20 принципа за ефективна работа с Ексел

Статия със съвети за ефективна работа с Ексел беше сред първите, които планирах, когато създадох блога. Защото нито доброто познаване на формулите в Ексел, нито най-различни хитрини, които знаете могат да гарантират ефективна работа с Ексел, ако файловете, които създаваме не са изградени на здрава основа.

Отлагах дълго време, защото не е лесно да се обобщи всичко, което считам за важно. Но наскоро на сайта на Института на Дипломираните Счетоводители на Англия и Уелс прочетох техните 20 принципа за добра работа с електронни таблици и считам, че те казват всичко. Можете да свалите документа на английски от тук. А по-долу съм направил превод на български с кратък коментар от мен на всеки един от принципите

Организационни

  1. Определете каква е ролята на електронните таблици в бизнеса Ви и планирайте стандартите и процесите за електронните таблици

Ако във вашия бизнес използвате Ексел просто като един по-мощен калкулатор, или само колкото да си поддържате подредени списъци със задачи за деня – то дори няма нужда да четете по-надолу. Но ако Ексел е основният инструмент за изготвяне на справки, планове, анализи, оферти, ако го ползвате като база данни за различни цели или за складова програма, то трябва да се уверите, че файловете ви са създадени и поддържани по начин, който няма да постави под риск дейността на фирмата. Как да стане това – продължавайте да четете.

  1. Приемете стандарт за Вашата организация и се придържайте към него

Трябва да има ясни, известни на всички (и спазвани, разбира се) правила за създаване, промяна, споделяне, копиране и т.н. на Ексел файлове. Например да се въведе правило критични файлове, които се ползват от много хора да се отварят с парола.  Така само тези, които ги изготвят могат да ги променят, което не пречи на другите потребители да ги отварят и ползват данните от тях.

  1. Уверете се, че всеки, който участва в създаването или използването на електронни таблици, притежава подходящо ниво на познания и компетентност

Това правило препраща към друг документ на ICAEW – „Spreadsheet Competency Framework”. Препоръчвам да го прочетете и него. Накратко – в зависимост от начина, по който работят с Ексел, различните потребители трябва да притежават различни минимални познания.

  1. Съвместна работа, споделяне на собствеността върху електронните таблици, независима проверка

Тук се има предвид, че колкото по-сложен и важен за дейността на фирмата е един файл, толкова по-важно е той да не е „в ръцете” само на един служител. Добре би било такъв файл да бъде съвместно обмислян, разработван, проверяван и тестван.

Дизайн и изграждане на файловете

  1. Преди да започнете, убедете се, че електронната таблица е подходящият инструмент за задачата

Ексел може почти всичко, но не винаги той е най-ефективното решение. Например за управление на склад, по-добре да се използва база данни (Аксес?), а за счетоводство – някой от многобройните счетоводни софтуери, предлагани на пазара. По друг начин казано – за ефективна работа с Ексел, избягвайте да  го използвате за несвойствени за него дейности.

  1. Определете аудиторията

Ако дадена електронна таблица е предназначена да бъде използвана от други потребители, дизайнът трябва да улесни това. Например да има указания как да се ползва файлът, описание на основните термини и логиката на формулите. Хиперлинкове могат да улеснят придвижването между шийтовете, а поставени бележки и коментари на подходящи места да насочват потребителя как да работи с файла.

  1. Включете работен лист „За“ или „Добре дошли“, за да документирате електронната таблица

Един такъв шийт ще улесни значително всеки, който не познава файла да се ориентира в него. Той може да съдържа списък с шийтовете и кратко обяснение за какво служи всеки от тях, обяснение на основните термини, формули, легенда на цветове, указания как да се работи с таблиците и графиките и т.н.

  1. Дизайн с дългосрочна перспектива

Файловете трябва да са направени така, че да позволяват  лесна и безпроблемна промяна и модификация. Да се подсигури, че при добавяне или изтриване на данни формулите ще отразят коректно промяната. Това е важно за ефективната работа с Ексел, защото всъщност промяната, преправянето и последващото тестване и търсене на евентуални грешки са сред най-честите причини за загуба на време.

