Как да се науча да работя добре с Ексел

Често ми задават въпроса – „Как да се науча да работя добре с Ексел?“. Понякога този въпрос звучи по-различно – Как съм станал майстор на Ексел?

Честно казано чак такъв майстор на Ексел не съм. Просто поназнайвам малко повече от неговите възможности, което ми позволява да работя бързо и ефективно. Истината е, че всеки би могъл да се научи, ако следва три простички правила, които наричам ЧЧЧ (не го бъркайте с танца Ча Ча Ча)

Човъркане

Точно така го формулира в края на миналия век един приятел. Обичаше да казва „Уча се със човъркане“. От него придобих навика да натискам бутоните на Ексел просто, за да видя какво ще стане. Знаете ли, че  Excel има над пет хиляди бутона, които могат да бъдат кликнати? Всеки от тях прави нещо и аз не се свеня да ги натискам, дори безразборно. Ето така научих, че в Ексел мога да създам собствени (custom) цветове 

Често си човъркам и из формулите на Ексел, за да видя няма ли някоя, която да ми предложи нещо интересно. Като функцията N например.

Особено много съм научил като човъркам из файловете на други хора. Забелязал съм, че много малко потребители на Ексел го правят. Голям пропуск от тяхна страна. Когато получа файл, правен от друг човек, аз като правило го разглеждам набързо. Минавам през формулите и графиките, оглеждам форматирането, търся нещо, което не знам или знам, но не използвам. Всеки файл носи ноу-хауто на човека, който го е направил. Когато го разглеждам, аз научавам страхотни  идеи какво може да се направи с Ексел. Считам това за един от най-ефективните начини, по които съм се научил да работя добре с Ексел.

Четене

Човъркането е хубаво, но то е по-скоро хаотичен процес. За да се натрупат бързо знания или да се навлезе в дълбочина, добре е да се ползва и по-структуриран подход. Тоест да се чете.

Днес това е изключително лесно. Имаме богат достъп до най-различни алтернативи – книги в амазон или Microsoft press, блогове, а също и клипове в ютуб, курсове в сайтове като udemy и edx.

Литературата (вкл. видео) за Ексел е буквално цяло море. Невъзможно е да се изчете всичко. Затова ще дам само няколко насоки и препоръки, които в никакъв случай не са изчерпателни.

1. Книги

Според мен е изключително полезно (да не кажа задължително) да се прочете поне една книга по следните теми:

    1. Общо ръководство за работа с Ексел. Примерна книга: „Excel 2016 Bible“, автор John Walkenbach. Или „Microsoft Excel 2019 Inside Out“ на Bill Jelen. В зависимост от версията, на която работите може да потърсите книга за нея
    2. Формули на Ексел. Никой не може с чиста съвест да каже „Аз работя добре с Ексел!“, ако не владее функциите и формулите. Аз съм се учил от книгата „Excel 2003 formulas and functions“ на John Walkenbach. Този автор има такава книга практически за всяка една версия на Ексел след това. Смело скачайте на която е най-близо до текущата ви версия на Ексел и няма да сгрешите
    3. Пивот таблици. Считам, че най-добрата книга по тази тема е от Bill Jelen – „Pivot Table Data Crunching“. И тази книга е налична за различни версии на Ексел, това е линк към версията за 2016.
    4. Power Query. Тук класиката е “M is for (data) Monkey” на Ken Puls и Miguel Escobar. Страхотна книга, която на достъпен език води читателя от А и Б на Power Query до неговите най-тънки тънкости. През април 2020 се очаква второто издание. Друга книга, която излезе в края на 2018 е „Collect, Combine, and Transform Data Using Power Query in Excel and Power BI“ от Gil Raviv. Авторът е работил в екипа, създал Power Query, което смятам, че изчерпва всичко за нейните достойнства.
    5. Power Pivot. Тук класика засега си остават книгите на Rob Collie. Няколко са и която и да прочетете, няма да сгрешите. „Learn to Write DAX“ и „Supercharge Excel“ на Matt Alington са други две книги, които силно препоръчвам. Ако искате да навлезете в най-дълбоките дебри на DAX (езикът, на който се пишат формули за Power Pivot), трябва да прочетете нещо от Alberto Ferrari и Marco Russo. Например още съвсем топлото издание на „The Definitive Guide to DAX“. Двамата италианци са сред най-големите експерти по темата, но наистина са тежка артилерия, затова по-добре е първо да минете през някоя книжка на Роб Колие или Мат Алингтон. Заслужава си да отбележим и българския принос по темата – „Applied DAX with Power BI“ на Teo Lachev
    6. VBA. Макросите са тема, по която са изписани тонове литература. Но аз ще ви препоръчам една малка книжка, която дава необходимия минимум и (обърнете внимание) е на български език: VBA for Microsoft Excel – електронна книга на Боряна Петрова. На достъпен език с прости примери книгата ще ви научи как да създавате и редактирате макроси. Това, разбира се, не е всичко, което трябва да знаете за VBA, но е напълно достатъчно като начало. Ако искате нещо по-задълбочено, потърсете книга по темата от John Walkenbach, Bill Jelen или Michael Alexander

