Индексен шийт (Index sheet)

Създаването на индексен шийт е една добра практика, която се пренебрегва масово, може би от почти всички работещи с Ексел. В настоящата статия ще ви покажа ползите от един такъв шийт и как можете да си направите такъв.

Индексен шийт: Какво представлява и защо е важен?

Това е шийт, който стои обикновено в началото (най-отляво) на работните листове във файла и съдържа като минимум: списък на работните листове, кратко описание и линк към всеки един от тях. Ето например как може да изглежда той:

Един такъв индексен шийт преди всичко спестява време:

  • на този, за когото е предназначен файлът – да се запознае и ориентира в него и да разбере къде каква информация има, къде са данните и къде изчисленията. От горната картинка например веднага се разбира, че файлът съдържа географска и историческа информация за България, каква е тя и в кой работен лист какво има.
  • на този, който е правил файла, да си припомни след време какво и как е направено
  • на колегата, който ни замества по време на лятната отпуска – да знае основните стъпки в изготвяне на седмичния отчет и да не ни звъни през 15 минути докато сме на плажа 😉

Освен това линковете улесняват преминаването между шийтовете, което също спестява време.

На второ място, наличието на индексен шийт прави много добро впечатление, защото демонстрира професионално отношение към работата и внимание към детайла. Фактът, че сме се постарали файлът да е удобен и лесен за ползване често носи „лесни точки“ пред нашите началници и бизнес партньори.

И накрая, но не по значение – когато имаме индексен шийт, ние имаме известна възможност да контролираме как потребителят разглежда файла. От къде започва и в коя част на всеки работен лист попада най-напред. Това ни дава една идея по-добра възможност да разкажем своята история по максимално добър начин за минимално време.

Разбира се, създаване на индексен шийт има смисъл за по-големи файлове, които съдържат много шийтове и сложни модели на изчисление. Как точно да изглежда той и какво точно да пише в описанието зависи от спецификата на самия файл. Сега ще обясня как да си направите линковете към отделните работни листове, а в тази статия – може да видите как 5 начина да създадете списъка с имената на шийтовете.

Линкове – първи начин

По-известният и по-често използван начин за създаване на линкове е, чрез менюто Insert Hyperlink. За да го отворим, отиваме на клетката, в която искаме да има хиперлинк, кликаме с десния бутон и избираме Link (клавишната комбинация за това е CTRL + K)

Когато се отвори менюто Insert Hyperlink, най-напред избираме Place in This Document, след това работния лист, клетката в която искаме да ни води хиперлинкът и накрая текстът, който да се показва в клетката, от която тръгваме. Последователността на действията е показана на картинката по-долу като в случая линкът ни води към клетка А1 на шийт ‘cities’, а в изходната клетка е въведен текстът ‘===>’, наподобяващ стрелка.

Когато дадем ОК, нашият линк е готов. Ексел автоматично го форматира в синьо с подчертаване, за да наподоби линковете в интернет.

Така описаната процедура следва да се повтори за всички шийтове от файла.

Предимствата на този метод са в неговата сравнителна простота – достатъчно е да се запаметят 2-3 стъпки, да ги преминем няколко пъти и създаването на хиперлинкове става почти автоматично.

Големият недостатък е невъзможността да се автоматизира процесът. Ако имаме 20 шийта, ще трябва да минем ръчно през стъпките 20 пъти.

Линкове – втори начин

Ако искаме да избегнем повтарянето на едно и също 20 пъти, трябва да използваме функцията HYPERLINK. Както подсказва името, тя създава линк към съседен шийт, друг файл или интернет страница.

Синтаксисът на функцията е прост:

HYPERLINK(връзка, [текст за показване])

Връзка – това е именно линкът към файла или страницата, които искаме да се отворят и е задължителен параметър

Текст за показване – какво да пише в клетката, от която тръгваме. Ограден е с квадратни скоби, защото това е незадължителен параметър. Ако липсва, тогава се изписва (повтаря) текстът на връзката.

Примери:

=HYPERLINK(„http://www.bnb.bg/“;“BNB“) – ще отвори сайта на БНБ

=HYPERLINK(„http://excel-do.com/“;“excel-do“) – отваря един от малкото блогове за Ексел на български език

=HYPERLINK(„C:\Documents\Book1.xlsx“;“Book1″) – отваря файл с име Book1, който се намира в папката Documents на устройство C:

Когато създаваме връзка към друг шийт в текущия файл, обаче, има една особеност – за адрес на файла се използва знакът “#”, т.е. =HYPERLINK(„#cities!A1″;“====>“) ни води към клетка А1 в шийт ‘cities’, както е показано на долната картинка:

А за да автоматизираме създаването на много линкове, трябва да създадем формула, която използва името на шийта от колона В като параметър:

Следващата стъпка е да се копира формулата до долу с най-обикновен Copy/Paste.

А за да придобие завършен вид нашият индексен шийт, добе е да добавим линк към началото във всеки от другите шийтове.

Освен бързото размножаване на линковете, функцията HYPERLINK има и две други важни предимства:

  • По-бързо се правят промени. Представете си например, че вашият мениджър не хареса импровизираната стрелка („Какво е това „====>“ бе?. Ами че напиши си като човек „Цъкни тука“ да те разберат всички“). При първия начин ще трябва да минете през всеки един линк и да го промените. Но ако използвате функцията HYPERLINK – тогава с Find & Replace ще смените текста за секунди. Същото важи и при промяна на името на шийт.
  • Може да извлечем хиперлинка от формулата с помощта на комбинации от функции като FORMULATEXT, LEFT, MID, RIGHT

Заключение

Когато създавате и изпращате на някой друг сложни файлове с множество шийтове, създаването на индексен шийт може да бъде много полезно и да придаде професионален и завършен вид на файла. Един от елементите на такъв работен лист са линковете към другите шийтове, които могат да бъдат създадени по два начина. Всеки от тях си има предимства и недостатъци, но аз препоръчвам за тази цел конкретно използването на функцията HYPERLINK.

Публикувано в Хитрини. Постоянна връзка.