  1. Съсредоточете се върху целта

Когато работим с Ексел, нашата цел не е да прилагаме VLOOKUP или пивот таблици, а да изчислим нещо, да намерим стойност в някакъв списък или да покажем някаква тенденция. Затова винаги, когато някой се обръща към мен за помощ в Ексел, аз започвам с въпроса: „Какво искаш да постигнеш?”. И като разберем какво искаме да постигенем, чак тогава започваме да мислим кой от многобройните инструменти на Ексел е най-подходящ за целта.

  1. Разделете и ясно обозначете входните данни, изчисленията и резултатите

Тук ще си позволя да перифразирам великия Браян Клъф: Не казвам, че това е най-важният принцип, но със сигурност е в Топ1.

Колко време и излишни нерви съм похабил докато го осъзная – само аз си знам. Най-просто казано – почти всичко, което правим в Ексел има три ясно разграничими компонента – входни данни, изчисления и краен резултат. Те трябва да са разделени, по възможност на различни шийтове. Така, ако ви се наложи да изтриете ред или колона, за да оформите по-добре своя отчет, няма риск да изтриете някакви входни данни

  1. Еднаква структура

Използвайте едни и същи колони и редове за едни и същи неща в различни файлове и шийтове. Ако отчетните данни са в област от 20 реда и 12 колони, такава област трябва да се използва и за бюджетните.

Това ви гарантира ефективна работа с Ексел, защото данните се въвеждат, променят и преглеждат много по-лесно.

  1. Еднакви формули

На един ред или колона формулите трябва да са еднакви, за да е по-лесна промяната и проверката.

  1. Възможно най-кратки и прости формули

Дългите и сложни формули, при които няколко функции се влагат една в друга са трудни за възприемане, корекция и поддържане. Затова трябва да се избягват. Използвайте помощни колони/редове, вместо да правите сложни изчисления в една клетка

  1. Никога не използвайте във формула нещо, което може да се променя или трябва да се променя

Вижте долната картинка. Ако валутният курс се промени, кое би било по-лесно. Да се промени 1.95583 във всички клетки из целия файл или да се промени стойността на валутния курс в клетка В7?

  1. Изчислявайте едно нещо веднъж и след това препращайте към това изчисление

Не изчислявайте някаква стойност на различни места из файла. Направете изчислението, където е най-удачно и след това използвайте това число като реферирате към него. Това значително намалява риска от грешки, а и така файлът се проверява по-лесно.

Изключение от това правило е когато искате да направите проверка/засечка на дадена формула.

  1. Избягвайте използването на по-сложни функционалности, там където по-обикновени биха могли да постигнат същия резултат

Колкото по-просто е направено едно нещо, толкова по-лесно се поддържа и поправя. Например, ако може с формула, не използвайте макроси.

Управление на риска

  1. Система за архивиране, контрол и проверка на версиите (на файловете)

Най-простото, което съветвам всички – CTRL+S на всеки пет минути. А в зависимост от важността и сложността на файла могат да бъдат въведени правила колко често да се създава back-up копие, дали и кой да проверява файла, как да се наименоват различните версии и т.н.

  1. Тествайте, тествайте, тествайте

Преди да започнете да използвате един файл трябва да направите обстойно проверка с фиктивни числа, за да потвърдите, че всички формули работят коректно. Използвайте нелогични стойности като много големи или малки числа, текст, където трябва да има число, отрицателни и дробни числа.

  1. Използвайте проверки, контроли и сигнали

18-ят принцип подсигурява, че сме създали файл, който работи коректно ПРЕДИ да започнем да го използваме. Но във него трябва да има заложени контроли, които да потвърждават коректността на изчисленията. Например финансовият резултат не може да е положително число, ако приходите са по-малко от разходите.

  1. Защитете части от файла, които не се предполага да бъдат променяни от потребителите

Счита се за добра практика клетките с  формули да бъдат защитени. Това ще предотврати волно или неволно изтриване на някоя формула.

 

Публикувано в Хитрини с етикети , . Постоянна връзка.