2. Блогове

Книгите предлагат структурирано знание, което обхваща функционалностите и менютата на Ексел, но в блоговете, посветени на Ексел, могат да се намерят готови решения на всевъзможни практически проблеми.

Проблемът е, че блоговете и сайтовете за Ексел са буквално хиляди. Не могат да се четат всички. Ето списъкът с тези, които аз чета редовно или преглеждам, когато имам нужда от решение за някакъв казус.

  • https://chandoo.org/wp/ – сайтът на Пурна Дугирала, по-известен като Chandoo. Неговата мисия е да ни направи факири на Ексел и той буквално няма спирачка. На сайта можете да намерите стотици статии, трикове, видеа, казуси, курсове, файлове за сваляне и какво ли още не. Дори и да не четете следващите сайтове в списъка, този ви е напълно достатъчен. Но все пак, прегледайте и другите 😊
  • https://exceljet.net/ – Формулите са основата на Ексел. Ако овладеете тях – всичко останало е много по-лесно. А Дейв Брунс и съпругата му Лиза са специализирали своя сайт именно във формулите. Тук можете да намерите над 500 примери за формули в Ексел, много съвети, трикове. Има и специална секция за пивот таблиците. Определено не бива да го пропускате
  • https://www.myonlinetraininghub.com/ – още един семеен сайт. В него Минда и Фил Трейси споделят огромно количество знание за ексел – блог, форум, безплатни (и платени) курсове и уебинари, разширения за Ексел. Само време да има човек да чете и попива
  • https://excelguru.ca/ – Кен Пълс е един от ветераните ексел блогъри. Но на сайта му има и уникален форум, в който ежедневно се задават много въпроси и съответно получават интересни отгвори.
  • https://excelk.com/en/ – сравнително неизвестен, но много интересен сайт на  един комшия – Славко Вуйнович от Сърбия. В него ще намерите над 300 кратки статии (Славко ги нарича „рецепти“) от всякакви области на Ексел. Малки трикчета за всякакви нужди
  • ablebits.com – Това е сайтът на една беларуска софтуерна фирма, която разработва приложения и предлага обучения за продуктине на Майкрософт. Блогът им съдържа десетки статии не само за Ексел, но и за Word, Outlook и дори Google sheets.

Смятам да спра до тук. Ако не ви е достатъчно, може да прегледате този списък с 50 топ блога за Ексел

3. Youtube

В днешно време е нормално да се учи от клипове, вместо с четене. Няма да навлизам в дискусията за плюсовете и минусите на клиповете, просто ще ви дам три ексел ютубъра, от които можете да научите много.

