неприятна новина – PowerPoint не предлага автоматичен начин да изтрием наведнъж всички неизползвани шаблони. А да го правите на ръка, уверявам ви, не е приятно.
Затова с помощта на моя добър помощник ChatGPT си написах едно макросче, с което да трия неизползваните шаблони наведнъж.
Автоматичен начин
Този макрос обхожда всички layouts в Slide Master-а и се опитва да изтрие всеки от тях. Ако се окаже, че конкретният шаблон се използва – оставя го и минава на следващия.
Sub DeleteUnusedLayoutsAndMasters()
Dim i
Dim j
Dim master
Dim layout
‘ First: try deleting all custom layouts
For i = ActivePresentation.Designs.Count To 1 Step -1
Set master = ActivePresentation.Designs(i).SlideMaster
For j = master.CustomLayouts.Count To 1 Step -1
On Error Resume Next
master.CustomLayouts(j).Delete
On Error GoTo 0
Next j
Next i
‘ Then: delete any Slide Master that has no layouts left
For i = ActivePresentation.Designs.Count To 1 Step -1
Set master = ActivePresentation.Designs(i).SlideMaster
If master.CustomLayouts.Count = 0 Then
ActivePresentation.Designs(i).Delete
End If
Next i
MsgBox „Unused layouts and empty masters have been deleted.“
End Sub
Как да използвате макроса?
1. Копирате кода по-горе
2. Отивате във вашата презентация в PowerPoint (не е нужно да сте в Slide Master) и натискате клавишната комбинация Alt + F11
3. Това ще отвори VBA менюто. Там от Insert > Module отваряте нов модул (едно бяло поле отдясно)
4. Пействате кода там
5. Стартирате макроса с F5 и оставяте PowerPoint да си свърши работата.
Когато видите това съобщение – значи сте готови. Потвърдете с ОК.
Следващата стъпка е да запазите файла, но понеже сложихме макрос в него PowerPoint ще поиска да го запазите във формат, съвместим с макроси – pptm и няма да ви позволи да го запазите в обикновения формат pptx.
Принципно няма никаква разлика между двата формата, просто единият е за макроси. Но с pptm файл Може да имате проблем обаче с политиката за сигурност на вашата компания. За да нямате главоболия аз препоръчвам преди да запазите файла да се върнете във VBA редактора (с Alt + F11) и да изтриете макроса.
За съжаление няма да стане като просто изтриете текста. Не работи така. Трябва да премахнете самия Module1. Просто натиснете с десен бутон върху него и изберете Remove Module1 (или който е там по ред).
Тук сте твърдо Нйе, след това затваряте VBA редактора и вече може да си запазите файла.
Накрая да проверим ефекта от цялото това изтриване. В нашия конкретен случай не е кой знае какво. Значи остава да проверим третата възможност
3. Скрити секции и слайдове
Секциите в PowerPoint са отличен начин да организираш дълги презентации. Ето как се създават и свиват:
1. Избираме слайд, от който да започне новата секция (в лявата лента).
2. Десен бутон върху него (в лявата лента) и избираме Add Section (Добавяне на секция).
Ще се появи поле, където можем да въведем име на секцията. Потвърждава се с Rename.
Резултатът е, че всички слайдове под този слайд ще са в новата секция (до следващата секция или до края).
Удобството на секциите е, че като кликнем два пъти с левия бутон върху името на секцията и тя се „свива“ подобно на групирането в Excel:
Така слайдовете от секцията остават скрити на пръв поглед и не се „пречкат“, когато работим с другите. Идеята на такива секции е да съдържат снимки, икони и други графични обекти, които да ползваме за слайдовете. Или са слайдове, които някога са били използвани и сега не искаме да ги трием, защото може пак да ни поискат да ги покажем. Само че никой не си ги иска и те само раздуват обема на файла.
Проблемът е, че тези слайдове често съдържат:
- много снимки,
- вградени обекти,
- копирани диаграми от Excel,
- и други визуално тежки елементи.
Дори и да сте компресирали изображенията, бройката си е бройка – 20 скрити слайда с по 2 снимки са си 40 картинки, които PowerPoint пази.
Затова прегледайте такива скрити слайдове и секции и преценете дали са ви нужни. Ако не – изтрийте ги. Ако да – помислете дали могат да се изнесат в отделен файл.
След изтриването на слайдовете от тази секция, обемът на файла спадна до 7.4 мегабайта, което е с 25% от предишния обем 9.8 мегабайта.
7.4 мегабайта за презентация от 20 слайда със снимки и графики си е добре. Със сигурност много по-добре от 43 мегабайта.
Заключение
В тази статия видяхме кои са причините презентация да се превърне в голям PowerPoint файл и лесно да достигне размер на файла от десетки мегабайти. Но също така видяхме, че ако оптимизирате:
- изображенията,
- шаблоните в Slide Master,
- и скритите секции със слайдове —
…ще намалите размера на презентацията с поне 50%, а често и 80–90%.
Разбира се, има и причини:
- Вградени Excel диаграми (всяка носи цяла работна книга);
- Вградени видеа или аудио файлове;
- Използване на SmartArt и 3D модели;
- Вградени шрифтове (fonts);
- Анимирани GIF файлове;
- Copy-paste от PDF документи с векторни елементи.
Но ако се справите с голямата тройка — изображения, шаблони и скрити слайдове — ще сте решили 80% от проблема. Останалото е козметика.
На пръв поглед тази статия не показва начин да се спести време или да се направи нещо интересно. Но от опит знам, че малки усилия, прилагани с постоянство във времето се отплащат богато и пребогато. Каквото е посланието и на този слайд
