Необикновените Ексел Таблици

Майкрософт въведоха Ексел таблиците (Excel tables, Data Tables) преди повече от 10 години – с версията 2007. Но те все още са изключително малко познати на повечето потребители. Ако и вие не знаете какво е Ексел таблица и как се използва, тогава тази статия е за вас.

Най-напред какво представляват Ексел таблиците?

Да речем, че искаме да анализираме данните за музеите в България. Данните са публикувани на сайта на НСИ.

Лявата картинка е обикновена таблица в Ексел – просто дани по редове и колони със заглавен ред и borders за разкош. Дясната е Ексел Таблица.

Превръщането на обикновена таблица в Необикновена е изключително лесно, просто трябва:

  • Да изберете която и да е клетка от областта с данни
  • Да натиснете CTRL + T или да отидете на Insert > Table

Това е

Сега какво е необикновеното на Ексел таблиците?

1. Всяка Ексел таблица си има име

Ексел автоматично присвоява имена Table1, Table2, Table3 и т.н. Но тези имена могат (и трябва) да се променят на нещо по-говорящо. Например Musei. Това става като кликнем някъде в таблицата, след това кликнем на таб Table Tools и напишем съответното име в полето Table Name

Името на таблицата можем да използваме, за да отидем бързо в нея. Натискаме F5 и в появилото се меню щракаме два пъти на името на таблицата.

Имената на таблиците могат да се използват като област за пивот таблица просто отиваме на Insert > Pivot Table и в полето Table/Range записваме името на нашата таблица – Musei. Натискаме ОК и вече имаме пивот таблица, която съдържа нашите данни.

2. Няма нужа от Freeze Panes

Когато слезем надолу по таблицата повече редове отколкото се събират на екрана, тогава Ексел автоматично заменя буквите А, B, C, D и т.н. с наименованията на колоните в таблицата.

3. Няма нужда от Filter

Ексел автоматично добавя филтър към всяка Ексел Таблица и можете да си филтрирате по същия начин както и с Auto Filter.

Това ви позволява да имате Филтър и Freeze Panes за всяка една таблица в даден шийт. Защото с обикновените таблици можете да сложите филтър само на една, както се вижда на долната картинка.

Но на тази – и двете таблици имат филтър.

Но това е само началото, по-интересно е следващото свойство на Ексел таблиците

4. Те увеличават автоматично колоните и редовете си с добавяне на нови данни

Например в досега показваната таблица данните са за 2016. Искам да направя някакъв анализ как са се променяли числата през годините. Затова ще добавя една нова колона – „Година”. Просто написвам „Година” вдясно от „Експонати”.

И когато натисна Enter колоната „Година” вече е част от таблицата

Остава само да напиша 2016 в новата колона.

След това копирам данните за 2011

И ги пействам непосредствено под таблицата. Хоп – те автоматично се добавят към нея и затова приемат нейния формат

Добавям 2011 в колоната година за новите данни. И сега най-хубавото – отивам на пивот таблицата от т.1 и давам Refresh.

Новото поле „Година” автоматично се добавя към пивот таблицата

Това е така, защото източникът на данни за пивот таблицата е Ексел таблица Musei. И всяка добавена колона или ред автоматично попада в пивот таблицата.

Това е едно от най-големите предимства на Ексел таблиците.

5. Structured References

На български го превеждат като Структурирани Препратки или Структурирани Адреси. А на чист български това означава, че във формулите Ексел използва имената на таблицата и колоните, вместо адреси на клетки.

Например, ако искаме да получим обща бройка на музеите, формулата изглежда така:

=SUM(Musei[[Музеи ]]), а не =SUM(C3:C30)

Тази формула събира всички клетки в колоната [Музеи], а не в областта клетки C3:C30. Това ни позволява да имаме динамични формули, които разширяват или смаляват областта си автоматично с добавяне или премахване на данни.

Структурираните препратки са много полезни и когато трябва да създадем формулна колона в самата таблица.

Например: Искаме да изчислим среден брой посещения на музей по области. За целта трябва да разделим Посещенията на броя на музеите. В обикновената таблицата формулата проста: =D3/C3

Но в Ексел таблицата можем да постъпим така:

  • Пишем знака = и веднага след него слагаме квадратна скоба ([)
  • Появява се списък с полетата в таблицата

  • Избираме първо „Посещения”. Може с двоен ляв клик на мишката, а може и със стрелките да отидем до него и след това – Tab
  • Затваряме квадратните скоби и поставяме знака за делене (/)

  • Продължаваме по същия начин – с квадратна скоба извикваме списъка с колоните, избираме „Музеи”, затваряме скобата
  • Финалната формула изглежда така:

  • За да приключим, трябва да ударим Enter и следва нова (приятна) изненада – Ексел автоматично разнася формулата до края на колоната, с което ни спестява едно копиране и пействане.

Още по-приятното е, че формулите автоматично се копират, когато добавим нови данни по редовете.

6. Предефинирани формати

Ако не ви харесва таблицата ви да е на сини и по-тъмно сини райета, можете лесно да смените нейния дизайн от Table Tools > Table Styles.

Там има богат набор от предварително създадени формати. Можете да изберете това

Или това

Ако не ви е неудобно може и така:

А можете да си създадете и собствен формат от New Table Style

Ексел таблиците имат много други интересни свойства и приложения, но за момента ще спра до тук, за да не се загубим в превода.

Нека само да обобщя, че те са изключително полезни защото:

  • Представляват динамично изменяща се област
  • Позволяват лесно писане на формули, чрез Структурирани Адреси
  • Форматират се бързо и лесно
  • Имат свои собствени Филтър и Freeze Panes, които улесняват работата с данните

 

Публикувано в PowerExcel с етикети , , , . Постоянна връзка.