До края на м. Юли 2020 голяма част от потребителите на Офис 365 ще получат важен ъпдейт на софтуера, който ползват. Най-после в тяхната версия на Ексел ще бъдат налични две новости, по които буквално пощуря Ексел общността в последната година и половина:
- Dynamic array функциите – FILTER, SORT, SORTBY, UNIQUE, SEQUENCE and RANDARRAY, които обещават да направят малка революция в начина, по който обработваме данни в Ексел.
- Функцията XLOOKUP – нещо като подобрена версия на VLOOKUP и INDEX/MATCH едновременно
На този фон някак си незабелязана остава една дребна, но за мен лично изключитолно полезна новост, която ще представя в следващите редове. За демонстрация ще използвам файл с данни за банките в България към 31.03.2020, достъпен на сайта на БНБ.
Въпросната добавка се нарича Workbook Statistics и стои скрита в секция Proofing на Review таба:
Когато натиснем това семпло и незабележимо на пръв поглед бутонче, появява се кратка статистика за данните във файла:
Какво ни казва тя?
Current Sheet (текущ работен лист):
- End of Sheet – коя е последната клетка на текущия шийт. В случая FH1501
- Cells with data – в колко от клетките има данни (не са празни) – 1235
- Tables – колко ексел таблици има в шийта. Е, няма
- Formulas – в колко от клетките има формули (и такива няма)
Workbook (данни за файла, в който се намираме)
- Sheets – колко шийта има във файла. В случая 24, колкото са банките и клоновете на чужди банки в България
- Cells with data – броят на клетките, в които има данни, но в целия файл (6466)
- Tables – колко ексел таблици има в шийта
- Formulas – в колко от клетките има формули (и такива няма)
Накратко Workbook Statistics предостава бърз и удобен начин да разберем малко повече за нашия файл. Това може да бъде полезно, за да се ориентираме в качеството на данните, с които разполагаме.
Например – броят на шийтовете е точно колкото трябва да бъде, защото всеки един от тях представя данните за една банка. Ако е по-голям или по-малък от 24 – нещо не е наред.
По-наблюдателните може би са забелязали и нещо странно – във всички 24 шийта на файла има общо 6466 клетки с данни. А в тещущия – 1235. Тоест повече само един шийт съдържа около 20% от данните във файла. Нещо не е наред и адресът на последната клетка в текущия шийт ни подсказва какво може да е то – тя се намира твърде далеч в колона FH, ред 1501.
С клавишната комбинация CTRL + END можем да отидем на края на шийта и да видим какво става:
Виждаме, че в цялата колона FH има само единици, което не изглежда много логично. Добре е да се провери какви са тези единици и ако не са нужни да се изтрият. Това ще разтовари файла от излишни данни и с него ще се работи по-леко и бързо.
В интерес на истината, Workbook Statistics не е единственият, и дори не е най-добрият начин да анализираме съдържанието и структурата на файла, с който работим. Но е бърз и удобен и ако файлът ви работи бавно – погледнете първо тук. Току-виж се оказало, че по някакви неведоми пътища изведнъж сте въвели няколко десетки хиляди формули.