Бързо и лесно: падащ списък в Ексел

Много често при работа в Ексел се налага в определени клетки да се въвеждат еднотипни данни.  В такъв случай е много удобно да имаме падащ списък (падащо меню, drop down list), от който да ги избираме, за да спестим време за писане. На снимката по-долу имаме кратък списък от плодове, но може да бъде наименование или код на материали, географски региони, мерни единици,  имена на клиенти и т.н.

Използването на падащ списък подсигурява, че съответните стойности ще бъдат изписани винаги по един и същи начин. А това прави по-лесно последващото обработване и анализ на данните.

Има няколко начина да се направи падащ списък в Ексел, но най-простият е като се използва Data Validation. За целта избираме клетката, в която искаме да има падащо меню и отиваме на Data > Data Tools > Data Validation

В появилото се меню избираме:

Allow: List

Source: маркираме списъка с плодовете (D2:D6)

Натискаме ОК и готово – когато отидем на синята клетка ще забележим, че отдясно се е появила една стрелкичка, която подсказва, че имаме падащо меню.

С помощта на менюто бързо и лесно можем да въведем който и да е плод от списъка. Трябва само да кликнем върху стрелкичката (клавишната комбинация е ALT+ стрелка надолу), за да се появи списъкът и след това да изберем каквото ни душа иска.

Ако опитаме да въведем стойност извън списъка – получаваме съобщение за грешка.

Как обаче да добавим стойности към списъка?. Както виждате на долната картинка простото добавяне отдолу не върши работа.

За да се получи първо трябва да вмъкнем ред някъде над последната стойност от списъка.

 

И след това да напишем там новата дума.

 

Добрата практика изисква списъкът с думите да не е на същия шийт заедно с клетките, в които се въвеждат стойностите. Основно с цел да не изтрием или променим нещо в него, ако се наложи да вмъкваме или изтриваме редове във въпросния шийт.

Но ако работим с версия на Ексел 2007 и по-ранна, това не може да стане по описания по-горе начин. Необходимо е да променим малко подхода като използваме т.нар. Name Ranges (наименовани области). Това е един много гъвкав метод, който аз лично използвам и до сега, независимо, че Ексел 2013 и 2016 предоставят и други възможности.

Най-напред трябва да си създадем наименованата област. Извикваме менюто Name Manager с клавишната комбинация CTRL+F3. След това натискаме New за създаване на нова област.

Излиза ново меню, в което задаваме име на областта (в Name). В случая съм използвал английската дума за „плодове” – Fruits (технически няма проблем да използваме и кирилица за името, но аз от опит съм научил, че това не е добра идея). В Refers to избираме кои клетки да обхваща областта.

Обърнете внимание, че съм „оградил” списъка с две жълти клетки. В горната съм сложил някакво заглавие на списъка, в случая „Плодове”. Това е направено единствено с цел прегледност и подреденост – да се знае този списък какви стойности съдържа. В случая може би няма нужда, но не винаги е така.

Долната жълта клетка ми служи за допълване на списъка. Когато има нужда – вмъквам редове над нея. Отново това е направено с цел прегледност. По тази причина долната жълта клетка влиза в областта, за разлика от горната.

След това нещата са същите като по-горе:

  • отиваме в клетката, където искаме да има падащо меню.
  • Отиваме на Data > Data Tools > Data Validation
  • В Allow избираме List
  • Но в Source трябва да въведем “=Fruits”.

Tip: Вместо да си играем да го пишем на ръка можем да напишем ‘=’ и след това да натиснем F3. Това извежда ново меню, от което можем да изберем съответното име.

  • Натискаме ОК и сме готови

Падащото меню работи отлично, но има един дребен проблем. Понеже в списъка има празна клетка, това „чупи” Data Validation и Ексел ми позволява да напиша каквото си поискам в синята клетка.

От една страна това не е чак толкова лошо. Така имаме възможност да използваме падащото меню за тези стойности, които въвеждаме по-често. В същото време можем свободно да запишем нещо друго, ако се налага.

Но, ако искаме да ограничим възможните стойности за въвеждане само до тези от списъка, решението е лесно. Трябва просто да отидем в менюто Data Validation и да махнем отметката пред Ignore Blanks.

Сега вече Ексел ни обръща внимание, че сме въвели непозволена стойност и ни подканва да изберем от падащото меню.

А как се добавя такъв надпис за грешка на български език?

Публикувано в Хитрини с етикети , , . Постоянна връзка.