  • Mr. Excel – каналът на споменатия вече по-горе Бил Джелен. Ще кажа само, че прякорът, който си е измислил нито е случаен, нито е незаслужен
  • Leila Gharani – Ако има човек, който може да обясни на 5-годишно дете и най-сложните концепции в Ексел, това несъмнено е Лейла. Сайтът й XelPlus също е много полезен
  • Excel is fun – Като се замисля, Майк Гървин е човекът, който ще се справи с обясненията на 5-годишното дете, ако Лейла не успее. В канала си той предоставя безплатно обучение по ексел с 3000 видеа на всякакви теми

Час на ден

Третият елемент от моята система, който ми позволява наистина да работя добре с Ексел, можеда се нарече и „Често“. Ученето е като плуване срещу течението на река – когато спреш, отнася те назад. Затова не може да бъде еднократно действие. Трябват си системни занимания. Моят съвет е да си отделите някокво време през деня, което да е за учене в Ексел. Може да не е по един час на ден. Може да са 15 минути. Или два часа 😊.

Може да не е всеки ден, а през ден или два пъти седмично

Важното е да сложите в графика си някакво време, през което да човъркате, да четете или просто да опитвате да решите някой казус.

Тук много е важно заниманията да не са самоцел. Например „Ще изгледам по едно видео на ден“ или „До края на месеца ще изчета всички статии в excel-do“. От това няма много смисъл.

Опитайте се да намерите конкретно приложение на това, което сте прочели или видели.

Запитайте се може ли да подобрите нещо в работата си. Например:

  • „Как да съкратя времето за изготвяне на еди-кой си отчет на половина?“
  • „Имам база данни с всички продажби за последните 3 години. Как да я анализирам, за да открия нещо, което не знам за клиентите/продуктите/търговците?“
  • „Нашият месечен отчет за резултатите съдържа много таблици и текст. Има ли по-добър начин за представяне на информацията, например чрез графики?“

Може да се опитате да отговорите на въпрос в някой от форумите за Ексел, които посещавате. Не е нужно да го публикувате. Опитайте се да намерите решение на този проблем.

Може да предложите помощ на колега, който има някакъв казус с Ексел. Може да направите и свой блог за Ексел, където да споделяте знанията си. От отлично осведомен източник знам, че написването на една статия е свързано с много подготовка, четене, сверяване, пробване на различни варианти. А това носи нови знания.

Накратко – съчетавайте теорията с практика, за да затвърдите това, което вече знаете и да учите нови неща.

Вместо заключение

Благодаря ви, че имахте търпението да изчетете всичко до тук. То представлява кратък синтез на целия ми опит в Ексел. Не знам колко добре работя с Ексел аз лично. Да кажем справям се. Но ви гарантирам, че системата работи безотказно и ще ви позволи бързо да разширите своите знания и умения.

Но съм сигурен, че много от вас си задават въпроса: „А как да намеря време за такива глезотии като съм заринат от работа?“

Тук ще ви споделя една истинска история от живия живот.

Мой приятел ме помоли да му покажа за какво се използват пивот таблиците. Речено-сторено, седнахме един ден и стъпка по стъпка му споделих как ги използвам в работа си.

Още на момента му хрумнаха половин дузина идеи как да си улесни живота. От теорията преминахме към търсене на решения на негови конкретни казуси. И така след няколко часа той си тръгна със светнал поглед (тук не съм сигурен дали погледът не светеше от хмеловите напитки, с които разхвасвахме гърла по време на дискусията).

Мина се известно време и приятелят ми звъни:

– Човек, задължен съм ти много, че ми показа как да работя добре с Ексел. Сега с тия пивот таблици работа, която преди вършех с часове, става за минути. Вчера следобед шефът ми поиска едни изчисления за пет години назад по клиенти и продукти. Каза ми: „Ако успееш до утре до края на деня да го направиш, ще съм ти безкрайно благодарен.“ А аз бях готов след един час!

 – И какво?

 – Ами как какво. До края на деня четох за Power Query в твоя сайт, а справката изпратих на шефа днес сутринта. И той доволен, и аз научих нещо ново, което ще ми спести още време.

Звучи като добра идея за намиране на време, а? Но ако ви хване шефът, не сте я научили от мен 😊

Публикувано в Хитрини с етикети , . Постоянна връзка.